Zeiteinteilung im Job Tipps für einen guten Start

Wer sich vorbereitet, ist klar im Vorteil. Wenn man weiß, womit man es zu tun hat und sich eine Struktur überlegt, erspart man sich mit vergleichsweise wenig Aufwand Stress und lähmende Unentschlossenheit. Aufgaben kann man frischer und klarer angehen. Lesen Sie hier Tipps um einen Tagesplan zu erstellen für den souveränen Arbeitstag, denn in der Ruhe liegt die Kraft!

Zeiteinteilung im Job


Tagesplan erstellen - in der Ruhe liegt die Kraft

Wie kann man seinen Bürotag effektiv nutzen, ohne dabei in Zeitdruck zu kommen? Die meisten Menschen setzen sich morgens an die Arbeit ohne feste Vorgaben und ohne Konzept. Das routinemäßige Abarbeiten von Aufgaben kann zwar in manchen Fällen funktionieren, solange Sie es mit gewohnten Aufgaben und Abläufen zu tun haben. Das konzeptlose Arbeiten stößt jedoch an seine Grenzen, wenn sich einige Arbeiten doch komplizierter gestaltet haben, als geplant oder es einem schwer fiel, auf scheinbar unerwartete Herausforderungen zu reagieren und auf Kritik stößt. Sie fühlen sich überfordert, Hektik und Unsicherheit machen sich breit. Sorgenvoll sehen Sie dem nächsten Tag entgegen und schlafen unruhig. Hier hilft es, einen Zeitplan zu erstellen, um wesentlich effektiver und gezielter zu arbeiten.

Hektik Adé - die besten Tipps um den Tag sinnvoll durchzuplanen:

Hektik kommt schnell genug auf. Da hilft es in sich zu ruhen und mit heiterer Gelassenheit den Aufgaben zu begegnen. Struktur und Ordnung schaffen Freiräume und Kapazitäten, um Herausforderungen frisch und mit Souveränität und Selbstvertrauen zu begegnen. Hat man erstmal einen Plan, der funktioniert, nimmt die Sache an Dynamik auf, man wird durch die besseren Ergebnisse zusätzlich motiviert und freut sich schließlich sogar umso mehr auf die einzelnen Stationen des Tages- die Pausen genauso wie die Passagen, wo man „ordentlich was wegschafft“! So erstellen Sie Ihren Tagesplan:

  1. Eine ordentliche Liste führen und pflegen: Übersicht ist die Voraussetzung für souveränes und weitsichtiges Planen. Um Ihren Arbeitstag zu strukturieren und Aufgaben zu priorisieren, brauchen Sie eine To-Do-Liste. Besser als eine chaotische Zettelwirtschaft mit umherfliegenden Post-It Zetteln ist meistens, eine Master-Liste für die wichtigsten Aufgaben zu haben. Ob funktional synchronisiert auf Handy und Arbeitscomputern oder individuell auf einem handgeschriebenen Zettel ist Geschmacks- und Gewöhnungssache. Eine Trennung von Terminen, Aufgaben, die am besten mit Terminen versehen sind und einer Liste mit Ihren Ideen ist aber empfehlenswert. Legen Sie bewusst und mit Übersicht solche Listen an und nehmen Sie Ihre Wertigkeit ernst. Vorteil beim Handy und der Verwendung digitaler Programme für Termine und Aufgaben: Sie können zu einem Zeitpunkt Ihrer Wahl im Vorfeld der anstehenden Großtat daran erinnert werden - eine sichere Sache!
  2. First things first - Prioritäten setzen: Schieben Sie den Beginn der Arbeit nicht unnötig auf - das spart Ihnen langfristig Energie und schafft Ordnung durch vollendete Tatsachen. Ein Kaffee um das Aufnehmen der Arbeit rituell freundlicher zu gestalten und zu erleichtern ist aber ok! Wenn sie Aufgaben mit zeitlichen Limits haben oder Dinge, die wirklich wichtig sind, sollten diese als erstes abgearbeitet werden. Am besten man nimmt sich diese Arbeiten gleich zum Arbeitsbeginn vor, denn je später sie verschoben werden, umso eher kann es passieren, dass Sie in Stress geraten. Diese Tätigkeiten sollten also generell für den Vormittag eingeplant werden. Es heißt nicht umsonst: Der frühe Vogel fängt den Wurm.

  3. Die morgendliche Fitness nutzen: Ein weiterer Grund, um die wichtigsten Aufgaben gleich am frühen Morgen zu erledigen ist sogar wissenschaftlich belegt: Durch den nächtlichen Schlaf ist der Körper erholt und die Konzentration ist dadurch höher als am Ende des Tages. So können nicht nur Fehler vermieden werden, es ist außerdem auch sehr angenehm mit einem kleinen Erfolgserlebnis den Tag weiterzuführen.

  4. Ihren Nachmittag gestalten: Für den Nachmittag können Sie dagegen Aufgaben, die ohnehin anfallen und leicht zu erledigen sind einplanen. So gibt es dann keinen Druck mehr und Sie haben noch einen Puffer, falls etwas Wichtiges aus irgendwelchen Gründen nicht erledigt werden konnte! So stellt sich der Tag mit etwas behutsamer Führung beinahe ganz von alleine auf. Termine außerhalb der Firma eignen sich auch vorzüglich für den Nachmittag. Sofern Ihr auswärtiger Termin keine höchste Priorität hat, die ihn für den Vormittag auszeichnen würde, oder Nacharbeit nötig ist, empfiehlt es sich sogar, das Ende des Termins zeitgleich mit dem Arbeitsschluss zu legen. Denn für eine halbe Stunde noch zurück ins Büro zu gehen, macht keinen Sinn. Die verbleibende Zeit reicht nicht aus, um Tätigkeiten gewissenhaft zu erledigen.

  5. Regelmäßige Pausen einplanen: Neben all der Geschäftigkeit und dem tatkräftigen Organisieren und Management nie vergessen: Überlasten Sie sich nicht. Kennen Sie Ihre Grenzen und planen Sie genug Zeit zum Regenerieren ein! Auch die freie Zeit während der Arbeitszeit sollte für die Tagesplanerstellung genutzt werden. So sollte die Pausenzeit vorab notiert werden, damit man sofort die realistische Zeit im Blick hat, die man am Vor- und am Nachmittag zum Arbeiten hat. Am sinnvollsten ist es, die Pause immer zu einem festen Zeitpunkt zu machen. Pausen verschieben oder gar durchzuarbeiten bringt in der Regel nicht viel. Denn so ist nicht nur Ihr Arbeitsplan nicht mehr in time, auch der Körper gerät durcheinander. Ein konzentriertes Arbeiten wird nämlich nur durch regelmäßige Erholungsphasen garantiert. So haben Sie genug Luft für Quantensprünge und visionäre Ideen am späten Nachmittag und frühen Abend!

  6. Kommunikation und Teamarbeit: Wenn Sie erst mal Herr Ihrer Zeit sind, vergessen Sie nicht, sich mit Ihren Kollegen abzusprechen und gemeinsame Lösungen zu finden. Das stärkt das Team, die Harmonie am Arbeitsplatz und setzt zusätzliche symbiotische Kräfte frei. In Ihrem Tagesplan sollten Besprechungen vorgesehen sein. Vor der Mittagspause entstehen gute gemeinsame Ideen. Bei gemeinsamen Projekten kommunizieren Sie ruhig gemeinsam die Zeiten für Pausen, damit nicht der eine Kollege gerade heiß läuft und loslegen will, während seine Kollegin beschließt, eine Kaffeepause zu machen. In gemeinsame Vorhaben sollten die Wünsche und Bedürfnisse aller Beteiligten einfließen!

  7. Last, but not least: No Stress: Leichter gesagt als getan, aber: Vermeiden Sie Stresssituationen. Wenn Sie merken, dass die Nerven blank liegen, gehen Sie kurz vor die Tür und treten aus, atmen durch, trinken ein Wasser und kommen mit sich ins Reine. Unbedachte Handlungen oder gereizte Reaktionen, die Sie sonst bereuen würden, vermeiden Sie so!

Ihr individuell erarbeiteter Plan wird Ihnen helfen, den Anforderungen des Tages immer einen Schritt voraus zu sein! Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Tüfteln und Arrangieren Ihres gut geplanten Arbeitstages!


Tipps für einen guten Start
Wer sich vorbereitet, ist klar im Vorteil. Wenn man weiß, womit man es zu tun hat und sich eine Struktur überlegt, erspart man sich mit vergleichsweise wenig Aufwand Stress und lähmende Unentschlossenheit. Aufgaben kann man frischer und klarer angehen. Lesen Sie hier Tipps um einen Tagesplan zu erstellen für den souveränen Arbeitstag, denn in der Ruhe liegt die Kraft!
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