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Die Inspektion erfolgt nach einem geregelten Ablauf. Die Schulinspektion startet mit einem Ankündigungstelefonat und einem Planungsgespräch mit der Schule/dem ReBBZ. Vor dem Besuch wertet das Inspektionsteam die eingereichten schulischen Dokumente aus, und es wird eine Online-Befragung durchgeführt. Während des Besuchs werden Mitglieder der Schulgemeinschaft interviewt sowie Lehr- und Lernsituationen und außerunterrichtliche Angebote beobachtet. Im Anschluss wertet das Inspektionsteam die vorliegenden Informationen und Daten aus. Der Inspektionsprozess endet mit der Rückmeldung der Inspektionsergebnisse.
Zehn Wochen vor dem Besuch durch die Schulinspektion wird die Leitung der Schule/des ReBBZ über die anstehende Inspektion informiert. In einem Vorgespräch bespricht die Schulinspektion mit der Schule/dem ReBBZ und ggf. mit dem Kooperationspartner die Details des Inspektionsprozesses, z.B. die Durchführung der Online-Befragung, die Beobachtung der Lehr- und Lernsituationen oder die Einblicke in den ganztägigen Schultag. Darüber hinaus werden die Termine für die Interviews mit den Schulbeteiligten sowie der Zeitpunkt der Ergebnisrückmeldung vereinbart.
Vor dem Besuch werden wichtige Dokumente der Schule/des ReBBZ aus unterschiedlichen Quellen zusammengetragen. In einem Entwicklungsbericht hat die Schule/das ReBBZ im Vorfeld alle bedeutsamen Entwicklungsvorhaben der vergangenen Jahre zusammengefasst.
Vier Wochen vor dem Besuch werden die Schüler*innen, die Erziehungsberechtigten, das pädagogische Personal, Honorarkräfte sowie die Ausbildungsbetriebe (bei berufsbildenden Schulen) zu ihrer Sicht auf die Schule mittels einer Online-Befragung befragt.
Das Inspektionsteam sichtet zwei Wochen vor dem Besuch die eingereichten Dokumente und die Ergebnisse der Online-Befragung. Damit verschafft es sich einen Eindruck von den Schwerpunktsetzungen der Schule/des ReBBZ. Auf dieser Grundlage sammelt es während des Besuchs weitere Informationen.
Während der Besuchstage führt das Inspektionsteam Interviews mit den verschiedenen Schulbeteiligten sowie Beobachtungen von Lehr- und Lernsituationen und Beobachtungen im ganztägigen Schultag durch. Das Team besteht aus vier bis fünf Personen. Beteiligt sind zwei hauptberufliche Inspektor*innen sowie ein*e Schulformexpert*in. Die Schulformexpert*innen sind meist Leitungsmitglieder aus einer anderen Schule/einem anderen ReBBZ. An weiterführenden Schulen ist zusätzlich eine Lehrkraft an der Beobachtung der Lehr- und Lernsituationen beteiligt. Die Beobachtungen des ganztägigen Schultags an allgemeinbildenden Schulen werden durch eine*n Ganztagsbeobachter*in unterstützt. An berufsbildenden Schulen erweitert ein*e Ausbildungsvertreter*in das Team.
Nach dem Besuch wertet das Inspektionsteam die Daten und Informationen nach dem Prinzip der Triangulation aus. Dabei werden die Informationen und Perspektiven, die mit den unterschiedlichen Erhebungsmethoden erfasst wurden, zusammengespielt. Auf diese Weise erhält das Team eine breit abgestützte Einschätzung der schulischen Situation, die im Abgleich mit der Bewertungsgrundlage im Qualitätsurteil mündet. Im Fokus der Bewertung stehen die Zielgerichtetheit der Prozesse sowie die Ergebnisse der schulischen Arbeit.
In der Woche nach dem Besuch erhält die Schul- bzw. ReBBZ-Leitung den Inspektionsbericht. Der Bericht umfasst die Einschätzung der Qualität in dreizehn Bewertungsbereichen (zwölf bei berufsbildenden Schulen) sowie die Ergebnisse der Online-Befragung, der Beobachtung der Lehr- und Lernsituationen und bei allgemeinbildenden Schulen zudem der Einblicke in den ganztägigen Schultag. Darüber hinaus wird die Schul- bzw. ReBBZ-Leitung zu einem Rückmeldegespräch ins IfBQ eingeladen. Das Gespräch ist ein gemeinsamer Austausch über die Sicht auf die Schule/das ReBBZ und dient der Vermittlung der Inspektionsergebnisse. Das Inspektionsteam möchte mit der Rückmeldung Ansatzpunkte für die weitere Entwicklung der Schule/des ReBBZ liefern.
In der Woche nach dem Besuch präsentiert die Schulinspektion den Mitgliedern der Schulgemeinschaft die zentralen Ergebnisse der Inspektion. Zuvor treffen sich die Schul- bzw. ReBBZ-Leitung, die zuständige Schulaufsicht und die Leitung des Inspektionsteams zum Trilog, um sich gemeinsam über die Inspektionsergebnisse und die schulische Situation auszutauschen.