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Beratung bei der Aktenführung

In einem demokratischen Rechtsstaat sind Behörden und Staatsarchiv der Sicherung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns verpflichtet. Der Stand einer Angelegenheit muss jederzeit aus den Akten ersichtlich sein. Um dies jedoch gewährleisten zu können bedarf es auch nach Einführung IT-gestützter Systeme des Wissens um eine ordnungsgemäße Aktenführung. Diese Voraussetzung für ein transparentes und effizientes Verwaltungshandeln wird in dem Konzept des Records Management konzentriert.
Das Staatsarchiv nimmt seinen gesetzlichen Auftrag (§ 1 Abs. 4 Hamburgisches Archivgesetz) wahr, alle Verfassungsorgane, Gerichte, Behörden und sonstigen Stellen der Freien und Hansestadt Hamburg bei „der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen zu beraten“. Das Records Management geht jedoch über den herkömmlichen Begriff der Schriftgutverwaltung hinaus (siehe Handreichung des Staatsarchivs der Freien und Hansestadt Hamburg für die Führungskräfte in der Verwaltung).
Der Begriff „Records“ (deutsch: Aufzeichnungen) ermöglicht Offenheit für alle Träger, Formate und Techniken. So geraten neben dem herkömmlich Geschriebenen auch Formate wie z.B. Excel-Tabellen, Videokonferenzen und Pläne stärker in das Blickfeld.
Das Staatsarchiv übernimmt dabei eine stützende Rolle und berät vor allem bei der Einführung elektronischer Systeme in der Verwaltung und bei grundsätzlichen Fragen des Records Managements. Hierbei bietet es Ihnen an:

In-house-Vorträge
Das Staatsarchiv bietet Beratungsgespräche für Führungskräfte aus der öffentlichen Verwaltung vor Ort an. Bei Interesse an unseren In-house-Vorträgen wenden Sie sich gerne an die unten genannten Kontakte.

Qualifizierung
Zudem bietet das Staatsarchiv gemeinsam mit dem ZAF jährlich eine Qualifikation für die Tätigkeit in Registraturen und verwandten Bereichen an. Diese hat die Vermittlung des Records Management als Fachdisziplin zum Schwerpunkt. Sie verfolgt das langfristige Ziel einer umfassenden Verbesserung der Aktenführung in der hamburgischen Verwaltung. Die Teilnehmenden werden in die Lage versetzt, die Grundlagen des Records Managements nicht allein anzuwenden, sondern diese auch in ihrer Organisation adressaten- und situationsgerecht zu vermitteln, Sachbearbeitende bei der Umsetzung in die Praxis zu beraten und als Multiplikatorinnen und Multiplikatoren zu fungieren.
Weitere Informationen zu unserer Qualifizierung erhalten Mitarbeitende der öffentlichen Verwaltung auf der Seite des Zentrums für Aus- und Fortbildung. Interessenten außerhalb der Verwaltung können sich über die unten genannten Kontakte informieren.

Beratungsgespräche
Bei der Lösung Ihrer speziellen Fragen zum Thema Records Management steht Ihnen das Staatsarchiv nach Terminabsprache für eine individuelle Beratung (telefonisch oder auch vor Ort) zur Verfügung.

Arbeitskreis Records Management
Am Arbeitskreis Records Management nehmen die Registratur-Leitungen aus der Hamburgischen Verwaltung teil. Er tagt anlassbezogen und behandelt aktuelle Themen des Records Management.

Aktenordnungen

Im Juli 2019 hat das Staatsrätekollegium die gemeinsam durch Finanzbehörde, Senatskanzlei und Staatsarchiv erarbeitete Neufassung der Musteraktenordnung beschlossen. Die Umsetzung dieser Musteraktenordnung ist für die Stellen der Freien und Hansestadt Hamburg verbindlich. Den Text der Musteraktenordnung finden Sie hier:
• Musteraktenordnung
• Aktenordnung für die Bezirksämter
• Anlage zur Aktenordnung für die Bezirksämter

Informationsmaterial
Alle aktuellen Standards zum Records Management liefert Ihnen das Handbuch "Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records Management: Ein Handbuch für die hamburgische Verwaltung". Eine Zusammenfassung erhalten Sie mit der „Handreichung für Führungskräfte“. Auch für Ausbildung und Studium sowie einen erfolgreichen Start in die Praxis finden Sie adressatengerechte Hilfsmittel in unserem Angebot. Alle Materialien stehen Ihnen unten auf dieser Seite zum Download zur Verfügung und dürfen nach den üblichen Zitierregeln gern weiterverwendet werden.

Bei Fragen und Anregungen wenden Sie sich bitte an:

Telefon: 040 115

E-Mail: recordsmanagement@staatsarchiv.hamburg.de

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