Kulturbehörde

Anbietung und Ablieferung von Registraturgut an das Staatsarchiv Hamburg

Das Staatsarchiv Hamburg ist der alleinige Ansprechpartner der Behörden und Einrichtungen der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH), wenn es um Fragen der Aktenabgabe und -vernichtung geht. Entsprechend der Bedeutung amtlicher Unterlagen schreibt das Hamburgische Archivgesetz (HmbArchG) daher eindeutig fest, dass

die Verfassungsorgane, Gerichte, Behörden und sonstigen Stellen der Freien und Hansestadt Hamburg und der ihrer Aufsicht unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts verpflichtet sind, alle Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, fortlaufend auszusondern, dem Staatsarchiv anzubieten und ihm nach Feststellung der Archivwürdigkeit abzuliefern haben (§ 3 Abs. 1 i.V. m. § 1 Abs. 1 HmbArchG).

Werden also in den genannten Stellen Unterlagen nicht mehr für den Geschäftsbetrieb benötigt und sind ihre Aufbewahrungsfristen abgelaufen, ist das Staatsarchiv am Aussonderungsprozess zu beteiligen. Das Staatsarchiv trifft die Entscheidung, ob die Unterlagen archivwürdig sind oder vernichtet werden. Jede eigenmächtige Vernichtung von Unterlagen ohne vorherige Genehmigung des Staatsarchivs oder Abgabe an Dritte ist gesetzwidrig. Im äußersten Falle kann der Straftatbestand des Verwahrungsbruchs (§ 133 Strafgesetzbuch) berührt sein.

Das Verfahren zur Aktenaussonderung ist einfach. In vier Schritten

Anbietung durch die anbietende Stelle
Bewertung durch das Staatsarchiv
Ablieferung durch die anbietende Stelle
Vernichtung nicht archivwürdiger Unterlagen durch die anbietende Stelle

gewinnen anbietende Stellen wieder Platz in Registraturräumen. Zugleich wirken sie mit, wertvolles Kulturgut für Hamburg zu sichern, ohne dabei die Verantwortung für Auswahl und Erhalt der nicht immer sogleich erkennbaren Schätze tragen zu müssen.

Rechtgrundlagen stellen das Hamburgische Archivgesetz und die Archivablieferungsordnung dar.

Das Anbietungs- und Ablieferungsverfahren erfolgt mit Hilfe folgender Listen:

1. Anbietungslisten

In ihr sind zunächst alle Unterlagen elektronisch aufzuführen, die für den laufenden Geschäftsbetrieb nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, also dem Staatsarchiv zur Bewertung angeboten werden. Die Listen sind dem Staatsarchiv auf elektronischem Wege zuzusenden.

Anbietungsliste für Akten (außer Personalakten) (Excel, 48 KB)
Anbietungsliste für Personalakten (Excel, 56 KB)
Anbietungsliste für Karten, Pläne, Fotos (Excel, 66 KB)

2. Ablieferungslisten

In ihr sind nach der Bewertung durch das Staatsarchiv nur jene Unterlagen elektronisch aufzuführen, die der anbietenden Stelle vom Staatsarchiv als archivwürdig benannt wurden und dem Staatsarchiv zu übergeben sind. Die Listen sind dem Staatsarchiv auf elektronischem Wege zuzusenden.

Ablieferungsliste für Akten (außer Personalakten) (Excel, 49 KB)
Ablieferungsliste für Personalakten (Excel, 56 KB)
Ablieferungsliste für Karten, Pläne, Fotos (Excel, 64 KB)

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Ansprechpartner im Staatsarchiv. Sie erreichen ihn über die Zentrale (tel.: 42831 - 3200, mail: poststelle@staatsarchiv.hamburg.de).