ELStAM, Arbeitgeber, Abruf Monatslisten

Es gibt viele Sachverhalte, die eine Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale beim Arbeitnehmer hervorrufen bzw. notwendig machen (z.B. Heirat, Geburt eines Kindes, Kirchenein- oder austritt). Diese Änderungen werden im ELStAM-Verfahren (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) wie folgt umgesetzt:

• Die Gemeinde oder das Finanzamt übersenden die Änderungen von Daten an die ELStAM-Datenbank.
• Diese erstellt daraufhin monatlich eine Änderungsliste (sog. 'Monatsliste') für den Arbeitgeber, sofern sich die ELStAM seiner Arbeitnehmer geändert haben.
• Die Bereitstellung erfolgt einige Tage nach Ablauf eines Monats, z.B. für den Monat Oktober Anfang November.
• Die Änderungslisten werden laufend von 01-12 nummeriert und stehen bis zum 28.02. des Folgejahres zum Abruf bereit. Die Listen können mehrfach abgerufen werden.
• In den Änderungslisten sind alle Änderungen enthalten, die im Monat der Änderungsliste eingetreten sind. Unter Umständen kann es auch zur Auslieferung inhaltsgleicher Monatslisten kommen, weil jede Änderung der Meldedaten des Arbeitnehmers (z.B. Umzug) unabhängig von ihrer steuerlichen Auswirkung zu einer Änderungsliste für den Arbeitgeber führt. Da für den Arbeitgeber aus datenschutzrechtlichen Gründen nur die für die lohnsteuerlichen Abzugsmerkmale relevanten Änderungen sichtbar sind, erhält er in einem solchen Fall eine Liste mit gegenüber dem Vormonat unveränderten Daten. Der Arbeitgeber braucht dann nichts weiter zu unternehmen.
• Die geänderten ELStAM können mit rückwirkender Gültigkeit, mit Gültigkeit ab dem Ereignistag, mit Gültigkeit ab dem 01. Folgemonat oder ab dem Beginn des Folgejahres (in der Änderungs-Liste 10, 11 oder 12 des Vorjahres) enthalten sein.
• Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die bereitgestellten Monatslisten monatlich anzufragen und abzurufen. Bei Lohnabrechnungsprogrammen erfolgt dies in der Regel automatisch. Liegen keine Änderungen vor, erhält der Arbeitgeber eine Monatsliste mit dem Hinweis, dass für seine Arbeitnehmer keine Änderungen der ELStAM erfolgt sind.
• Der Arbeitgeber kann bei Mein ELSTER einen Mitteilungsservice beantragen, der ihn per E-Mail über die Bereitstellung von geänderten ELStAM informiert. Diese E-Mail enthält einen Hinweis, wenn geänderte ELStAM zum Abruf bereitstehen. Danach kann der Arbeitgeber die aktuellen ELStAM gezielt abrufen. Wählt der Arbeitgeber diese Mitteilungsmethode aus, ist er von der monatlichen Verpflichtung, die Änderungslisten abzurufen, befreit.
• In der Änderungsliste ist auch vermerkt, ab wann die geänderten Daten für die Lohnabrechnung zu verwenden sind. Der Arbeitgeber hat die geänderten Daten in das Lohnkonto zu übernehmen und ab dem Gültigkeitszeitpunkt anzuwenden.
• Sofern dem Arbeitgeber ELStAM zum Abruf zur Verfügung gestellt werden, die auf einen Zeitpunkt vor dem Abruf der ELStAM zurückwirken, ist der Arbeitgeber berechtigt (aber nicht verpflichtet), bei der nächstfolgenden Lohnzahlung die bisher erhobene Lohnsteuer zu erstatten oder noch nicht erhobene Lohnsteuer nachzuerheben (Rückrechnung).