Datenschutz Hinweise für Nachbarschaftsinitiativen zum korrekten Umgang mit Daten

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Die folgenden datenschutzrechtlichen Hinweise dienen nur zur ersten Orientierung und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Corona: Datenschutz-Hinweise für Nachbarschaftsinitiativen

Eine eingehende datenschutzrechtliche Beratung, z.B. durch die zuständige Aufsichtsbehörde (in Hamburg: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit - HmbBfDI) können diese Hinweise nicht ersetzen. Bitte beachten Sie auch die Informationen des HmbBfDI  zum Datenschutz in Vereinen.

Wenn sich Hilfesuchende auf Ihren Plattformen melden, um Hilfen wie Einkaufsdienste oder andere nachbarschaftliche Hilfen in Anspruch zu nehmen, ist keine gesonderte Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten (Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen) notwendig. Die aktive Kontaktaufnahme mit Ihnen kommt einem vertragsähnlichen Verhältnis gleich und enthält damit die erforderliche Einwilligung bereits.

Ein paar grundsätzliche Regeln zum Datenschutz sollten Sie aber trotzdem beachten. In dem Moment, in dem Sie Daten von Personen aufnehmen, verarbeiten Sie personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Sowohl für Personen die um Hilfe oder Unterstützung bitten, als auch für Freiwillige, die Hilfe und Unterstützung anbieten gilt: 

Nehmen Sie nur die personenbezogenen Daten auf, die Sie unbedingt benötigen. Kontaktformulare sollten möglichst verschlüsselt übermittelt werden. Ist das nicht möglich, bieten Sie bitte alternative Wege (z.B. Telefon) an. Treffen Sie technische und organisatorische Maßnahmen, um den Zugang Unbefugter zu den Daten und den Missbrauch der Daten zu verhindern.

Teilen Sie Hilfesuchenden und Freiwilligen eine Kontaktmöglichkeit zu Ihrer Initiative/Organisation mit: Ansprechpartner, Telefon / E-Mail [Funktionspostfach].

Klären Sie Hilfesuchende und Freiwillige mindestens darüber auf, dass

  • die erhobenen Daten von Ihnen ausschließlich zum Zwecke der Organisation der Hilfeleistung gespeichert und verarbeitet werden,
  • die Daten von Ihnen keinesfalls, außer mit ausdrücklicher Zustimmung, an Dritte weitergeben werden,
  • telefonische Beratungsgespräche vertraulich stattfinden und ohne ausdrückliche Zustimmung nicht aufgezeichnet werden.
  • Hilfesuchende und Freiwillige jederzeit das Recht haben, ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, ihre Daten bei Ihnen vollständig löschen oder die Verarbeitung einschränken zu lassen,
  • Hilfesuchende und Freiwillige jederzeit das Recht haben zu erfahren, welche ihrer Daten bei Ihnen gespeichert sind,
  • Hilfesuchende und Freiwillige jederzeit das Recht haben, ihre bei Ihnen gespeicherten Daten berichtigen zu lassen,
  • alle erhobenen Daten spätestens dann gelöscht werden, wenn die Vermittlungstätigkeit von Ihnen eingestellt wird,
  • Hilfesuchende und Freiwillige das Recht haben, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt.

Diese Informationen (s. Art. 13 DS-GVO) können Sie mit einer einheitlichen, kurzen Formulierung auf Ihren Portalen festhalten und im Kontakt mit Hilfesuchenden und Freiwilligen darauf hinweisen.

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