Business Knigge Im Vorübergehen freundlich grüßen

Gute Manieren machen nicht nur das gemeinschaftliche Miteinander im Büro angenehmer. Als Soft Skills sind angemessene Umgangsformen essentiell für Ihre Karriere. Denn einem Mitarbeiter mit gutem Benehmen traut man auch fachlich viel zu. 

Business Knigge

Das gehört nicht zu stilsicherem Auftreten:

  • Alkoholkonsum während der Arbeitszeit
  • Rauchen in Nichtraucherzonen
  • illoyales Verhalten dem Vorgesetzten oder der Firma gegenüber 
  • sexistische oder rassistische Äußerungen oder Verhaltensweisen
  • diskriminierende Verhaltensweisen gegenüber Menschen mit Handicap
  • sexualisierte oder andere übergriffige Verhaltensweisen 
  • Beteiligung an Mobbing

Business Etikette für jedermann

Als Freiherr Adolf Knigge im 18. Jahrhundert sein Werk „Über den Umgang mit Menschen“ (1788) schrieb, konnte er schwerlich wissen, dass man mit seinem Namen noch im 21. Jahrhundert vorbildhaftes Benehmen und formvollendete Umgangsformen verbinden würde.

Wenn es um die Macht der guten Manieren geht, gelten heute die gleichen Regeln wie zu Zeiten des um Chancengleichheit bemühten aufklärerischen Freigeists: nur wer die ungeschriebenen Umgangsformen eines sozialen Kontexts kennt und dieses Wissen authentisch einzusetzen weiß, wird seine Interessen erfolgreich vertreten können. Diese Regel galt im 18. Jahrhundert für das aufstrebende Bürgertum und ist auch für das moderne Business des 21. Jahrhundert mit seinen ganz eigenen Hierarchien und seinem Büroalltag weiterhin gültig.

Höflichkeit, Respekt, Taktgefühl und Rücksichtnahme tragen maßgeblich zu einem guten Betriebsklima bei. Als Soft Skills sind professionelle Umgangsformen aber auch ein Asset für Ihre Karriere. Einem Mitarbeiter mit gutem Manieren wird fachlich mehr zugetraut als einem Mitarbeiter mit ungehobelten Manieren. Auch wird der Arbeitgeber eher dem Mitarbeiter mit geschliffenen Umgangsformen repräsentative Aufgaben für das Unternehmen übertragen als dem ungehobelten Kollegen. Die negativen Rückschlüsse auf Unternehmenskultur und Unternehmen, die das rüpelhafte Auftreten eines Mitarbeiters einlädt, wird ein Unternehmen zu vermeiden wissen!

Gute Manieren und angemessene Umgangsformen sind nicht in Stein gemeißelt und können in unterschiedlichen Berufen und Branchen, aber auch regional stark variieren. Wenn Sie schon länger im Arbeitsleben stehen, sind Ihnen die meisten Grundformen des höflichen Umgangs miteinander vertraut. Berufsanfänger bekommen eine Orientierungshilfe für den Arbeitsalltag an die Hand. So vermeiden Sie einen unnötigen Fauxpas und wissen "merkwürdig" erscheinende Verhaltensweisen Ihrer Vorgesetzten und Kollegen richtig einzuordnen.

TIPP: Halten Sie sich in den ersten Tagen in einem neuen Job „im Hintergrund“ und beobachten Sie aufgeschlossen Ihre Kollegen und Ihr Arbeitsumfeld. So lernen Sie am besten Dresscodes, Umgangsformen, Rituale und Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen kennen.

1. Im Büro 

  • Seien Sie zu jedem Anlass pünktlich. Unpünktlichkeit ist ein Zeichen von Respektlosigkeit und kann Ihnen zudem als Orientierungslosigkeit ausgelegt werden. Vermeiden Sie allerdings auch Überpünktlichkeit. Diese könnte Ihr Gegenüber in Bedrängnis bringen. Das möchten Sie auf jeden Fall vermeiden.
  • Achten Sie auf ein gepflegtes Auftreten. Dazu gehören angemessene, saubere, frisch gebügelte und unbeschädigte Kleidung und geputzte Schuhe. Auch die Körperhygiene sollte im Arbeitsalltag zu allen Jahreszeiten entsprechend ausfallen.
  • Halten Sie zu jedem Zeitpunkt an Ihrem Arbeitsplatz Ordnung. Von einem unaufgeräumten Arbeitsplatz könnten negative Rückschlüsse auf Ihre Arbeitsweise gezogen werden.
  • Treten Sie im Umgang mit Vorgesetzten und Kollegen mit Höflichkeit, Respekt, Taktgefühl und Rücksichtnahme auf. Benutzen Sie die Zauberworte „bitte“ und „danke“. Entschuldigen Sie sich zeitnah für einen Fauxpas oder ein Missgeschick. Sollten Sie Opfer eines Missgeschicks werden, machen Sie kein Aufheben darum. 
  • Klopfen Sie immer an, bevor Sie ein fremdes Büro betreten und treten Sie dann ein. 
  • Duzen Sie Ihre Kollegen und Vorgesetzte erst dann, wenn Ihnen das Du von diesen angeboten wird. (Dienst)Ältere Kollegen und Vorgesetzte sollten Sie auf keinen Fall in Eigeninitiative duzen. Halten Sie sich auch an diese Regel, wenn Sie in einem Unternehmen mit flachen Hierarchien arbeiten.
  • Lassen Sie sich nicht durch ein angebotenes "Du" zu kumpelhaftem Verhalten gegenüber Ihrem Vorgesetzten verleiten. Das „Du“ setzt nicht zwangsläufig die berufliche Rangordnung außer Kraft oder begründet ein freundschaftliches Verhältnis. 
  • Wechseln Sie im Meeting mit einem Kunden oder Gast vom "Du" zurück zum "Sie", damit sich Ihr Kunde oder Gast nicht unangenehm berührt oder ausgeschlossen fühlt. 
  • Zeigen Sie sich vor Kollegen loyal Ihrem Vorgesetzten gegenüber.
  • Bleiben Sie bei Klatsch und Tratsch unbeteiligt.
  • Beteiligen Sie sich nicht an Mobbing.

2. Begrüßungsrituale

  • In einer Begrüßungssituation grüßt der Rangniedere zuerst den Ranghöheren und wartet dann darauf, dass der Ranghöhere die Hand zum Handschlag ausstreckt.
  • In einer Situation von Gleichrangigen wird immer zuerst die ältere Person begrüßt. Handelt es sich bei den Personen um ungefähr gleichaltrige Personen, wird immer zuerst die Frau begrüßt. 
  • In einer Gruppe von mehreren Personen mit Gästen werden die Gäste immer zuerst begrüßt. Handelt es sich bei den Gästen um gleichrangige Personen, wird die ältere Person bzw. die Frau zuerst begrüßt. 
  • Im Vorübergehen grüßt derjenige zuerst, der die andere Person als erster sieht.
  • Wenn Sie einen Raum betreten, ist es an Ihnen, zuerst zu grüßen.
  • Stehen Sie zu einer Begrüßung immer auf.

TIPP: Sollten die Rangfolge Fragen aufwerfen, umgehen Sie diese Klippe mit einem freundlichen und offenen „Ich fange mal hier an.“ Niemand wird Ihnen diese Eigeninitiative übel nehmen; ganz im Gegenteil, Ihr Verhalten zeugt von einer gewissen Souveränität.

3. Richtig vorstellen 

  • Stellen Sie sich Ihrem Gegenüber mit vollem Namen und Funktion vor. 
  • In einer Gruppe von mehreren Personen stellt der Rangniedere dem Ranghöheren unbekannte Personen mit Namen und Funktion vor.
  • Verwenden Sie bei der Vorstellung einer Person mit mehreren akademischen Titeln immer den höchsten Titel in der Anrede
  • Stoßen Sie zu einer Gruppe Ihnen unbekannter Personen, stellen Sie sich mit Namen und Funktion vor.
  • Visitenkarten Ihres Gegenübers sollten Sie einige Sekunden interessiert studieren und anschließend sorgsam auf den Tisch vor Ihnen oder zu Ihren Unterlagen legen. Übergeben Sie dann die eigene Visitenkarte. 
  • Informieren Sie sich, falls nötig, über die korrekte Anrede von Amts- und Würdenträgern

TIPP: Sollten Sie einmal bei der Vorstellung den Namen Ihres Gegenübers nicht verstanden haben, fragen Sie höflich nach. Sollte der Name zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal gefragt sein, wissen Sie ihn. 

4. Einen Gast empfangen

  • Holen Sie einen Gast immer persönlich am Empfang ab.
  • Bitten Sie den Gast abzulegen, bieten Sie ein Getränk an, machen Sie ein wenig Small Talk und kommen Sie erst dann zum Geschäftlichen.
  • Lassen Sie einen Gast nie allein in Ihrem Büro. Ein solches Verhalten ist unhöflich und mit den Sicherheitsstandards in den meisten Unternehmen nicht vereinbar. 
  • Begleiten Sie Ihren Gast nach dem Meeting bis zur letzten Ausgangstür und verabschieden Sie ihn mit den besten Wünschen für die Heimfahrt.

5. Im Gespräch

  • Wenn Sie Small Talk betreiben, sprechen Sie ausschließlich unverfängliche Themen wie Wetter, Sport, Hobbys, Kultur o. ä.  an. Sie möchten im Small Talk Sympathien ausloten. Ein Dissens bei Themen wie z. B. Politik oder Religion steht diesem Anliegen entgegen. 
  • Lassen Sie Ihr Gegenüber immer ausreden. Sollten Sie einmal „im Eifer des Gefechts“ Ihrem Gegenüber ins Wort fallen, entschuldigen Sie sich höflich. 
  • Formulieren Sie Kritik immer sachlich und konstruktiv. Führen Sie diese Gespräche immer unter vier Augen. Vermeiden Sie es unbedingt, einen Kollegen oder einen Mitarbeiter vor anderen bloßzustellen. 
  • Wahren Sie eine angemessene räumliche „Distanzzone“ zu Ihrem Gesprächspartner. Näher als 60 Zentimeter sollten Sie Ihrem Gegenüber nicht kommen. Sie möchten Ihr Gegenüber nicht bedrängen oder respektlos erscheinen.
  • Wählen Sie humoristische Einlagen oder Ironie mit Bedacht. Witze haben oft einen diskriminierenden Kern und Ironie wird nicht von allen Menschen verstanden. Erzählen Sie lieber eine Anekdote, die eine kleine Schwäche von Ihnen erkennen lässt. Das läst Sie in einem souveränen Licht erscheinen. 
  • Machen Sie Komplimente nur auf der fachlichen Ebene. Komplimente über Aussehen etc. haben in einem professionellen Umfeld nichts zu suchen. 
  • Sollten Sie einmal in eine offene Konfrontation mit einem Kollegen geraten oder von einem Kollegen provoziert werden, verlassen Sie die Situation oder fordern Sie den Kollegen höflich und bestimmt auf, den Raum zu verlassen.

6. Am Telefon

  • Wählen Sie einen angemessenen Klingelton, durch den sich andere nicht gestört oder belästigt fühlen. 
  • Schalten Sie Ihr Privathandy im Büro aus oder auf lautlos. Nehmen Sie eingehende private Anrufe nur im Notfall entgegen und verlassen Sie den Raum, um andere Personen nicht mit Ihren Privatgesprächen zu belästigen.
  • Schalten Sie Ihr Handy für die Arbeit bei Gesprächen oder Meetings aus oder auf lautlos. Platzieren Sie Ihr Handy auf keinen Fall zu Beginn des Gesprächs prominent auf dem Tisch vor Ihnen. Ein solches Verhalten ist respektlos und lässt Zweifel an Ihrer Wertschätzung für den Anlass des Treffens und für Ihre Gesprächspartner aufkommen. Nehmen Sie ein Gespräch nur im Notfall an. Entschuldigen Sie sich in diesem Fall für die Unterbrechung und verlassen Sie für das Telefongespräch den Raum. 
  • Wenn möglich, informieren Sie Ihre Gesprächspartner zu Beginn des Gesprächs über die Möglichkeit eines Telefonanrufes. 

7. Auf der Betriebsfeier

  • Eine Betriebsfeier ist eine geschäftliche Veranstaltung. Verhalten Sie sich angemessen und unterlassen Sie alle Verhaltensweisen, die Sie auch im Büro unterlassen würden. 
  • Die berufliche Rangfolge ist auch auf der Betriebsfeier nicht außer Kraft gesetzt. Verhalten Sie sich gegenüber Vorgesetzten wie im Büro. Lassen Sie sich nicht zu Vertraulichkeiten hinreißen. 
  • Nutzen Sie die Betriebsfeier, um Ihren Vorgesetzten zu zeigen, dass Sie sich auch in diesem Kontext souverän zu verhalten wissen. 
  • Vermeiden Sie übermäßigem Alkoholkonsum.
  • Essen Sie vor der Veranstaltung eine Kleinigkeit, damit Sie am Buffet nicht ausgehungert erscheinen und sich den Teller übermäßig beladen. 

8. Interkulturelle Umgangsformen 

  • Informieren Sie sich vor einem Geschäftsaufenthalt im Ausland über Business Etikette und andere landesspezifische Umgangsformen. Ein gravierender, weil leicht zu vermeidender Fauxpas wird Ihnen als mangelnde Vorbereitung ausgelegt und fällt negativ auf das Unternehmen zurück. 
  • Sollten Sie Gäste aus dem Ausland empfangen, machen Sie ihnen den Aufenthalt so angenehm wie möglich. Kommen Sie Ihnen bei der Etikette entgegen, so wie auch Ihnen im Ausland entgegen gekommen wird. Erwarten Sie nicht, dass Ihre Gäste die deutsche Business Etikette perfekt beherrschen. 
  • Vermeiden Sie es, andere Kulturen negativ zu bewerten oder die eigene Kultur in den Vordergrund zu stellen. Zeigen Sie sich neuen Erfahrungen und Verhaltensweisen gegenüber aufgeschlossen und interessiert. 

TIPP: Fühlen Sie sich höflichen Umgangsformen auch dann verpflichtet, wenn Sie sie brechen. Tun Sie dies bewusst und gut begründet. Alles andere ist ein Fauxpas. Ihr Verhalten wird Ihnen zwar bei einer entsprechenden Entschuldigung nachgesehen werden, aber muss ein solches Missgeschick wirklich sein?

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!


Im Vorübergehen freundlich grüßen
Gute Manieren machen nicht nur das gemeinschaftliche Miteinander im Büro angenehmer. Als Soft Skills sind angemessene Umgangsformen essentiell für Ihre Karriere. Denn einem Mitarbeiter mit gutem Benehmen traut man auch fachlich viel zu. 
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