Hamburg schreibt als erste deutsche Stadt seine öffentlichen Aufträge via Internet aus. Dafür wird eine E-Government-Anwendung in der Finanzbehörde eingesetzt. Die Stadt baut damit zugleich ihre bundesweit führende Position auf diesem Sektor weiter aus:

• Verwaltungsmodernisierung und E-Government finden in Hamburg nicht nur in den Köpfen oder auf dem Papier statt, sondern bringen unmittelbaren Nutzen für Bürger und Betriebe sowie gleichermaßen für die öffentliche Verwaltung.
• Erwartet werden Einsparpotenziale von 3 bis 5 Prozent der jetzigen Einkaufskosten - für Hamburg bei einem Beschaffungsvolumen von rund 1 Mrd. EUR bis zu 50 Mio. EUR, für die Finanzbehörde bei einem Volumen von rund 70 Mio. EUR zunächst bis zu 3,5 Mio. EUR jährlich.
• Die elektronische Vergabe (E-Vergabe) ist ein gutes Beispiel für "Public-Private-Partnership". Die Software wurde im Rahmen einer Entwicklungspartnerschaft mit namhaften Softwareunternehmen entwickelt.

Finanzsenator Dr. Wolfgang Peiner hat im Januar 2003 über das Projekt "Elektronische Vergabe" informiert und mit den Hauptgeschäftsführern von Handelskammer und Handwerkskammer Hamburg, Prof. Dr. Hans-Jörg Schmidt-Trenz und Dr. Jürgen Hogeforster, per Knopfdruck den bundesweit ersten Echtbetrieb eines Online-Vergabesystems gestartet. Die Finanzbehörde setzt die neue Software seitdem unter www.ausschreibungen.de bei nationalen und europaweiten öffentlichen Ausschreibungen und Vergaben ein, für die sie als zentrale Beschaffungsstelle und im Rahmen ihrer Servicefunktion für andere Behörden und Ämter in Hamburg zuständig ist. Das Projekt ist ein wichtiges Element der Verwaltungsmodernisierung und der E-Government-Strategie des Senats für den Bereich G2B ("Government to Business"). Nach der erfolgreichen Einführung in der Finanzbehörde ist geplant, weitere Vergabestellen einzubeziehen. Darüber hinaus haben mehrere öffentliche Unternehmen ihr Interesse an der Software bekundet.

Finanzsenator Dr. Wolfgang Peiner: "Die bundesweit führende Position Hamburgs auf dem Sektor E-Government wird durch eine sinnvolle E-Government-Anwendung weiter ausgebaut. Nicht nur in Deutschland findet das Projekt Beachtung. Im Rahmen einer Präsentation bei der E-Government-Konferenz 'E-Procurement 2002' in Washington konnte es sich als eines von nur zwei europäischen Projekten qualifizieren. Es fand dabei großes Interesse, da die Hamburger IT-Lösung bereits damals weit gediehen war. Die E-Vergabe vereint mehr Transparenz und Verfahrenssicherheit bei der öffentlichen Auftragsvergabe, führt zu mehr Wettbewerb und eröffnet günstigere Geschäftsprozesse sowohl bei den Unternehmen als auch bei der öffentlichen Verwaltung. Ein Gewinn für alle."

Elektronische Vergabe (E-Vergabe)

Anfang 2001 gab es für die öffentliche Auftragsvergabe keine elektronischen Verfahren, die die vergaberechtlichen Anforderungen abbildeten. Aufgabe des Projektes war es daher, eine elektronische, internetbasierte, medienbruchfreie, technisch sichere und rechtskonforme IT-Lösung zu entwickeln. Sie sollte für alle öffentlichen Vergabearten nach der Verdingungsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen - (VOL/A) und der Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) sowie für die Versteigerung und den Verkauf städtischer Gerätschaften einsetzbar sein.

Kernkriterium war auch bei diesem IT-Projekt, ein vorteilhaftes Konzept für Betriebe einerseits und die öffentliche Verwaltung andererseits - im Sinne eines "WinWin-Effektes" - zu realisieren. Daher wurde ein besonderes Augenmerk auf den "Dialog mit der Stadt", insbesondere mit Kammern und Verbänden, gelegt.

Die Vergabesoftware wurde im Rahmen einer Entwicklungspartnerschaft mit den Softwareunternehmen MATERNA, Dortmund, und Healy Hudson, München, innerhalb von rund 24 Monaten entwickelt. Die Finanzbehörde hat dabei ihr vergaberechtliches Know-how eingebracht. Somit konnten die Entwicklungskosten für die Stadt Hamburg mit rund 200.000 EUR weit unterhalb vergleichbarer IT-Projekte gehalten werden. Finanzsenator Dr. Wolfgang Peiner: "Ein gutes Beispiel für praktiziertes Public-Private-Partnership."

Einsparpotenziale werden in Höhe von 3 bis 5 Prozent der jetzigen Einkaufskosten erwartet. Das Beschaffungsvolumen der Finanzbehörde beläuft sich im Jahr auf rund 70 Mio. EUR, davon entfallen rund 35 Mio. EUR auf Gebäudereinigungsdienstleistungen. Das gesamte Beschaffungswesen der öffentlichen Hand mit ihren Unternehmungen in Hamburg umfasst ein jährliches Auftragsvolumen von mehr als 1 Mrd. EUR. Bezogen auf das Beschaffungsvolumen der Finanzbehörde ergibt sich somit ein Einsparpotenzial von bis zu 3,5 Mio. EUR, bezogen auf das gesamte Beschaffungsvolumen bedeutet dies bis zu 50 Mio. EUR pro Jahr.

Wesentliche Ziele des Projektes:

• Erhöhung der Wirtschaftlichkeit bei der öffentlichen Auftragsvergabe durch breiteren Wettbewerb sowie größere Transparenz und Verfahrenssicherheit.
• Vorteile für Unternehmen, die sich an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen, wie Zeitersparnisse und der Wegfall von Wegen durch sofortige jederzeitige Verfügbarkeit und direkten Zugriff auf entscheidungsrelevante Dokumente und Informationen, eine höhere Flexibilität bei der Erfassung, Bearbeitung und Abgabe von Angeboten sowie eine verbesserte Prozessgeschwindigkeit, die einfachere und schnellere Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung oder eine Minimierung von Fehlern durch klare Angebotsstrukturen und -formulare.
• Vorteile für die öffentliche Verwaltung durch IT-unterstützten Workflow unter gleichzeitiger Einbeziehung privatwirtschaftlicher Erfahrungswerte (u.a. verbesserte Prozessgeschwindigkeit durch standardisierte und wiederholbare Vergabeverfahren, Nutzung von Archiven, elektronische Bekanntmachungen, automatisierte Auswertungen, sukzessive Ablösung des bisher papierbasierten Verfahrens und Archivs).
• In einem weiteren Schritt Einrichtung eines elektronischen Warenkataloges im städtischen Intranet mit zunächst lesendem Zugriff für alle Beschaffungsstellen - zu einem späteren Zeitpunkt elektronische Beschaffung (E-Ordering).
• Konzeptionelle Berücksichtigung der Schnittstellen zur betriebswirtschaftlichen Software SAP R/3.
• Software-Funktionalität und erforderliche IT-Infrastruktur

Zugang zur E-Vergabe über das Internet

Um Zugang zu der elektronischen Vergabe zu erhalten, ist die Registrierung beim Hamburg-Service (www.gateway.hamburg.de) notwendig. Über die Auswahl des Online-Dienstes "Ausschreibungen" eröffnet sich der direkte Zugriff auf die öffentlichen Ausschreibungen der Finanzbehörde. Die Anforderungen an die IT-Infrastruktur sind gering: Ein Standard-PC mit Internetzugang ohne zusätzliche Softwareinstallation reicht für die Arbeitsplätze bei Unternehmen und öffentlicher Verwaltung aus. Das Verfahren selbst wird in einem Rechenzentrum betrieben.

Sechs Schritte bis zum öffentlichen Auftrag

Mit der neuen Vergabesoftware werden alle Geschäftsprozesse von der Bedarfsermittlung bis zum Warenkatalog abgebildet. Beispiel für eine öffentliche Ausschreibung durch die Finanzbehörde:

1. Am Anfang steht die Bedarfsermittlung an Waren und Dienstleistungen bei den städtischen Dienststellen.
2. Die öffentliche Ausschreibung wird durch die Finanzbehörde bedarfsorientiert formuliert. Dafür können künftig im Archiv gespeicherte Dokumente und Daten als Vorlagen effizient genutzt werden.
3. Die Ausschreibung wird anschließend über das Internet abgewickelt: Veröffentlichung, Zugang der Unternehmen zur Vergabeplattform, Download der Ausschreibungsdokumente, Bieter geben ihre Daten online in das System, das Angebot wird mit digitaler Signatur online abgegeben. Um die Rechtsverbindlichkeit der Angebote sicherzustellen, wird übergangsweise ein zu unterschreibender Mantelbogen, der an ein elektronisches Telefax der Vergabestelle gesandt wird, zusätzlich angeboten.
4. Nach dem verbindlichen Einreichungstermin schließt sich die IT-unterstützte Auswertung der Angebote durch die Vergabestelle anhand quantitativer und qualitativer Auswahlkriterien an.
5. Der Zuschlag wird elektronisch - per E-Mail - erteilt.
6. Ein elektronischer Warenkatalog im Intranet, auf den die städtischen Einkäufer zugreifen können, enthält alle Konditionen über die eingekauften Waren und Dienstleistungen. Anfangs ist der Zugriff noch lesend, als spätere Option werden Abrufe (E-Ordering) im Sinne eines umfassenden E-Procurement möglich sein.

Vollelektronisch bis konventionell

Das derzeitige Vergaberecht erfordert übergangsweise ein mehrgleisiges Vergabeverfahren. Darüber hinaus ist die digitale Signatur für rechtsverbindliche Angebote de facto bislang nicht flächendeckend verbreitet. Die Angebote können daher

• vollständig online erfasst und abgegeben werden - unter Verwendung von Verschlüsselung und digitaler Signatur.
• vollständig online erfasst und mit persönlicher Unterschrift versehen abgegeben werden - in diesem Fall wird die digitale Signatur durch einen Mantelbogen ersetzt.
• konventionell erfasst und abgegeben werden - d.h. die Angebote werden auf herkömmliche Weise im Unternehmen bearbeitet und schriftlich abgegeben. Das komplette Nacherfassen konventionell eingegangener Angebot seitens der Vergabestelle ist möglich.

In allen Fällen können die vollständigen Ausschreibungsdokumente online eingesehen und heruntergeladen werden, sind aber auch weiterhin bei der Finanzbehörde zu erwerben.

Einkaufsorganisation in Hamburg

Wie jedes Unternehmen kauft die Freie und Hansestadt Hamburg Waren und Dienstleistungen ein, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Aus wirtschaftlichen Gründen werden rund 80 Prozent der Bedarfe der Hamburger Verwaltung - ohne öffentliche Unternehmen - zentral durch die Finanzbehörde eingekauft. Spezielle Bedarfe werden aber auch dezentral gedeckt. Der Finanzbehörde obliegen darüber hinaus ministerielle Aufgaben des öffentlichen Auftragswesens in Hamburg sowie Service- und Beratungsleistungen für die Behörden und Ämter.

E-Government für Bürger und Betriebe: www.service.hamburg.de

Hamburgs E-Government-Strategie und -Aktivitäten: www.e-government.hamburg.de

Herzlich Willkommen im Internetangebot der Ausschreibungs- und Einkaufsdienste der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH). Hier finden Sie zahlreiche Informationen

• zu konkreten Ausschreibungen der FHH auf der Basis der VOL (Ausschreibungen);

• zu Versteigerungen und Verkaufsausschreibungen der Finanzbehörde.

• zu Vergaben im Anwendungsbereich der VOB über das Internetangebot der Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt (Ausschreibungen Bau);

• zu den Internetbekanntmachungen weiterer öffentlicher Auftraggeber.

• zu vergebenen Aufträgen der Hamburgischen Behörden und Ämtern, die hier aus Gründen der Transparenz für einen Monat veröffentlicht werden.

Der Zugang zur elektronischen Angebotserstellung erfolgt über den Hamburg-Service. Die Freie und Hansestadt nutzt im Rahmen ihrer E-Government-Strategie zunehmend die Internet-Technologie und unterstützt die elektronische Angebotsabgabe mit dem Verfahren E-Vergabe. Wir würden uns freuen, wenn Sie diese Technologie nutzen und Ihr Angebot elektronisch abgeben. Wir informieren Sie auch gerne über Zielsetzung und Erfahrungen zum Projekt E-Vergabe. Die Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Registrierungsprozess haben wir für Sie zum Herunterladen zusammengestellt.

Unter der Rubrik Vergaberecht finden Sie Rechtsquellen und weiter führende Informationen zu maßgeblichen Vergabevorschriften einschließlich Verwaltungsvorschriften der FHH.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzbehörde sowie der zentralen Beschaffungsstellen stehen Ihnen zu Fragen der Vergabe gerne zur Verfügung.