Fragen und Antworten Homeoffice in der Corona-Pandemie

1. Was ist Homeoffice überhaupt?
2. Gibt es ein Recht auf Homeoffice?
3. Können Arbeitgeber Beschäftigte zum Homeoffice zwingen?
4. Was ist hinsichtlich der Arbeitszeiten im Homeoffice zu beachten?
5. Wie muss der Arbeitsplatz im Homeoffice gestaltet sein?
6. Wie kann der Arbeitgeber die Arbeitsbedingungen und mögliche Gefährdungen im Homeoffice beurteilen?
7. Wie können psychische Belastungen am Arbeitsplatz erkannt und reduziert werden?
8. Gibt es etwas bei der arbeitsmedizinischen Vorsorge zu beachten?
9. Wer kann mir bei individuellen Fragestellungen weiterhelfen?
10. Von Kosten über Arbeitsschutz bis hin zum Datenschutz: Welche besonderen Pflichten habe ich als Arbeitgeber für meine Beschäftigten im Homeoffice?
11. Wie ist die Unfallversicherung im Homeoffice geregelt?
12. Kann ich meinen Homeoffice-Arbeitsplatz von der Steuer absetzen?
13. Was sollten Unternehmen vor Einführung neuer Arbeitsformen beachten?

1. Was ist Homeoffice überhaupt?

Wer von Zuhause aus arbeitet, arbeitet zwar im Homeoffice. Damit kann aber auch die Telearbeit gemeint sein. Obwohl die beiden Begriffe ähnliches beschreiben, gibt es Unterschiede.

Homeoffice ist eine Form des mobilen Arbeitens. Im Zuge der Corona-Pandemie wurde das Homeoffice in der SARS CoV-2 Arbeitsschutzregel erstmals geregelt. Die Beschäftigten erbringen ihre Arbeitsleistung von zu Hause aus - in Absprache mit dem Arbeitgeber, aber ohne eigens dafür eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz. Es gelten die Arbeitszeitbestimmungen des Arbeitsvertrages.

Homeoffice ist nicht in der Arbeitsstättenverordnung geregelt, weil es außerhalb von definierten und geregelten Arbeitsumgebungen stattfindet. Es gilt aber das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Der Arbeitgeber muss das Arbeiten im Homeoffice in der Gefährdungsbeurteilung berücksichtigen.

Telearbeit ist gesetzlich in der Arbeitsstättenverordnung definiert. Die Bedingungen müssen arbeitsvertraglich oder in einer Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten festgelegt werden. Der Arbeitgeber richtet im Privatbereich der Beschäftigten für einen festgelegten Zeitraum einen Bildschirmarbeitsplatz ein und muss die benötigen Arbeitsmittel und gegebenenfalls Mobiliar bereitstellen. Der Platz ist mit der Betriebsstätte des Arbeitgebers über Informations- und Kommunikationseinrichtungen verbunden.

Bei ständiger Telearbeit arbeiten die Beschäftigten vollständig zu Hause. Bei alternierender (sich abwechselnder) Telearbeit erfüllen die Beschäftigten ihre Aufgaben teilweise zu Hause, teilweise im Büro. Wann und wo gearbeitet wird, z.B. einen Tag im Büro und vier Tage zu Hause, vereinbaren Arbeitgeber und Beschäftigte miteinander.

    

2. Gibt es ein Recht auf Homeoffice?

In Deutschland gibt es bislang keine gesetzliche Grundlage für einen Anspruch auf Homeoffice. Beschäftigte sind auf den Kooperationswillen des Arbeitgebers angewiesen.

 Die Pflicht der Arbeitgeber nach  §28b Abs.7 Infektionsschutzgesetz Beschäftigten im Falle von Büroarbeit oder vergleichbaren Tätigkeiten Homeoffice anzubieten, wenn keine zwingenden betriebsbedingten Gründe entgegenstehen, ist zum 01.07.2021 entfallen.

Durch §3 SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung, sind Arbeitgeber jedoch nach wie vor verpflichtet alle geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, um betriebsbedingte Personenkontakte möglichst zu vermeiden sowie die gleichzeitige Nutzung von Räumen durch mehrere Personen ist auf das betriebsnotwendige Minimum zu reduzieren. Das Angebot von Homeoffice kann insofern ein effektives Mittel sein, um Kontakte zu reduzieren.

Daher halten viele Arbeitgeber zum Schutz der Beschäftigten an den bestehenden Absprachen zum Home Office fest. Die Fortführung der Absprachen ist aus Gründen des Infektionsschutzes nach wie vor anzuraten.

 

    

3. Können Arbeitgeber Beschäftigte zum Homeoffice zwingen?

Über den Arbeitsort bestimmt grundsätzlich der Arbeitgeber. Weil er jedoch nicht über die Wohnung der Beschäftigten verfügen kann, ist er aber nicht berechtigt, eine Tätigkeit im Homeoffice anzuordnen. Es gibt gute Gründe für die Beschäftigten, ein Angebot zum Homeoffice abzulehnen, z.B. wenn der Platz zu Hause nicht ausreichend ist, das Internet nicht stabil zur Verfügung steht oder keine Ruhe für ein konzentriertes Arbeiten herrscht.​​​​​​​

    

4. Was ist hinsichtlich der Arbeitszeiten im Homeoffice zu beachten?

Das Arbeitszeitgesetz und die tariflichen Regelungen zu Arbeitszeiten und Ruhezeiten gelten auch im Homeoffice. Der Arbeitgeber muss auf die Einhaltung der  Regelungen zu Ruhepausen und Ruhezeiten sowie Höchstarbeitszeiten durch die Beschäftigten achten. Ebenfalls gilt das Verbot, an Sonn- und Feiertagen zu arbeiten. Der Arbeitgeber muss darauf hinweisen, dass geltende Vereinbarungen auch außerhalb des Arbeitsplatzes gelten - in Form einer Unterweisung. Neben dem geltenden Arbeitszeitgesetz als gesetzliche Grundlage bietet eine Checkliste mit Fragen zur Erhebung der Arbeitszeit eine Hilfestellung.

    

5. Wie muss der Arbeitsplatz im Homeoffice gestaltet sein?

Je länger und je regelmäßiger im Homeoffice gearbeitet wird, desto wichtiger ist ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz. Insbesondere wenn überwiegend oder sogar täglich im Homeoffice gearbeitet werden soll, ist von der ausschließlichen Arbeit am Laptop abzuraten. Der Arbeitgeber muss dazu eine Gefährdungsbeurteilung durchführen. Daraus kann sich ergeben, dass außerdem einen zusätzlichen Bildschirm, eine externe Tastatur und eine Maus zu stellen ist. Der Arbeitgeber muss zudem die Beschäftigten zur richtigen Arbeit im Homeoffice unterweisen.

Die deutsche gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) gibt konkrete Empfehlungen für das gelegentliche Arbeiten von zu Hause. Danach sollten Geräte so stehen, dass sich Fenster oder Lichtquellen möglichst nicht darin spiegeln. Außerdem wird zu einem Abstand von 50 bis 70 Zentimetern zum Bildschirm geraten. Eine geänderte Sitzhaltung und Bewegungspausen helfen, Verspannungen zu verhindern.

    

6. Wie kann der Arbeitgeber die Arbeitsbedingungen und mögliche Gefährdungen im Homeoffice beurteilen?

Der Arbeitgeber hat nur begrenzte Rechte und Möglichkeiten, die Arbeitsumgebung im Privatbereich zu beeinflussen. Das im Homeoffice gelegentliche Arbeiten z.B. mit dem Laptop unterliegt nur in Teilen, anders als die Telearbeit, der Arbeitsstättenverordnung. Der Arbeitgeber muss aber trotzdem die Regeln des Arbeitsschutzgesetzes befolgen.

Vor der Einführung von Homeoffice muss der Arbeitgeber deshalb mit Hilfe der Gefährdungsbeurteilung ermitteln, welche möglichen Gefährdungen und belastenden Situationen sich aus dem Homeoffice ergeben können. Mobile Arbeitsumgebungen müssen vom Arbeitgeber hinterfragt und Beschäftigte entsprechend vorausschauend befragt und unterwiesen werden. Daraus können erforderliche Arbeitsschutzmaßnahmen abgeleitet werden.

    

7. Wie können psychische Belastungen am Arbeitsplatz erkannt und reduziert werden?

Die Corona-Pandemie hat nochmal mehr gezeigt, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit beim Homeoffice fließend sein können. Ständige Erreichbarkeit und die Nutzung des Smartphones für Arbeit und Freizeit führen häufig zu einer erhöhten Anforderung, die Unzufriedenheit schüren kann.

Erschöpfungszustände können entstehen, wenn Grenzen nicht klar definiert sind und Beruf und Familienleben miteinander kollidieren. Im Leitfaden der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin sind konkrete Beispiele aus Betriebsvereinbarungen und Leitfäden von Unternehmen zu finden, die sinnvolle Möglichkeiten zu Regelungen aufzeigen, siehe Kapitel 4 erweiterte Erreichbarkeit. Ebenso kann das Handlungskonzept zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen als Hilfestellung zur Erstellung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen herangezogen werden.

    

8. Gibt es etwas bei der arbeitsmedizinischen Vorsorge zu beachten?

Es gelten die gängigen Vorgaben für Gesundheitsschutz und arbeitsmedizinische Vorsorge für alle Beschäftigten gemäß Grundlage der arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV).

    

9. Wer kann mir bei individuellen Fragestellungen weiterhelfen?

Hauptansprechpartner in vielen Betrieben sind in erster Linie interne Fachkräfte für Arbeitssicherheit sowie Betriebsärzte. Für Arbeitgeber und Beschäftigte gibt es darüber hinaus die Möglichkeit, individuelle Fragestellungen mit Blick auf zu berücksichtigende Faktoren an die Perspektive Arbeit und Gesundheit zu richten.

    

10. Von Kosten über Arbeitsschutz bis hin zum Datenschutz: Welche besonderen Pflichten habe ich als Arbeitgeber für meine Beschäftigten im Homeoffice?

Kostentragung: Auch bei der Tätigkeit im Homeoffice muss der Arbeitgeber seinen Beschäftigten alle erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen. Soweit der Arbeitgeber den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Arbeitsmittel zur Nutzung überlässt (Handy, Laptop, aber auch Mobiliar und weiteres Büromaterial), trägt der Arbeitgeber sämtliche Kosten für Anschaffung, Wartung und Pflege. Soll die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer eigene Arbeitsmittel nutzen, besteht nach allgemeiner Auffassung ein Ersatzanspruch der Beschäftigten nur, wenn die Anschaffung der Arbeitsmittel im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers erfolgt ist.

Arbeitsschutz: Die Bestimmungen des Arbeitsschutzgesetzes gelten auch für Arbeitsplätze im Homeoffice. Welche arbeitsschutzbezogenen Maßnahmen der Arbeitgeber konkret ergreifen muss, hängt vom Einzelfall ab. Leitlinie ist dabei, dass nur dasjenige vom Arbeitgeber verlangt werden kann, was tatsächlich in seinem Macht- und Einflussbereich liegt. Im Vordergrund stehen daher die Gefährdungsbeurteilung und die Unterweisung der Beschäftigten.

• Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG
  Sie dient der Identifikation möglicher Gesundheitsrisiken bei der Arbeit. Diese unterscheiden sich im Homeoffice in physischer und psychischer Hinsicht von der Gefährdungslage in der betrieblichen Arbeitsstätte. Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer haben grundsätzlich einen Anspruch auf die Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung, können aber nicht vorgeben, nach welchen Merkmalen diese durchzuführen ist.
• Unterweisung nach § 12 ArbSchG
  Da der Gesundheitsschutz im Homeoffice vor allem von den örtlichen Gegebenheiten und dem Verhalten des Beschäftigten abhängt, muss der Arbeitgeber die betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu allgemeinen und konkreten Risiken sowie Möglichkeiten ihrer Vermeidung unterweisen. Der konkrete Inhalt der Unterweisung hängt dabei in erster Linie vom Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung ab. Arbeitgeber sollen in der gegenwärtigen Lage insbesondere über Bewegungsmangel und Ergonomie sowie über die psychischen Belastungen im Zusammenhang mit der Entgrenzung von Arbeit und Freizeit aufklären.

Datenschutz: Bearbeiten die Beschäftigten im Homeoffice personenbezogene Daten, handeln sie hierbei für den Arbeitgeber als datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle. Der Arbeitgeber ist verpflichtet (§ 26 Abs. 5 BDSG), technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer genießen im Homeoffice selbst Datenschutz. Die Kontrolle des Rechners im Homeoffice zur Überwachung von Arbeitszeit und Arbeitsleistung ist nur unter Berücksichtigung des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung und der datenschutzrechtlichen Vorschriften (insbesondere § 26 BDSG) zulässig.

    

11. Wie ist die Unfallversicherung im Homeoffice geregelt?

Solange Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer im Homeoffice für den Arbeitgeber tätig sind, greift grundsätzlich auch der gesetzliche Unfallversicherungsschutz.

Es kann allerdings Unterschiede bei der Beurteilung von Unfällen geben, z.B. bei den Wegeunfällen: Da der Arbeitsweg entfällt, sind die Wege zur Kita, zur Schule oder zu Kinderbetreuung nicht von der Unfallversicherung erfasst.

    

12. Kann ich meinen Homeoffice-Arbeitsplatz von der Steuer absetzen?

Die Aufwendungen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers für das Homeoffice sowie die Kosten der Ausstattung können nur in Abzug gebracht werden, wenn die besonderen Vorschriften zur steuerlichen Berücksichtigung von Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (§ 9 Abs 5 EStG iVm § 4 Abs 5 S 1 Nr 6b EStG) vorliegen (BFH 26.2.2014 – VI R 40/12). Voraussetzung ist demnach, dass die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer keinen anderen Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung hat.

Die vollen Aufwendungen können nur dann in Abzug gebracht werden, wenn das Homeoffice den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet. Sonst ist der Abzug auf 1.250 Euro pro Kalenderjahr beschränkt. Besteht neben dem Homeoffice ein Arbeitsplatz im Betrieb, sind die Aufwendungen für das Arbeitszimmer auch dann nicht abzugsfähig, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer arbeitsvertraglich verpflichtet ist, in seiner Wohnung einen geeigneten Arbeitsbereich zur Verfügung zu stellen (BFH 26.2.2014 – VI R 40/12). Soweit im Rahmen der Corona-Pandemie aus Arbeitsschutzgründen Homeoffice vom Arbeitgeber angewiesen wird, dürfte damit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stehen, sodass zumindest ein begrenzter steuerlicher Abzug aufgrund der Corona-Pandemie denkbar ist.

Arbeitsmittel können hingegen, unabhängig davon, ob ein Arbeitszimmer anerkannt wird, als Werbungskosten abgesetzt werden. Die laufenden Kosten für das Arbeitszimmer dürfen in der Regel nicht steuer- und sozialversicherungsfrei durch den Arbeitgeber ersetzt werden. Sie gehören als Werbungskostenersatz zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn der Beschäftigten. Werden Kosten für die Beschaffung von Arbeitsmitteln vom Arbeitgeber getragen, führt die Bereitstellung an die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer nicht zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Dies gilt selbst bei Erlaubnis einer privaten Mitbenutzung. Die Übereignung wiederum ist steuerpflichtiger Arbeitslohn als Sachbezug.

    

13. Was sollten Unternehmen vor Einführung neuer Arbeitsformen beachten?

Für Arbeitgeber gelten auch bei Telearbeit und mobilem Arbeiten wie Homeoffice eine Fürsorgepflicht und Verantwortung für die Sicherheit und die Gesundheit der Beschäftigten. Unternehmen sollten deshalb bereits vor Einführung flexibler Arbeitsmodelle konkrete Kriterien prüfen, um sicherzustellen, dass sich neue Arbeitsmodelle effizient und insbesondere zum Schutz der Beschäftigten nachhaltig in die betriebliche Praxis integrieren lassen. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin hat eine Broschüre mit dem Titel "Orts- und zeitflexibel arbeiten – Freiräume nutzen, Überlastung vermeiden" verfasst, die Hinweise zu neuen Arbeitsmodelle bietet.

    

Weiterführende Informationen

Antworten auf häufige Fragen zu arbeitsrechtlichen Auswirkungen im Zusammenhang mit dem Coronavirus

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales bietet Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Antworten auf häufige arbeitsrechtliche Fragen im Zusammenhang mit dem Coronavirus. Die Fragen und Antworten liegen auch in zahlreichen Fremdsprachen vor, darunter Arabisch, Englisch, Russisch, Rumänisch, Bulgarisch, Ungarisch, Kroatisch, Polnisch und Türkisch. Auch der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB) informiert darüber, was Beschäftigte jetzt wissen müssen.

Auf der Website der Hamburger Sozialbehörde finden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Antworten auf häufige Fragen zu arbeitsrechtlichen Auswirkungen im Zusammenhang mit dem Coronavirus.

Wo finde ich branchenspezifische Konkretisierungen zum SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard?

Die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaften) sind aufgefordert, bei Bedarf branchenspezifische Konkretisierungen des SARS-CoV-2 Arbeitsschutzstandards vorzunehmen. Diese finden Sie auf der Internetseite der jeweiligen Berufsgenossenschaft.

Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung hat zudem eine Übersichtsliste der Informationsangebote und Konkretisierungen aller Berufsgenossenschaften zum betrieblichen Infektionsschutz vor SARS-CoV-2 veröffentlicht.

Nützliche Tipps

• 10 Tipps für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer: https://www.lia.nrw.de/themengebiete/Arbeitsschutz-und-Gesundheit/Homeoffice/index.html