Service Exportzertifikate für Hamburger Firmen

Für den Export von Lebensmitteln, Kosmetikartikeln und Lebensmittelbedarfsgegenständen werden in einigen Drittländern spezielle Zertifikate benötigt. Diese Dokumente sollen entweder die gesundheitliche Unbedenklichkeit (health certificate) oder die freie, uneingeschränkte Verkehrsfähigkeit (free sale certificate) in Deutschland und damit auch in der Europäischen Union bestätigen. Die Anforderungen der Länder sind uneinheitlich, so dass gelegentlich auch spezielle Zertifikate angefordert werden. Diese können beispielsweise die Abwesenheit von schädlicher Radioaktivität (non radiation certificate) oder die Abwesenheit von gentechnisch veränderten Organismen (non GMO certificate) bestätigen.

Exportzertifikate Hamburg

Ausschließlich Firmen mit gewerberechtlichem Sitz in Hamburg können bei uns Zertifikate beantragen. Firmen mit Sitz außerhalb Hamburgs wenden sich bitte an die Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsämter ihrer Sitzgemeinde.

Das Institut für Hygiene und Umwelt stellt nur produktbezogene Zertifikate aus für:

  • Nichttierische Lebensmittel
  • Kosmetische Mittel
  • Tabakerzeugnisse
  • Lebensmittelbedarfsgegenstände 

Für diese Produktgruppen bestätigen wir auch die Gutachten von in Hamburg anerkannten Gegenprobensachverständigen nach §43 des Lebensmittel- und Futtermittelgesetzbuches (LFGB).

Überbeglaubigungen (Apostillen) stellt in Hamburg die Behörde für Inneres aus.

Exportzertifikate

Beantragung von Exportzertifikaten beim Institut für Hygiene und Umwelt

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Allgemeines

  • Alle Zertifikate können nur in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt werden. Standard ist ein Zertifikat in englischer Sprache.
  • Wir stellen nur produktbezogene Bescheinigungen aus. Aussagen über den Herstellungsbetrieb, den Lieferanten oder ähnliches sind nur in Verbindung mit dem Produkt möglich.
  • Produkte verschiedener Kategorien (Lebensmittel, Kosmetika, Bedarfsgegenstände und Tabakerzeugnisse) können nicht in einem Zertifikat zusammengefasst werden.
  • Wir können keine Übereinstimmung mit dem Recht eines Drittlandes bescheinigen.
  • Kennzeichnung und Werbeaussagen werden im Rahmen der Zertifikatserstellung nicht geprüft.
  • Wir nehmen keine eigenen Analysen an den zu zertifizierenden Produkten vor.
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Wenn Sie zum ersten Mal ein Zertifikat bei uns beantragen

Wir benötigen einen Beleg dafür, dass Sie Lebensmittelunternehmer sind und Ihren gewerberechtlichen Sitz in Hamburg haben. Dafür reichen Sie bitte folgende Unterlagen bei uns ein:

  • Registrierung als Lebensmittelunternehmer gemäß Artikel 6 der Verordnung (EG) 852/2004, ausgestellt von einem Hamburger Fachamt für Verbraucherschutz
  • Kopie der gewerberechtlichen Anmeldung beim Amtsgericht Hamburg (Handelsregistereintrag)
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Kosten

Die Ausstellung von Zertifikaten ist gebührenpflichtig. Die Höhe der Gebühr ist abhängig von der Art und dem Umfang des Zertifikats, vom Zeitaufwand für die Bearbeitung und von der Anzahl der benötigten Exemplare.

Der Grundpreis beinhaltete ein Produkt und eine Aussage darüber. Jede weitere Aussage, die von uns bescheinigt werden soll, und jedes weitere aufgeführte Produkt erhöhen die Gebühr.

Hinzu kommt der Bearbeitungsaufwand für die eventuelle Nachforderung fehlender Unterlagen, die Klärung inhaltlicher Fragen, die fachliche Prüfung der eingereichten Dokumente oder bei Korrekturwünschen.

Alle Bearbeitungskosten werden nach Zeit abgerechnet, so dass wir Ihnen hier vorab keine Preise nennen können. Eine erste Orientierung bietet aber die Gebührenordnung der Freien und Hansestadt Hamburg (Teil III, Ziffern 4.1 bis 4.3). 

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Bearbeitungszeit

Die Dauer der Zertifikatserstellung hängt neben dem Umfang der Anträge im Wesentlichen von der Qualität der eingereichten Unterlagen ab. Sobald alle Unerlagen vollständig vorliegen, streben wir eine Bearbeitungszeit von sieben Werktagen an. In Spitzenzeiten kann die Bearbeitung aber deutlich länger dauern. Wir bitten Sie daher, die Beantragung von Zertifikaten rechtzeitig zu planen und Ihre Unterlagen gut vorzubereiten. Wir bieten keinen Express-Service an.

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Benötigte Angaben und Unterlagen

  • Wir benötigen von Ihnen einen formlosen Antrag auf Ausstellung einer Exportbescheinigung. In diesem müssen Auftraggeber, Empfänger und der gewünschte Inhalt des Zertifikats angegeben sein.
  • Das Zertifikat kann entweder rechnungsbegleitend oder zur Registrierung im Drittland beantragt werden. Für rechnungsbegleitende Zertifikate benötigen wir eine Kopie der Handelsrechnung.
  • Jede im Zertifikat aufgeführte Aussage muss belegt werden. Als Belege können Analyseberichte, Produktspezifikationen oder andere Unterlagen eingereicht werden, die bereits von unabhängigen Stellen für die Ware ausgestellt wurde.

Bitte achten Sie darauf, dass die eingereichten Unterlagen übersichtlich, nachvollziehbar und lesbar sind!

Produktspezifikationen sollten nicht älter als 3 Jahre sein. Auch Analysendaten zu den Produkten sollten möglichst aktuell sein.  

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Wie geht das Antragsverfahren weiter?

Nach der Registrierung Ihrer eingereichten Unterlagen erhalten Sie von uns eine Auftragsbestätigung per E-Mail. Die darin genannte Bearbeitungsnummer geben Sie bitte bei all Ihren Schreiben an uns an - Sie erleichtern damit die Zuordnung Ihrer Anfrage, Ihrer Ergänzungen oder Nachlieferungen ganz erheblich.

Sollten Sie auf eventuelle Rückfragen unsererseits nicht innerhalb von zwei Wochen reagieren oder keine geeigneten Belege einreichen, behalten wir uns vor, den Antrag ohne Ausstellung des Zertifikats abzuschließen. Die bis dahin entstandenen Kosten werden Ihnen in Rechnung gestellt.

Die Rechnungstellung erfolgt monatlich, gegebenenfalls als Sammelrechnung.

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Wie bekommen Sie Ihr Zertifikat von uns?

Nach Ausstellung des Zertifikats erhalten Sie erneut eine E-Mail von uns mit dem Hinweis, dass das Dokument bereit liegt. Sie haben nun zwei Möglichkeiten:

  • Zertifikat direkt abholen
    Damit Ihre Unterlagen nur in die richtigen Hände gelangen, muss sich die Abholerin oder der Abholer legitimieren können. Sie oder er sollte deshalb die von uns mitgeteilte Bearbeitungsnummer bereithalten und sich auch als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der antragstellenden Firma ausweisen können. Wenn Sie eine Kurierfirma beauftragen, stellen Sie dieser bitte eine Vollmacht aus. Am Einfachsten ist es, wenn die abholende Person eine Kopie der E-Mail über die Fertigstellung der Dokumente vorlegen kann. 
    In der Regel liegt das Zertifikat ab 8 Uhr des Folgetages nach Erhalt unserer E-Mail bereit, und zwar an unserer Pforte in der Marckmannstraße 129a (Hamburg-Rothenburgsort). Nicht abgeholte Zertifikate werden von uns nach einer Woche per Post an die Adresse des Auftraggebers versendet.
  • Zustellung per Post
    Wünschen Sie eine Zustellung per Post, dann liefern Sie uns bitte zusammen mit dem Antrag und Ihren Unterlagen einen adressierten und frankierten Rückumschlag mit. Sie können uns auch eine abweichende Empfängeradresse mitteilen.
    Liegen uns keine Informationen zur Abholung oder Zieladresse vor, wird das Zertifikat direkt an die Anschrift des Auftraggebers versendet.
    Bitte beachten Sie, dass wir Zertifikate nur innerhalb Deutschlands versenden.
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Kontakt:

Tel.: 040 42845-7208 (Montag bis Donnerstag von 9 bis 12 Uhr)

E-Mail: Exportzertifikate@hu.hamburg.de

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Marckmannstraße 129a
20539 Hamburg
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