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BQ-F Forschungskooperation und Datengewinnungsstrategie Genehmigungsverfahren wissenschaftlicher Untersuchungen

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Wissenschaftliche Untersuchungen an Hamburger allgemeinbildenden und berufsbildenden Schulen, die einen Bezug zum Bildungs- und Erziehungsauftrag der Schule haben, können von Hochschulen und wissenschaftlichen Forschungsinstituten beziehungsweise deren Mitarbeitenden durchgeführt werden.

Genehmigungsverfahren wissenschaftlicher Untersuchungen

Vor Durchführung der Studie an Schulen müssen berechtigte Personen einen Genehmigungsantrag einreichen. Antragsberechtigt sind Personen mit wissenschaftlicher Expertise, die mindestens über einen Bachelorabschluss oder einen vergleichbaren Hochschulabschluss verfügen. Ein vollständiger Antrag sollte mindestens drei Monate vor dem geplanten Untersuchungsbeginn vorliegen. Die Details des Antragsverfahrens regelt eine Richtlinie, die im Mitteilungsblatt der Behörde für Schule und Berufsbildung vom 18.12.2020 veröffentlicht worden ist.

Ein vollständiger Antrag besteht aus:

  1. Antragsformular
  2. Exposé,
  3. Muster der Instrumente,
  4. Muster der Einverständniserklärungen
  5. Muster der Anschreiben (Informationsschreiben).

Der Antrag ist in dieser Struktur im PDF-Format per E-Mail einzureichen: antrag@ifbq.hamburg.de.

Erklärvideo zum Genehmigungsverfahren

Auf dem Bild ist folgende Frage zu lesen: Wie stelle ich einen Antrag auf Genehmigung einer wissenschaftlichen Untersuchung an Schulen in Hamburg richtig? Das Video öffnet sich nach einem Klick auf das Bild in neuem Tab. Bitte anschließend auf “Anmelden als Gast“ klicken.

Über das Genehmigungsverfahren

Die nachfolgende Übersicht gibt Antragsstellenden eine Orientierung über die einzelnen Bestandteile der Antragsunterlagen und Hinweise zum Genehmigungsverfahren.

Antragsformular

Das Antragsformular dient dazu einen schnellen Überblick über die Rahmenbedingungen Ihrer Studie zu erhalten. Geben Sie bitte kurze Antworten in Form von Stichworten oder kurzen Sätzen. Alle detaillierten Angaben und Ausführungen, die sich nicht in Stichpunkten abbilden lassen, sind im Exposé ausführlicher darzustellen.

Exposé

Das Exposé umfasst alle Informationen, die nicht aus den anderen Unterlagen hervorgehen. Dazu zählen unter anderem:

  • Beschreibung des Gegenstands und des Ziels der wissenschaftlichen Untersuchung
  • Kurzdarstellung des aktuellen Forschungsstand (mit Quellenverzeichnis)
  • Beschreibung der Art und Weise der Durchführung der Untersuchung (Forschungsmethode und Ablauf der Untersuchung)
  • Beschreibung des zeitlichen Umfangs der Untersuchung und Angaben zur Inanspruchnahme von Unterrichtszeit
  • Beschreibung der Art und Weise der Datenauswertung
  • Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit

Sie können sich, bei der Erstellung und Gliederung Ihres Exposés, an dieser Auflistung orientieren. Ziel des Exposés ist es, die geplante Untersuchung so darzustellen, dass sie auch für einen Personenkreis außerhalb der Wissenschaft verständlich wird. Der Umfang der Darstellungen sollte so gewählt sein, dass alle erforderlichen Informationen daraus hervorgehen. Legen Sie bitte besonderen Wert darauf, dass der Datenverarbeitungsprozess von der Erhebung bis zur Vernichtung/ Löschung der Daten transparent wird. Die Darstellung muss eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO beinhalten. Insbesondere müssen Sie bei Onlineerhebungen zwingend den Serverstandort Ihrer Anwendungen angeben.

Muster der Instrumente

Muster der Instrumente sind in druckbarer Fassung vorzulegen. Haben Sie zum Beispiel einen Onlinefragebogen erstellt, schicken Sie uns einen Export (beispielsweise als PDF) oder Screenshots des Webformulars und den Fragenkatalog. Verdeutlichen Sie, wie und mit welchen Hilfsmitteln Sie Daten erheben wollen. Die Pflicht zur Vorlage der Instrumente schließt alle Instrumente ein – beispielsweise auch Teilnahmelisten oder Dokumentationsbögen von Unterrichtsbeobachtungen.

Muster der Einverständniserklärung

Eine vollständige Einverständniserklärung besteht aus

  • einem Informationsteil, in dem die Studie beschrieben und das Anliegen (Bitte um Einwilligung) vorgetragen wird,
  • den Hinweisen zum Datenschutz, in dem den Betroffenen erläutert wird, welche Arten von Daten erhoben und wie diese Daten verwendet werden sollen und welche Rechte die Betroffenen in diesem Kontext haben
  • sowie der Einverständniserklärung selbst, die von den Betroffenen zu unterschreiben ist.

Der Verbund Forschungsdaten Bildung hat Muster für Einverständniserklärungen erstellt, die regelhaft Zustimmung des behördlichen Datenschutzbeauftragten finden: https://www.forschungsdaten-bildung.de/einwilligung?la=de.

Insofern in die Studie Schülerinnen und Schülern unter 14 Jahren einbezogen werden sollen, ist eine Einverständniserklärung eines Erziehungsberechtigten erforderlich.

Muster der Anschreiben (Informationsschreiben)

Einem Antrag sind folgende Anschreiben beizufügen:

  • Informationsschreiben an die Schulleitungen, an deren Schulen die Untersuchung durchgeführt werden soll
  • Informationsschreiben an die Lehrkräfte (insofern sie an der Untersuchung beteiligt werden sollen oder die Untersuchung während ihrer Unterrichtszeit durchgeführt werden soll)
  • Informationsschreiben an die Erziehungsberechtigten (insofern sie selbst oder minderjährige Schülerinnen und Schüler an der Untersuchung beteiligt werden sollen)
  • Informationsschreiben an die Schülerschaft (insofern sie an der Untersuchung beteiligt werden sollen)
  • Informationsschreiben an weitere Personen (beispielsweise nicht-pädagogisches Personal, pädagogisch-therapeutisches Fachpersonal; insofern sie an der Untersuchung beteiligt werden sollen)

In den verschiedenen Anschreiben muss – für die einzelnen Zielgruppen in verständlicher Art und Weise – beschrieben werden, was mit welchen Instrumenten erhoben werden soll und jeweils zwingend darauf hingewiesen werden, dass die Teilnahme an der Untersuchung freiwillig erfolgt und eine Nicht-Teilnahme nicht mit Nachteilen verbunden ist.

Der Informationsteil in der Einverständniserklärung ersetzt die Informationsschreiben nicht.

Lehramtstudierende

Untersuchungen, die im Rahmen der Lehramtsausbildung durchgeführt werden sollen, sind im Allgemeinen vom Genehmigungsverfahren befreit, wenn die Untersuchung an maximal zwei Schulen durchgeführt wird. In solchen Fällen entscheidet die Schulleitung unter der Beachtung der Vorgaben zum Datenschutz über die Zulassung der Untersuchung. Sollen mehr als zwei Schulen in die Untersuchung einbezogen werden, muss ein Genehmigungsverfahren vorher durchlaufen werden.

Incentivierung bei wissenschaftlichen Untersuchungen an Schulen

Die Vergabe von Gratifikationen (insbesondere Geld oder Sachleistungen) im Zuge von wissenschaftlichen Untersuchungen an Schulen ist unzulässig. Auf diese Weise soll unter anderem sichergestellt werden, dass die Teilnahmebereitschaft und freie Meinungsbildung der Betroffenen nicht durch die Aussicht auf eine Gratifikation beeinflusst wird und damit perspektivisch ressourcenstarke Studien eine höhere Chance auf erfolgreiche Durchführung haben. Insbesondere sind darüber hinaus die „Richtlinie zu Werbung, Sponsoring und sonstigen wirtschaftlichen Aktivitäten in staatlichen Schulen“ vom 11. November 1998 (MBlSchul 1998 S. 125) sowie die Regelung über „Ausnahmen vom Verbot der Annahme von Belohnungen und Geschenken bei der Behörde für Schule und Berufsbildung“ vom 23. Oktober 2020 (MBlSchul 2020 S. 68), deren Anwendungsbereiche von dieser Vorschrift unberührt bleiben, in jeweils aktueller Fassung zu beachten.


Als entscheidende Elemente des Genehmigungsverfahrens werden schulaufsichtliche und fachliche Stellungnahmen eingeholt und die geplanten Erhebungen unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten geprüft. Die Stabsstelle am IfBQ koordiniert das Verfahren und entscheidet unter Rückbezug auf diese Stellungnahmen über die Genehmigung Ihres Antrags.

Wann ist mit einem Ergebnis zu rechnen?

In der Regel erhalten Antragstellende nach Vorlage eines vollständigen Antrags innerhalb von drei Monaten Rückmeldung über das Ergebnis ihres Genehmigungsverfahrens. Ist ihr Antrag nicht vollständig verlängert sich die Bearbeitungszeit.

Bitte beachten Sie, dass unterschiedliche Stellen im Zuge des Genehmigungsverfahrens beteiligt werden. Die jeweils erforderlichen Stellungnahmen können erst angefordert werden, wenn Ihr Antrag vollständig ist und alle Rückfragen im Vorfeld geklärt wurden.

Sobald die erforderlichen Stellungnahmen vorliegen, erhalten Sie eine Mitteilung über das Ergebnis der Begutachtung Ihres Antrags.

Erreichbarkeit vor der Antragsstellung

Brauchen Sie Hilfe oder möchten Sie Rückfragen klären, bevor Sie Ihren Antrag einreichen? Wir bieten Ihnen an sich mit uns, nach einer Terminvereinbarung, abzustimmen. Gerne beraten wir Sie telefonisch oder in einer Videosprechstunde, dienstags zwischen 14:00 und 15:00 Uhr. Schreiben Sie hierfür eine kurze E-Mail mit dem Betreff „Terminvereinbarung wissenschaftliche Studie“ an antrag@ifbq.hamburg.de. Sie erhalten daraufhin eine Einladung zu unserer wöchentlichen online-Sprechstunde.

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