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Datenschutzerklärung - Bezirksamt Altona Datenschutz Ressourcensteuerung

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Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung im Fachamt Ressourcensteuerung im Bezirksamt Altona für interne Prozesse.

Datenschutzerklärung

Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat sich die Europäische Union der Vereinheitlichung der Regelungen über die Verarbeitung personenbezogener Daten angenommen. Die geschaffenen Vorschriften der DSGVO gelten in den Mitgliedstaaten unmittelbar und genießen Vorrang gegenüber den nationalen Regelungen. Ergänzt werden diese Vorschriften durch die personalaktenrechtlichen Vorschriften des Hamburgischen Beamtengesetzes (HmbBG), die nach dem Hamburgischen Richtergesetz (§ 8 Abs. 1 HmbRiG) auch für Richterinnen und Richter sowie über einen Verweis im Hamburgischen Datenschutzgesetz (§ 10 Abs. 3 HmbDSG) auch für Tarifbeschäftigte Anwendung finden.

Daten sind personenbezogen, wenn sie sich auf eine identifizierte bzw. identifizierbare natürliche Person beziehen. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Daten.

Wenn das Fachamt Ressourcensteuerung personenbezogene Daten verarbeitet, bedeutet das, dass diese Daten zum Beispiel erhoben, gespeichert, verwendet, übermittelt, zum Abruf bereitstellt oder gelöscht werden.

Im Folgenden werden Sie darüber informiert, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, bei wem sie erhoben werden und was mit diesen Daten gemacht wird. Außerdem werden Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen in Kenntnis gesetzt und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

Inhaltsverzeichnis

1. Wer sind wir?
2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?

1. Wer sind wir?

Das Fachamt Ressourcensteuerung ist zuständig für alle Angelegenheiten in Zusammenhang mit Fragen des Haushalts, des Controllings, der Organisation und der IT-Technologie.

2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?

Fragen zu datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an den für die Behörde zuständigen Datenschutzbeauftragten richten:

Datenschutzbeauftragte der Bezirke:
Bezirksamt Hamburg-Nord
Behördliche Datenschutzbeauftragte
Kümmellstraße 7, 20249 Hamburg

Tel. Nr.: 040 428 04-2028
DSBderBezirke@hamburg-nord.hamburg.de

Bezirksamt Hamburg-Nord
Fachamt Ressourcensteuerung
Kümmellstraße 7, 20249 Hamburg

3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von personenbezogenen Beschäftigtendaten sind die einschlägigen beamtenrechtlichen und allgemein-datenschutzrechtlichen gesetzlichen Vorschriften (§§ 85 ff. HambBG, § 10 HmbDSG). Umfasst ist die erforderliche Datenverarbeitung zur Eingehung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses sowie zur Durchführung organisatorischer und personeller Maßnahmen.

Beispiele: Dienstplanung in Dienststellen, Raumplanung

Darüber hinaus können Vereinbarungen zwischen der obersten Dienstbehörde und den Spitzenorganisationen der Gewerkschaften zu bestimmten Zwecken die Verarbeitung von Daten erlauben. Sie entfalten ihre Wirkung auf alle Hamburger Behörden und Ämter bzw. auf alle Beamten / Beamtinnen und Beschäftigten der Freien und Hansestadt Hamburg.

Beispiele: Telearbeit

Bezirksamtsspezifische Bedarfe zur Verarbeitung personenbezogener Daten können zudem in einer Dienstvereinbarung zwischen dem Personalrat und der Amtsleitung vereinbart werden:

Beispiele: Rückstandsanzeigen

In Einzelfällen werden personenbezogene Daten nur mit Einwilligung der betroffenen Personen verarbeitet.

Beispiele: Geburtstagslisten, Anruflisten

Sofern personenbezogene Beschäftigtendaten noch zu anderen Zwecken verarbeitet oder weiterverarbeitet werden, erfolgt dies auch nur im Rahmen von gesetzlichen Bestimmungen.

4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Es werden insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

  • Persönliche Identifikation- und Kontaktdaten (zum Beispiel Name, Geburtsdatum und –ort, Adresse usw.)
  • Angaben zur Organisationszugehörigkeit
  • Angaben zur Berufsqualifikation und beruflicher Entwicklung
  • Angaben zum dienstrechtlichen Status und zur Beschäftigungsdauer
  • Angaben zur Arbeitszeit, Beurlaubungen, Urlaub, Erkrankungen, Dienstunfällen
  • Lohn-/ und Gehaltsabrechnungsmerkmalen
  • Angaben zu Nebentätigkeiten und öffentlichen Ehrenämtern

Sensible Daten im Sinne des Artikels 9 DSGVO werden auf der Grundlage von gesetzlicher Bestimmungen nur verarbeitet, sofern sie für die Durchführung eines konkreten Verwaltungsverfahrens von grundsätzlicher Bedeutung sind.

Die personenbezogenen Daten werden entweder bei der betroffenen Person oder auch bei anderen, in der Regel öffentlichen Stellen erhoben, sofern diese gesetzlich zur Mitteilung verpflichtet bzw. berechtigt sind oder eine Einwilligung des / der Beschäftigten erteilt wurde.

Beispiele:

  • Pflege Benutzergruppen Herakles
  • Auszahlung Mitarbeitervorschüsse
  • Benutzerberechtigungen SAP-Lizenzen
  • Einrichtung, Änderung und Auflösung von Geldannahmestellen und Handvorschüssen
  • Kassen- und Haushaltsrechtliche Befugnisse
  • Ungeklärte Zahlungseingänge und Klärungsguthaben
  • Vertretungsermächtigungen
  • Höhergruppierungsanträge
  • Organigramme
  • Wiederbesetzungsanträge
  • Verwaltungsgliederungspläne
  • Hardware-, Softwarebeauftragungen
  • Änderung von HaSi-Daten / Mitarbeiterdaten
  • Zugriff Online Portale
  • Zuvex- / dSmartDesk-Zugriffe
  • Telefonabrechnungen
  • Beschaffung Diensthandys
  • Anträge auf Telearbeit, mobiles Arbeiten

5. Wie verarbeiten wir diese Daten?

Unter Beachtung der Mitbestimmungsrechte des Personalrats werden die personenbezogenen Daten von Beschäftigten in

  • Akten, Sammelordner
  • Dateisystemen (Vorgangsbearbeitungs- und anderen Dateisystemen, zum Beispiel HaSI-Datenbank, Transponderliste in Excel, Fachverfahren, HIM-Workflows, ADAM, Vocario)

verarbeitet.

Dabei kommen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zum Einsatz, um die personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen.

6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

Alle personenbezogenen Daten dürfen nur dann an andere Personen oder Behörden, öffentliche oder nicht-öffentliche Stellen übermittelt werden, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Übermittlung gesetzlich zugelassen ist.

7.  Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Die Dauer der Speicherung entspricht den geltenden Bestimmungen, insbesondere der Aktenordnung der Bezirksverwaltung und der Geschäftsordnung der Bezirksverwaltung.

8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich aus den Artikeln 15 bis 18 und 21 DSGVO.​​​​​​​
• Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen oder Einsicht in Ihre Personalakte nehmen (§ 88 HmbBG, § 3 Abs. 6 TV-L). In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern
  
• Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO): Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie unverzüglich eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

• Recht auf Löschung/ "Recht auf Vergessenwerden" (Artikel 17 DSGVO): Ob Sie die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen können, hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von der zuständigen Personalstelle zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO): Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.

• Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen. Allerdings kann dem nicht nachgekommen werden, wenn der Verantwortliche zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

• Recht auf Beschwerde (Artikel 77 DSGVO): Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Dies ist die bzw. der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Die entsprechenden Kontaktdaten des Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit lauten:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit 
Ludwig-Erhard-Str 22, 7. OG
Tel.: (040) 428 54 - 4040
E-Fax: (040) 428 54 - 4000
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten
In einigen Fällen kann oder darf Ihrem Anliegen nicht entsprochen werden. Sofern Ihrem Anliegen aus gesetzlichen Gründen nicht entsprochen werden kann, wird Ihnen der Grund für die Verweigerung mitgeteilt.


Stand: 25.06.2019

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