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Anbietung und Ablieferung Anbietung und Ablieferung von Dienstsiegeln an das Staatsarchiv Hamburg

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Anbietung und Ablieferung von Dienstsiegeln an das Staatsarchiv Hamburg

Was ist bei der Ablieferung von nicht mehr benötigten Dienstsiegeln zu beachten?

§ 4 Abs. 4 der Vorschriften der Dienstsiegelführung vom 30.11.1965 bestimmt, wie mit Dienstsiegeln zu verfahren ist, die unbrauchbar oder ungültig geworden sind:

„Unbrauchbar oder ungültig gewordene Farbdruckstempel aus Gummi sind von dem siegelführenden Verwaltungszweig zu vernichten. Hierüber ist eine von zwei Bediensteten unterzeichnete Erklärung aufzunehmen. Eine Durchschrift ist dem Staatsarchiv zusammen mit zwei Abdrücken des vernichteten Siegelstempels zu übersenden.
Andere nicht mehr zu verwendende Dienstsiegel [*] sind an das Staatsarchiv abzuliefern.“

[*] hiermit sind alle Siegel gemeint, bei denen es sich nicht um Farbdruckstempel aus Gummi handelt. Hierzu zählen u.a. Metallsiegel, Plombierzangen und historische Petschaften.

Wie sieht diese Verwaltungsanweisung in der Praxis aus?

Erster und Zweiter, letztmaliger Abdruck des zur Vernichtung vorgesehenen Dienstsiegels

Beide Papierexemplare mit dem letztmaligen Abdruck sind auf dem Postwege zu senden an:

Staatsarchiv Hamburg
Abteilung ST2 - Referat 23
Kattunbleiche 19
22041 Hamburg

Eine routinemäßige Empfangsbestätigung der Siegelabdrücke erfolgt von Seiten des Staatsarchivs nicht (es sei denn, eine derartige Bestätigung wird aus Nachweisgründen von der abliefernden Dienststelle ausdrücklich verlangt, dann ist dieser Wunsch dem Staatsarchiv unbedingt bei der Zusendung mitzuteilen).

Die Vernichtungserklärung ist in der Regel von den zur Siegelführung berechtigten Mitarbeitern der jeweiligen Dienststelle zu unterzeichnen. Es kann bei dieser Niederschrift auch gerne der Kopfbogen der betreffenden Dienststelle verwendet werden. Auf keinen Fall sollten jedoch in diesen Fällen die Dienstsiegel selbst (d.h. in dreidimensionaler, physischer Form - auch nicht abgelöste Gummierungen!) an das Staatsarchiv gesendet werden.

Aus Gründen der Übersichtlichkeit sollte in jedem Fall für jedes Siegel eine separate Seite angelegt werden.

ACHTUNG: Um eine möglichst langfristige Haltbarkeit für die Archivierung zu gewährleisten, sollten für die letztmaligen Siegel-Abdrücke ausschließlich Papierbögen verwendet werden, welche der DIN EN ISO 970 6:2010 entsprechen (viele Öko-Papiere erfüllen diese Norm leider nicht).

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