Benutzung von Personenstandsbüchern im Staatsarchiv

Seit der Einführung des staatlichen Personenstandswesens in Deutschland (1874 in Preußen, 1876 im sonstigen Deutschen Reich) wird jede Geburt, jede Heirat und jeder Sterbefall in entsprechenden Personenstandsbüchern registriert: im Geburtenbuch, Heiratsbuch oder Sterbebuch. Jeder Eintrag erhält eine so genannte Registernummer für das betreffende Jahr und die Bezeichnung des Standesamtes, in welchem die Geburt, die Trauung oder der Sterbefall eingetragen wurde.

Beispiel
Die Registernummer 123/1965 des Sterbebuches des Standesamtes Hamburg-Mitte verweist  z. B. auf den 123ten Sterbefall im Jahre 1965 im Standesamt Hamburg-Mitte.

Das Staatsarchiv Hamburg verwahrt Personenstandsunterlagen für die Stadt Hamburg aus folgenden Zeiträumen:

Geburtenbücher:   1874 (für ehemals preußische Gebiete) / 1876 – 1898
Heiratsbücher:      1874 (für ehemals preußische Gebiete) / 1876 – 1928
Sterbebücher:       1874 (für ehemals preußische Gebiete) / 1876 – 1978

Folgende Möglichkeiten zur Benutzung des Archivgutes stehen Ihnen zur Verfügung:

1. Eigenrecherche der Personenstandseinträge und Einsichtnahme im Lesesaal

 

Sonder-Sprechstunde mo - do 10 bis 13 Uhr

Wir unterstützen Sie bei Fragen zu Ihren Recherchen. »

Damit Sie Personenstandsunterlagen in den Lesesaal des Staatsarchivs bestellen und dort einsehen können, benötigen Sie folgende Angaben:

• Registernummer (laufende Nummer/Jahr des Eintrages)
• registrierendes Standesamt
• Bestellsignatur des Personenstandsbuches, in dem der Eintrag erfolgt ist.

Alle diese Angaben können Sie im Lesesaal des Staatsarchivs eigenständig ermitteln. Die Bestellung, Bereitstellung und Einsichtnahme erfolgt dann zu den allgemeinen Benutzungsbedingungen.

Eigenrecherche der Bestellsignatur bei Kenntnis der Registernummer und des Standesamtes

Wenn Ihnen die Registernummer und das Standesamt des gesuchten Eintrages bekannt sind, können Sie anhand eines Findbuches die Bestellsignatur des gesuchten Personenstandsbuchs ermitteln. Das Findbuch wird im Lesesaal des Staatsarchivs für Sie vorgehalten.

Eigenrecherche ohne Kenntnis der Registernummer und des Standesamtes 

Wenn Sie die Registernummer und das Standesamt nicht kennen, ermitteln Sie zunächst beide Angaben. Diese finden sich in folgenden Recherchehilfsmitteln, die im Lesesaal des Staatsarchivs für Sie bereitstehen:

1. Generalregister

Das Generalregister erfasst alphabetisch

2. Namensverzeichnisse der preußischen Standesämter

Einige Standesämter befanden sich vor dem Inkrafttreten des Großhamburggesetzes auf preußischem Boden. Dazu gehören insbesondere die Städte Altona, Harburg und Wandsbek. Darüber hinaus gab es jedoch auch vereinzelt sehr kleine preußische Standesämter in den heutigen Standesamtsbezirken Mitte, Bergedorf und Eimsbüttel.

Die Personenstandseinträge dieser früher preußischen Standesämter sind erst für die Zeit ab 1937 in dem Generalregister aufgenommen worden. Somit müssen Sie für die Recherche von Personenstandseinträgen vor 1937 die jeweiligen alphabetischen Namensverzeichnisse der einzelnen Standesämter einsehen, welche ebenfalls im Lesesaal des Staatsarchivs zugänglich sind:

• Geburteneinträge von 1874 – 1898
• Heiratseinträge von 1874 – 1928
• Sterbeeinträge von 1874 – 1936

Mithilfe der ermittelten Registernummer und des Standesamtes können Sie anhand eines Findbuches die Bestellsignatur des gesuchten Personenstandsbuchs ermitteln. Das Findbuch zum Bestand 332 – 5 Standesämter ist im Lesesaal des Staatsarchivs einsehbar.

Bestellung von Personenstandsunterlagen

Die Bestellsignatur geben Sie zusammen mit der Registernummer bei der Bestellung an. Die Personenstandsunterlage wird Ihnen daraufhin im Lesesaal bereitgestellt.

Wenn Sie wünschen, können Sie von dem Personenstandseintrag eine Kopie in Auftrag geben oder gegen Zahlung einer Gebühr eine beglaubigte Kopie erstellen lassen. Reproduktionen werden durch eine Werkstatt innerhalb des Staatsarchivs für Sie ausgeführt. Ein Antragsformular samt Preisliste  und Allgemeinen Geschäftsbedingungen finden Sie hier. Aus organisatorischen und rechtlichen Gründen können Benutzerinnen und Benutzer keine Reproduktionen selbst anfertigen.

Bitte beachten Sie, dass nur vollständig ausgefüllte Bestellscheine bearbeitet werden können.

2. Online-Vorbestellung von Personenstandsbüchern und Einsichtnahme im Lesesaal

 

Sonder-Sprechstunde mo - do 10 bis 13 Uhr

Wir unterstützen Sie bei Fragen zu Ihren Recherchen. »

Wenn Ihnen die Registernummer und das Standesamt des gesuchten Eintrages bekannt sind, können Sie bis zu zehn Personenstandsunterlagen pro Tag per E-Mail oder Fax in den Lesesaal des Staatsarchivs bestellen und dort einsehen. Für die Bestellung ist es erforderlich, dass Sie zuvor anhand der hier zur Verfügung gestellten Findhilfsmittel noch folgende weitere Bestellangaben ermitteln:

• Standesamt, das die Unterlagen des registrierenden Standesamtes zuletzt geführt hat
• Bestellsignatur des Personenstandsbuches, in dem der Eintrag erfolgt ist.

Ermittlung des zuletzt zuständigen Standesamtes

Im letzten Jahrhundert existierte eine Vielzahl von kleinen Standesämtern, die durch mehrere Reformen zu den heutigen acht Standesämtern zusammengelegt wurden. Die Gliederung des Bestandes orientiert sich an diesen acht Standesamtsbezirken. Daher müssen Sie zunächst feststellen, welchem der acht jetzigen Standesamtsbezirken die Unterlagen des von Ihnen gesuchten – möglicherweise bereits aufgelösten - Standesamtes zugeordnet wurden. Dieses können Sie mithilfe des Verzeichnisses über die Zuständigkeit der Standesämter ermitteln.

In der linken Spalte des Verzeichnisses steht die Bezeichnung des Orts- bzw. des Stadtteiles. In der dritten Spalte von links sind die früheren Standesamtsbezeichnungen und in der vierten Spalte die Bezeichnungen der heutigen Standesämter, in denen sich die Unterlagen der früheren Standesämter befinden, aufgeführt.

Beispiel (1):
Sie suchen den Geburteneintrag Nr. 320/1890 Standesamt Bergstedt. Anhand des Verzeichnisses ermitteln Sie, dass Bergstedt im gesuchten Jahr 1890 dem Standesamt Bergstedt zugeordnet war und heute zum Standesamt Wandsbek gehört.

Ermittlung der Bestellsignatur des Personenstandsbuches

Mithilfe der Ihnen schon bekannten Registernummer und des ermittelten Standesamtes, das die Unterlagen des registrierenden Standesamtes zuletzt geführt hat, können Sie anhand des

• Online-Findbuches

die Bestellsignatur des gesuchten Personenstandsbuchs ermitteln. Das Online-Findbuch ist zunächst nach den acht heutigen Standesämtern, anschließend nach den dort jeweils geführten Geburten, Heiraten und Sterbefällen und schließlich nach Namensverzeichnissen und Personenstandsbüchern gegliedert.

Beispiel (2):
Für die Ermittlung des Geburteneintrages Nr. 320/1890 Standesamt Bergstedt - zuletzt zuständiges Standesamt: Wandsbek - klicken Sie im Online-Findbuch bitte auf den Gliederungspunkt 8. Standesamt Hamburg-Wandsbek. Anschließend wählen Sie bitte die Datei Geburtenbücher aus. Innerhalb dieser Datei suchen Sie nach dem Standesamt Bergstedt für das Jahr 1890. Dort finden Sie für das Personenstandsbuch die Signatur: 332-5 Nr. 3862.

Ausfüllen eines Bestellscheins

Bestellungen per E-Mail oder Fax sind für maximal zehn Archivguteinheiten möglich. Für die Bestellung laden Sie bitte den Bestellschein (Excel oder PDF) herunter und füllen ihn entsprechend dem Bestellscheinmuster vollständig aus:

• genaue Bezeichnung der Bestellsignatur (Bestandsnummer 332-5 und Signatur der Archivguteinheit)
• Registernummer (Nummer / Jahrgang)
• Datum für die erstmalige Vorlage im Staatsarchiv
• Benutzername und -vorname.

Für eine Bestellung per E-Mail senden Sie den ausgefüllten Bestellschein bitte einen ganzen Werktag vor dem gewünschten Termin als Anlage an lesesaal@staatsarchiv.hamburg.de, für eine Bestellung per Fax bitte an 040 - 42831 - 3201. Die Personenstandsunterlage wird Ihnen daraufhin im Lesesaal bereitgestellt. Die Bestellung, Bereitstellung und Einsichtnahme erfolgt dann zu den allgemeinen Benutzungsbedingungen.

Wenn Sie wünschen, können Sie von dem Personenstandseintrag eine Kopie in Auftrag geben oder gegen Zahlung einer Gebühr eine beglaubigte Kopie erstellen lassen. Reproduktionen werden durch eine Werkstatt innerhalb des Staatsarchivs für Sie ausgeführt. Ein Antragsformular samt Preisliste  und Allgemeinen Geschäftsbedingungen finden Sie hier. Aus organisatorischen und rechtlichen Gründen können Benutzerinnen und Benutzer keine Reproduktionen selbst anfertigen.

Bitte beachten Sie, dass nur vollständig ausgefüllte Bestellscheine bearbeitet werden können.

3. Beauftragung von Reproduktionen und beglaubigten Personenstandseinträgen

Sofern der Erhaltungszustand es zulässt, können Sie gegen Entgelt im Staatsarchiv oder schriftlich (auch beglaubigte) Reproduktionen von Personenstandsunterlagen in Auftrag geben. Die Reproduktionen werden durch eine Werkstatt innerhalb des Staatsarchivs für Sie ausgeführt. Aus organisatorischen und rechtlichen Gründen können Benutzerinnen und Benutzer keine Reproduktionen selbst anfertigen.

Für eine schriftliche Bestellung von Reproduktionen ist es unbedingt erforderlich, dass Ihnen die Registernummer und das Standesamt des gesuchten Eintrages bekannt sind. Zudem müssen Sie anhand der hier zur Verfügung gestellten Findhilfsmittel folgende weitere Bestellangaben selbst ermitteln:

• Standesamt, das die Unterlagen des registrierenden Standesamtes zuletzt geführt hat
• Bestellsignatur des Personenstandsbuches, in dem der Eintrag erfolgt ist.

Ermittlung des zuletzt zuständigen Standesamtes

Im letzten Jahrhundert existierte eine Vielzahl von kleinen Standesämtern, die durch mehrere Reformen zu den heutigen acht Standesämtern zusammengelegt wurden. Die Gliederung des Bestandes orientiert sich an diesen acht Standesamtsbezirken. Daher müssen Sie zunächst feststellen, welchem der acht jetzigen Standesamtsbezirken die Unterlagen des von Ihnen gesuchten – möglicherweise bereits aufgelösten - Standesamtes zugeordnet wurden. Dieses können Sie mithilfe des Verzeichnisses über die Zuständigkeit der Standesämter ermitteln.

In der linken Spalte des Verzeichnisses steht die Bezeichnung des Orts- bzw. des Stadtteiles. In der dritten Spalte von links sind die früheren Standesamtsbezeichnungen und in der vierten Spalte die Bezeichnungen der heutigen Standesämter, in denen sich die Unterlagen der früheren Standesämter befinden, aufgeführt.

Beispiel (1):
Sie suchen den Geburteneintrag Nr. 320/1890 Standesamt Bergstedt. Anhand des Verzeichnisses ermitteln Sie, dass Bergstedt im gesuchten Jahr 1890  dem Standesamt Bergstedt zugeordnet war und heute zum Standesamt Wandsbek gehört.

Ermittlung der Bestellsignatur des Personenstandsbuches

Mithilfe der Ihnen schon bekannten Registernummer und des ermittelten Standesamtes, das die Unterlagen des registrierenden Standesamtes zuletzt geführt hat, können Sie anhand des

• Online-Findbuches

die Bestellsignatur des gesuchten Personenstandsbuchs ermitteln. Das Online-Findbuch ist zunächst nach den acht heutigen Standesämtern, anschließend nach den dort jeweils geführten Geburten, Heiraten und Sterbefällen und schließlich nach Namensverzeichnissen und Personenstandsbüchern gegliedert.

Beispiel (2):
Für die Ermittlung des Geburteneintrages Nr. 320/1890 Standesamt Bergstedt - zuletzt zuständiges Standesamt: Wandsbek - klicken Sie im Online-Findbuch bitte auf den Gliederungspunkt 8. Standesamt Hamburg-Wandsbek. Anschließend wählen Sie bitte die Datei Geburtenbücher aus. Innerhalb dieser Datei suchen Sie nach dem Standesamt Bergstedt für das Jahr 1890. Dort finden Sie für das Personenstandsbuch die Signatur: 332-5 Nr. 3862.

Ausfüllen eines Bestellscheins und eines Reproduktionsauftrages
Beauftragung einer Beglaubigung

Um eine unbeglaubigte oder beglaubigte Reproduktion anfertigen zu lassen, benötigt das Staatsarchiv von Ihnen sowohl einen ausgefüllten Bestellschein als auch einen handschriftlich unterzeichneten Reproduktionsauftrag. Hierzu drucken Sie den Reproduktionsauftrag bitte zunächst aus. Geben Sie bei den Formularen bitte Folgendes an:

Bestellschein (Excel oder PDF - Ausfüllen entsprechend Bestellscheinmuster)

• genaue Bezeichnung der Bestellsignatur (Bestandsnummer 332-5 und Signatur der Archivguteinheit)
• Registernummer (Nummer / Jahrgang)
• Benutzername und -vorname

Reproduktionsauftrag
(Antragsformular samt Preisliste)  / Allgemeine Geschäftsbedingungen

• alle Angaben wie im Formular vorgegeben
• genaue Bezeichnung der Bestellsignatur (Bestandsnummer 332-5 und Signatur der Archivguteinheit)
• Registernummer (Nummer / Jahrgang)
• Ihre handschriftliche Unterschrift
• sofern Sie eine Beglaubigung wünschen, vermerken Sie bitte auf dem Formular des Auftrages das Wort “Beglaubigung”. Eine Beglaubigung ist nach der Gebührenordnung des Staatsarchivs gebührenpflichtig.

Übersendung von Bestellschein und Reproduktionsauftrag an das Staatsarchiv

Den Reproduktionsauftrag und den zugehörigen Bestellschein können Sie dem Staatsarchiv auf folgenden Wegen übersenden. Bitte achten Sie darauf, dass beide Formulare zusammen versandt werden.

postalisch:
Staatsarchiv Hamburg
Kattunbleiche 19
22041 Hamburg

per Fax: 040 - 42831 - 3201

per E-Mail: lesesaal@staatsarchiv.hamburg.de

Bitte achten Sie darauf, dass auf dem Reproduktionsauftrag die handschriftliche Unterschrift zu erkennen  ist. Versenden Sie daher bitte beim E-Mail-Versand ein Scan des unterzeichneten Reproduktionsauftrages.

Bitte beachten Sie, dass nur vollständig ausgefüllte Bestellscheine und vollständig ausgefüllte Reproduktionsaufträge mit Unterschrift bearbeitet werden können.

4. Beauftragung von Recherchediensten

Neben der Möglichkeit, eigenständig Personenstandseinträge zu ermitteln und im Lesesaal des Staatsarchivs einzusehen, können Sie mit Ihrem Anliegen auch einen Recherchedienst beauftragen. Dem Staatsarchiv sind folgende Institutionen bekannt, die gegen Honorar Suchaufträge übernehmen:

Familienforschung BallinStadt
Dr. Andrea Brinckmann
c/o Betriebsges. BallinStadt mbH
Veddeler Bogen 2
20539 Hamburg
E-Mail: familienforschung@ballinstadt.de
www.ballinstadt.de/Familienforschung.html

DokuSearch Thorn & Baumbach PartG Historikerinnen
Stresemannstraße 9
22769 Hamburg

Tel.: 040 - 87 88 76 - 15
Fax:  040 - 87 88 76 - 14
E-Mail: info@dokusearch.com 
http://www.dokusearch.com/

Beyond History – Ahnen- und Familienforschung
Andrea Bentschneider
Wendloher Weg 8
20251 Hamburg

Tel.: 040 - 46 77 77 35
Fax: 040 - 46 77 77 34
E-Mail: info@beyond-history.com 
www.beyond-history.com

Ahnenforschung und Personensuche
Christian Anders
Kunaustraße 4 a
22393 Hamburg

Tel.: 040 - 63 27 06 17
Fax: 040 - 63 31 14 71
E-Mail: christande1@aol.de

Paap Ahnenforschung
Sabine Paap
Kieler Straße 16
22946 Trittau

Tel.: 0171 - 2031745
E-Mail: s.paap@t-online.de

Das Staatsarchiv weist darauf hin, dass die Aufstellung nicht vollständig ist und keine Wertung darstellt. Über den Umfang und die Qualität der Serviceleistungen der Recherchedienste kann das Staatsarchiv keine Aussagen tätigen.

Darüber hinaus ist das Staatsarchiv Hamburg bestrebt, eine große Anzahl von schriftlichen Anfragen zu beantworten. Da diese seit der Übernahme der Personenstandsunterlagen in erheblichem Maße angestiegen sind, muss sich das Staatsarchiv dabei auf die wenigen Fälle von Anfragen beschränken, die es im Rahmen der Amtshilfe zu beantworten hat.

Für die Auskunft über Personenstandseinträge von Geburten ab 1899, von Heiraten ab 1929 und von Sterbefällen ab 1979 wenden Sie sich bitte an:

Bezirksamt Hamburg-Nord - Standesamtliche Registerstelle und Generalregister
Eiffestraße 74
20537 Hamburg

Tel.: 040 - 42839 - 2688
Fax:  040 - 42839 - 4461
E-Mail: Generalregister-Hamburg@t-online.de