Viele Einrichtungen der Hamburger Verwaltung nutzen bereits seit Jahren elektronische Informations- und Kommunikationstechniken zur Optimierung ihrer Arbeitsabläufe. Dabei entstehen neben elektronischen Akten und Vorgängen unter anderem auch Dateisammlungen, digitales Bildmaterial sowie zahlreiche Fachverfahren. Unter dem Stichwort „E-Government“ sollen sie als interaktiver Baustein der Verwaltungsmodernisierung dabei helfen, Ressourcen einzusparen, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten, Bürokratie abzubauen und die Transparenz gegenüber dem Bürger zu stärken.
Während papierbasierte Aufzeichnungen im Falle ihrer Archivwürdigkeit an das Staatsarchiv übergeben und dort im Magazingebäude dauerhaft verwahrt werden, konnten die archivwürdigen digitalen Aufzeichnungen bisher nicht – wie vom Hamburgischen Archivgesetz vorgeschrieben – vom Staatsarchiv übernommen werden. Es fehlte ein Digitales Magazin, in dem digitales Archivgut dauerhaft erhalten und wieder zur Nutzung bereitgestellt werden konnte. Da digitale Aufzeichnungen weitaus flüchtiger sind als analoge und einer rasanten technischen Entwicklung unterliegen, bestand dringender Handlungsbedarf. Durch die begrenzte Haltbarkeit der Trägermedien und den schnellen Medien- und Systemwandel können sie schon in relativ kurzer Zeit nicht mehr lesbar sein. Wertvolle Informationen drohen unwiederbringlich verloren zu gehen.
Das Staatsarchiv Hamburg hat daher gemeinsam mit den Landesarchiven Schleswig-Holstein, Bremen, Mecklenburg-Vorpommern und Sachsen-Anhalt ein mandantenfähiges Digitales Magazin aufgebaut, das bei einem gemeinsamen IT-Dienstleister betrieben wird. Das länderübergreifende Kooperationsprojekt läuft unter dem Namen „Digitale Archivierung Nord“ (DAN).