Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Verwaltung früher oder später in Kontakt, weil sie z.B. einen Personalausweis beantragen müssen oder Kindergeld beanspruchen können. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
In einem Verwaltungsverfahren sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft (z. B. Verein, Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Daten.
Wenn Verwaltungsbehörden personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das, dass sie diese Daten z. B. erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löschen.
Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.
[1] Ausführungen zum Datenschutz betreffend die Steuerverwaltung finden Sie hier.
1. Wer sind wir?
Freie und Hansestadt Hamburg
Finanzbehörde
Gänsemarkt 36
20354 Hamburg
Die Finanzbehörde erhebt Steuern und überwacht die von Senat und Bürgerschaft beschlossenen Ausgaben. Eine Darstellung der Aufgaben der verschiedenen Ämter der Finanzbehörde finden Sie hier.
2. Wer ist Ihr Ansprechpartner?
Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an die/den für die Behörde zuständige/n Datenschutzbeauftragte/n richten:
Finanzbehörde Hamburg
Behördliche/r Datenschutzbeauftragte/r
Postfach 301741, 20306 Hamburg
E-Mail: fbbehoerdlichedatenschutzbeauftragte@fb.hamburg.de
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Die Finanzbehörde verarbeitet personenbezogene Daten zur Erfüllung der ihr zugewiesenen öffentlichen Aufgaben.
Beispiele: Zur Erteilung von Genehmigungen oder die Bewilligung von Zuwendungen; Durchführung von Widerspruchsverfahren.
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:
• Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben, z. B. Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum und -ort, Steuernummer, Identifikationsnummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
• Für die Erteilung von Genehmigungen, darüber hinaus z. B. noch Daten über wirtschaftliche Verhältnisse oder andere für die Erteilung der Genehmigung relevante Daten.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten, sogenannte „sensible Daten", erheben wir ebenfalls nur dann, wenn dies für das spezielle Verfahren erforderlich ist.
Darüber hinaus erheben wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.
Können wir einen Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufklären, dürfen wir Sie betreffende personenbezogene Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erheben (z. B. Auskunftsersuchen an den Arbeitgeber u. ä.).
Zudem können wir öffentlich zugängliche Informationen (z. B. aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten.
5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
In den automationsgestützten Verwaltungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und in weiteren Schritten den Verwaltungsverfahren zugrunde gelegt. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Alle personenbezogenen Daten, die uns in einem Verwaltungsverfahren bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (z. B. an Krankenkassen, Rentenversicherungsträger) weitergeben, wenn Sie der Weitergabe zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Personenbezogene Daten müssen wir solange speichern, wie sie für das jeweilige Verfahren oder Verwaltungsverfahren erforderlich sind. Die Speicherdauer richtet sich vorrangig nach spezifischen gesetzlichen Regelungen. Sofern diese nicht bestehen, gelten die Aufbewahrungsfristen der Aktenordnung. In der Regel werden Akten häufig bis zu zehn Jahre aufbewahrt.
8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
Sie haben nach der DSGVO verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der DSGVO.
• Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt gemacht werden.
• Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
• Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.
• Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit |
Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten
In den Rechtsvorschriften der Bundesrepublik Deutschland oder des Landes Hamburg kann vorgesehen sein, dass die nach der DSGVO bestehenden Rechte beschränkt werden (Art. 23 DSGVO). Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die Finanzbehörde, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür im Einzelfall erfüllt sind.
In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.
Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.