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Notfallvorsorge Notfallvorsorge und Notfälle

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Notfall

Notfallvorsorge und Notfälle

 Auch bei optimaler Lagerung kann es geschehen, dass Unterlagen in Behörden und sonstigen Einrichtungen durch äußere Einflüsse geschädigt werden. Unvermutet dringt Wasser in die Registraturräume, setzt sich Schimmel an den Akten fest oder entstehen kleinere Schwelbrände oder gar Feuer. Sollten Sie von einem solchen Fall betroffen und Ihr Schriftgut in höchstem Maße gefährdet sein, so wenden Sie sich bitte umgehend an das Staatsarchiv Hamburg. Ihre Ansprechpartner:

Hendrik Eder

Telefon: 040/428 31 3166
E-Mail: hendrik.eder@staatsarchiv.hamburg.de

Michael Stoffregen

Telefon: 040/428 31 3105
E-Mail: michael.stoffregen@staatsarchiv.hamburg.de

Verhalten in Notfällen
In Notfällen können Sie mit eigenen Mittel bereits die Gefährdung Ihres Schriftgutes selbst begrenzen. Hierzu finden Sie die folgenden Hinweise:

Wasserschaden

Bitte beachten Sie, dass eine Rettung von wassergeschädigtem papiernem Schriftgut nur innerhalb von 24 bis 36 Stunden möglich ist. Stellen Sie daher frühzeitig Listen mit Ansprechpartner, Ausweichräumen u.a. zusammen und legen Sie sie an einem zentralen Ort ab.

a) Abstellen der Schadensursache und Information von Verantwortungsträgern Alarmieren Sie Notdienste, Haustechniker usw.
- Informieren Sie die Dienststellenleitung, die zuständigen Mitarbeiter und das Staatsarchiv Hamburg
- Dokumentieren Sie die Situation

b) Feststellung von Art und Umfang des Schadens
- Beginnen Sie mit vorbereitenden Maßnahmen für die Bergung des Schriftgutes
- Reservieren Sie innerbehördliche Ausweichräume und auswärtige Verlagerungsorte
- Benachrichtigen Sie Dienstleister
- Fordern Sie Hilfskräfte an
- Beschaffen Sie notwendige Geräte, Materialien und Grundrisse
- Richten Sie eine Kommunikationsstelle ein

c) Verlagerung der noch unversehrten Unterlagen aus dem Gefahrenbereich

d) Behandlung und Sortieren des Bergungsgutes
- Entscheiden Sie über den Wert des zu bergenden Schriftgutes (Kriterien: Ersetzbarkeit, Material und Menge der Objekte, Grad der Durchnässung)
- Beräumen Sie den Boden, danach die Regale und Schränke von oben nach unten (andernfalls Umsturzgefahr)
- Gewährleisten Sie die Luftzirkulation durch Öffnen von Türen und Fenstern: wassergeschädigtes Material so kühl und belüftet wie möglich halten

e) Vorbereiten für die Tiefgefrierung und anschließender Gefriertrocknung
- Vermischen Sie wassergeschädigte Objekte nicht mit Stücken, die eventuell kontaminiert sind (z. B. mit Heizöl)
- Verpacken und verschließen Sie Schriftgut in Plastikbeutel oder Schlauchfolien
- Nummerieren Sie die Verpackungseinheiten mit Folienstift und listen ihren Inhalt auf
- Legen Sie Pakete waagerecht in Transportbehälter
- Organisieren Sie den Transport zum und die Einlagerung bei Dienstleistern
- Beschaffen Sie Kostenanschläge für die Gefriertrocknung (Preis wird nach Gewicht des Papiers berechnet)

Schimmelbefall

Die Entstehung von Schimmelpilzen 
Schimmelpilze sind für organisches Material, wie Papier, aber auch für Menschen gefährlich. Die gegenüber Umwelteinflüssen äußerst resistenten Sporen verbreiten sich rasch durch die Luft. Daher ist Vorsicht geboten bei Klima- und Belüftungsanlagen. Die Gefahr der Schimmelpilzbildung besteht insbesondere bei durchnässtem Schriftgut (auch bei zurückliegenden, ausgetrockneten Nässeschäden)
zu feuchter und gleichzeitig zu warmer Lagerung von Schriftgut.
Dementsprechend sollten papierne Unterlagen bei einer Raumtemperatur von 15° bis 18° C und geringer Luftfeuchtigkeit von 50 % +/- 5 % in gut zu lüftenden und sauberen Räumen ohne Sonneneinstrahlung gelagert werden. Weitere Hinweise zur Aufbewahrung finden Sie in den Empfehlungen zur Aufbewahrung von Registraturgut.
Maßnahmen bei Schimmelbefall
Jeder Kontakt mit schimmelpilzbefallenen oder durch eine Havarie in Mitleidenschaft gezogene Unterlagen sollte in Schutzkleidung erfolgen. Schimmelpilzbefallene Unterlagen sind für jegliche Benutzung zu sperren und in besonderen (Quarantäne-)Räumen zu lagern. Die weitere Behandlung sollte durch Fachleute erfolgen. Als Behandlungsmaßnahmen gibt es die Dekontamination und die Sterilisation.
Dekontamination
Dekontamination ist die "Zurückführung biologischer Arbeitsstoffe auf die gesundheitlich unbedenkliche Grundbelastung". Die wichtigste, notwendige und meist auch ausreichende Dekontaminationsmaßnahme ist die grundlegende Trockenreinigung der Unterlagen durch Absaugen, Abkehren, Abpinseln unter Beachtung der Sicherheitsvorschriften.
Sterilisation (Abtötung von Schimmelpilzen)
Zur Abtötung der Schimmelpilze und -sporen gibt es grundsätzlich zwei Methoden im Massenverfahren. Beide Methoden sind jedoch nicht ohne Nachteile. Sie haben keinerlei Einfluss auf die allergene und toxische Wirkung der Mikroorganismen und ihrer Abbauprodukte und sie sind als einzelne Maßnahme sinnlos.
Bestrahlung mit Gammastrahlen
Durch Bestrahlung wird der Schimmel vollständig abgetötet. Voraussetzung für die Bestrahlung ist jedoch, dass das Schriftgut keine Feuchtigkeit mehr aufweist, weil sonst die Abtötung des Schimmels nicht gewährleistet ist. Risiken für den Menschen beim Umgang mit bestrahltem Schriftgut sind nicht nachweisbar. Allerdings können die abgetöteten, noch auf den Akten befindlichen Sporen Allergien verursachen. Aus diesem Grund empfiehlt sich eine Reinigung des behandelten Schriftgutes.
Begasen mit Ethylenoxid
Der Wirkungsgrad der Begasung ist nachweislich begrenzt und das Ethylenoxid durch nachträgliche Ausdünstung und Bildung von Rückständen gesundheitlich für den Menschen bedenklich (krebserregend). Zudem können Beschreibstoffe und Schriftträger geschädigt werden. Akten, die der Begasung unterzogen wurden, müssen etwa sechs Monate ausdünsten.

Private Dienstleister

In den letzten Jahren haben sich verschiedene Unternehmen etabliert, die Dienstleistungen rund um die Schimmelbekämpfung und Papiertrocknung anbieten. Die Kostenkalkulation der Firmen erfolgt auf der Basis des angelieferten Papiergewichtes. Berücksichtigten Sie bei Ihrer Finanzierung auch den Transport, die Verpackung sowie die Nachbearbeitung und Reinigung des Schriftgutes. Eine Auswahl von Firmen zeigt Ihnen die nachfolgende Liste. Das Staatsarchiv weist darauf hin, dass die Zusammenstellung keinen wertenden Charakter hat und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt.

Schempp Bestandserhaltung GmbH
Dienstleistungen für die Erhaltung von Archiv- und Bibliotheksgut
Max-Planck-Straße 12
70806 Kornwestheim
www.bestandserhaltung.de

ZFB Zentrum für Bucherhaltung GmbH
Amazonstraße 4
04347 Leipzig
24 h Notruf: 0341/25989-25
www.zfb.com
  
Schimmelbefall Gamma-Service Produktbestrahlung GmbH
Juri-Gagarin-Straße 15
01454 Radeberg
www.gamma-service.de

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