Behörde für Umwelt und Energie

Zeit- und Kostenersparnis Dienstreisemanagement

Kundenbesuche, Termine mit Lieferanten, Fachtagungen oder interne Abstimmungstreffen: Geschäftliches Reisen hat verglichen mit anderen Fahrzwecken (Freizeit, Beruf und Einkauf) mit über 12% die höchste Zuwachsrate der letzten zehn Jahre (UBA: Daten zum Verkehr 2012).

Dienstreisemanagement

Sowohl für kürzere innerstädtische Dienstwege als auch für überregionale Geschäftsreisen bieten sich Transportmöglichkeiten an, die Aufwand, Kosten und Schadstoffbelastung möglichst gering halten. Wenn man sämtliche Kosten berücksichtigt, die z.B. durch den Ausfall der Arbeitszeit im Pkw  anfallen (Stichwort: Opportunitätskosten), kommt man zu einer anderen Einschätzung als bei der Betrachtung der bloßen Fahr- und Benzinpreise (siehe VCD Leitfaden Geschäftsreisen). Auch das scheinbar riesige Angebot an Schnappchenflügen erweist sich bei näherer Betrachtung als Ausnahme (siehe VCD-Vergleich "Bahn schlägt Flugzeug").

Die heutigen technologischen Möglichkeiten machen zudem eine intelligente Routenplanung, direkte Vergleiche zwischen den verschiedenen Reiseoptionen und die einfache Verknüpfung mehrerer Verkehrsträger möglich. Nicht nur die Mobilität der eigenen Mitarbeiter gilt es dabei zu steuern, auch Kunden und Gäste sollten einbezogen werden, z.B. bei Ihren eigenen Veranstaltungen.

Ihr Nutzen aus einem optimierten, umweltverträglichen Dienstreisemanagement:

  • Kostentransparenz und-optimierung der Dienstreisen
  • Verbesserung des Zeitmanagements auf längeren Reisen
  • Imagegewinn durch Ressourcenschonung beim verantwortungsbewussten Reisen

Das grundlegende Prinzip: Vermeiden - vermindern - (ausgleichen)

Den größten Effekt hat die Vermeidung von Geschäftsreisen, die jedoch nicht beliebig ausweitbar ist. Nach konservativen Schätzungen des VDR können auf diesem Wege 3-5% der Reisekosten und jede zehnte Dienstreise eingespart werden (VDR Wegweiser Nachhaltigkeit). Audio-/ Videokonferenzen oder die Bündelung mehrerer Termine sind wichtige Schritte in diese Richtung.

Desweiteren vermindert die richtige Transportwahl die verursachten Emissionen. Adäquate Vorgaben und individuelle Anreize unterstützen den Umstieg der Mitarbeiter auf die häufigere Nutzung von ÖPNV und Fernzügen.

Der Ausgleich von CO2-Emissionen ist eine weitere strategische Option. Da die durch den Verkehr verursachten Luftschadstoffe Stickstoffdioxid und Feinstaub vor allem lokal wirken, haben Kompensationsleistungen allerdings keine Auswirkungen auf die Luftqualität.

Das Vorgehen: Die Einbindung der Mitarbeiter

Reiseregelungen wie z.B. die Nutzung von Flüge erst ab 600 km Reisedistanz oder Fahrtkostenerstattung nur in Höhe des Bahntickets sowie transparente Genehmigungsprozesse sind grundlegende Instrumente des Reisemanagements.

Derartige Vorschriften reichen jedoch meist nicht aus. Anreize wie Prämien für Spritspartraining, umweltgerechtes Reisen als Teil von Leistungsvereinbarungen oder die private Nutzung der BahnCard können hierbei unterstützen.

Noch besser ist, wenn Mitarbeiter im Vorhinein selbst entscheiden, ob die geplante Reise wirklich sinnvoll ist oder nicht. Dabei kann die transparente Darstellung der Auswirkungen der verschiedenen Verkehrsmittel, z.B. hinsichtlich des Schadstoffausstosses, hilfreich sein.

Der VCD empfiehlt, auf jeden Fall den Betriebsrat als Verbündeten ins Boot zu holen.