Muss ich immer eine Anbietungsliste erstellen?
Ja. In der Regel erstellen Sie eine Anbietungsliste über die Akten, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und die Sie somit dem Staatsarchiv anbieten müssen. Anhand dieser Liste entscheidet der Archivar in der Regel, welche der Akten dann – mit einer Ablieferungsliste- an das Staatsarchiv abgegeben werden sollen.
Was ist eine Anbietungsliste bzw. eine Ablieferungsliste?
Im Zuge des Anbietungs- und Ablieferungsverfahrens wird von der Behörde, die dem Staatsarchiv Akten anbietet, eine Anbietungsliste erstellt. In der Anbietungsliste sind alle Akten mit den wesentlichen Angaben einzutragen. Dazu zählen in der Regel Aktenzeichen, Aktentitel und das Jahr in dem die Akten angelegt und geschlossen wurden (Laufzeit). Danach trägt die zuständige Archivarin bzw. der zuständige Archivar in der Anbietungsliste die Bewertungsentscheidung ein und sendet sie an die Behörde zurück. In der Behörde werden nur die archivwürdigen Akten in einer zweiten Liste (Ablieferungsliste) zusammengefasst. Die Ablieferungsliste enthält alle Akten, die dem Staatsarchiv übergeben werden.
Wie lang sind Aufbewahrungsfristen zu bemessen?
Aufbewahrungsfristen sind zum Teil in Gesetzen, Rechtsverordnungen oder Verwaltungsvorschriften geregelt. Ist dies nicht der Fall erfolgt die Festsetzung der Fristen in Verantwortung der zuständigen Behörde. 30 Jahre sollten dabei nicht überschritten werden (vgl. § 3 Abs.1 Satz 2 HmbArchG). Weitere Hinweise finden Sie in der Records Management – Informationsbroschüre.
Müssen alle Unterlagen angeboten werden?
Die Behörden und sonstigen Stellen der Freien und Hansestadt Hamburg sind verpflichtet, sämtliche Unterlagen dem Staatsarchiv anzubieten, die zur Erfüllung ihrer laufenden Aufgaben nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Bei der Anbietung sind auch Unterlagen zu beachten, die besonderen datenschutzrechtlichen Vorschriften unterliegen (vgl. § 3 Abs. 2 HmbArchG). Die Entscheidung über die Archivwürdigkeit trifft das Staatsarchiv.
Jede eigenmächtige Vernichtung von Unterlagen ohne vorherige Genehmigung des Staatsarchivs oder Abgabe an Dritte ist gesetzwidrig. Im äußersten Falle kann der Straftatbestand des Verwahrungsbruchs (§ 133 Strafgesetzbuch) berührt sein.
Welche Stellen sind verpflichtet dem Staatsarchiv anzubieten?
Verfassungsorgane, Gerichte, Behörden und sonstige Stellen der Freien und Hansestadt Hamburg sowie der ihrer Aufsicht unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts sind verpflichtet dem Staatsarchiv anzubieten (vgl. § 3 Abs. 1 HmbArchG).
Dürfen Unterlagen, deren Archivwürdigkeit durch das Staatsarchiv verneint wurde, anderen angeboten werden?
Nein. Das Staatsarchiv entscheidet über die Archivwürdigkeit von Unterlagen, wird diese verneint, sind die Unterlagen zu vernichten oder zu löschen. Eine Weitergabe an Dritte ist nicht zulässig.
Unterliegen auch digitale Aufzeichnungen der Anbietungspflicht?
Ja, anbietungspflichtig sind neben analogen Unterlagen auch sämtliche digitale Aufzeichnungen, wie Dateien, Fachverfahren, Geo-Daten und sonstige maschinenlesbare Datenträger.
Können Unterlagen von der regulären Anbietung ausgenommen werden?
Ausnahmen von der Anbietungspflicht sind gem. § 3 Abs. 4 Nr. 1 und Nr. 2 HmbArchG möglich. Hiernach kann in einer Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv und einer anbietungspflichtigen Stelle bis auf Widerruf auf die Anbietung von offensichtlich nicht archivwürdigen Unterlagen verzichtet oder der Umfang der anzubietenden Unterlagen im Einzelnen festgelegt werden. Weitere Informationen hierzu – auch über bereits bestehende Vereinbarungen – erhalten Sie bei dem für Ihren Bereich zuständigen Referenten.
Wer organisiert den Transport der archivwürdigen Unterlagen an das Staatsarchiv?
Den Transport der abzugebenden Unterlagen zum Staatsarchiv organisiert und leistet die abgebende Stelle (§ 3 Abs. 1 HmbArchG). Hierzu ist mit der Beständeverwaltung (E-Mail: bv@staatsarchiv.hamburg.de) des Staatsarchivs ein Ablieferungstermin zu vereinbaren.
Können die Unterlagen auch nach Ablieferung an das Staatsarchiv von der abgebenden Stelle benutzt werden?
Ja, grundsätzlich besteht für die abgebenden Stellen die Möglichkeit Archivgut zu benutzen.