Alle Hamburger Behörden und sonstige Einrichtungen sind verpflichtet, Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer laufenden Aufgaben nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, dem Staatsarchiv anzubieten. Rechtsgrundlage stellt das Hamburgische Archivgesetz (HmBArchG) und die Archivablieferungsordnung dar. Soweit keine anderen Rechtsvorschriften bestehen, sollte die Anbietung spätestens 30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen erfolgen. Die Anbietungspflicht umfasst sämtliche bei den Stellen der Freien und Hansestadt Hamburg entstehenden analogen und digitalen Unterlagen, von der Papierakte über Karten und Pläne bis hin zum elektronischen Fachverfahren.
In nur vier Schritten gewinnen Sie wieder Platz in Ihren Registraturräumen und tragen dazu bei, wertvolles Kulturgut für Hamburg zu sichern:
1. Anbietung
Sämtliche Unterlagen mit abgelaufenen Aufbewahrungsfristen werden in eine Anbietungsliste aufgenommen, die dem Staatsarchiv elektronisch übermittelt wird.
Anbietungslisten
- für Akten (außer Personalakten)
- für Personalakten
- für personenbezogene Einzelfallakten
- für Karten, Pläne, Fotos
- für Prüfungsakten
2. Bewertung
Die Anbietungsliste stellt die Grundlage für die Auswahl der archivwürdigen Unterlagen dar. Die Bewertung erfolgt zunächst anhand der Angaben in der Anbietungsliste. Gegebenenfalls ist auch eine Sichtung der angebotenen Unterlagen in der Registratur notwendig.
3. Ablieferung
Die in der Anbietungsliste vom Staatsarchiv als archivwürdig gekennzeichneten Unterlagen werden von der abgebenden Stelle in eine Ablieferungsliste aufgenommen. Diese ist dem Staatsarchiv in elektronischer Form zu übersenden. Nach Vereinbarung eines Ablieferungstermins sind die archivwürdigen Unterlagen von der abgebenden Stelle zu verpacken und an das Staatsarchiv abzuliefern.
Ablieferungslisten
- für Akten (außer Personalakten)
- für Personalakten
- für personenbezogene Einzelfallakten
- für Karten, Pläne, Fotos
- für Prüfungsakten
4. Vernichtung
Entsprechend den jeweils gültigen Aufbewahrungsbestimmungen und den datenschutzrechtlichen Löschungsvorschriften sind die nicht archivwürdigen Unterlagen zu vernichten.
Jede eigenmächtige Vernichtung von Unterlagen ohne vorherige Genehmigung des Staatsarchivs oder Abgabe an Dritte ist gesetzwidrig. Im äußersten Falle kann der Straftatbestand des Verwahrungsbruchs (§ 133 Strafgesetzbuch) berührt sein.
Ausnahmen von der Anbietungspflicht sind gem. § 3 Abs. 4 Nr. 1 und Nr. 2 HmbArchG möglich. Hiernach kann in einer Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv und einer anbietungspflichtigen Stelle bis auf Widerruf auf die Anbietung von offensichtlich nicht archivwürdigen Unterlagen verzichtet oder der Umfang der anzubietenden Unterlagen im Einzelnen festgelegt werden. Weitere Informationen hierzu – auch über bereits bestehende Vereinbarungen – erhalten Sie bei dem für Ihren Bereich zuständigen Referenten.