Im Rahmen des Projektes „Konzentration des Einkaufs“ wird für die Behörden, Ämter und Landesbetriebe der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) ein System zur elektronischen Abwicklung von Bestellvorgängen und Beschaffungen mittels Freihändiger Vergabe im Bereich der Lieferungen und Dienstleistungen (außer für den Baubereich) eingeführt.
In einem großen „elektronischen Katalog“ werden die in den Rahmenvereinbarungen zur Verfügung stehenden Produkte mit ihren Produktdetails und Lieferbedingungen aufbereitet und können durch das Erstellen von „Einkaufswagen“ effizient abgerufen werden. Es gibt Rahmenvereinbarungen, die eine so große Anzahl verschiedener Produkte enthalten, dass das Einpflegen und Aktualisieren der Produktdaten einen enormen Aufwand darstellen würde. In solchen Fällen besteht die Möglichkeit, den Online-Shop des Vertragspartners in das interne System der FHH einzubinden. Dabei wird die Ansicht der autorisierten Bestellerinnen und Besteller, also der zum Bestellvorgang berechtigten Personen, auf die in der Rahmenvereinbarung enthaltenen Artikel beschränkt, sofern nicht das gesamte Sortiment Bestandteil der Rahmenvereinbarung ist.
Durch die Einführung des Elektronischen Bestellwesens werden zum einen die Bestellvorgänge effizienter gestaltet und zum anderen die Möglichkeit eines ganzheitlichen Controllings geschaffen, da Abrufe aus den bestehenden Verträgen langfristig nachvollziehbar sind. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass die in den Verträgen enthaltenen Produkte und nicht versehentlich andere Artikel bei anderen Anbietern bestellt werden.
Außerdem dient die Einführung des elektronischen Bestellwesens der Erhöhung der Rechtssicherheit sowie der Korruptionsprävention, da das Vier-Augen-Prinzip konsequent bei jedem Bestellvorgang eingehalten wird.
Die Umsetzung dieses Systems startete bereits zum 15.05.2014 in einigen Pilotbereichen und wird seitdem sukzessive in den anderen Behörden, Ämtern und den Landesbetrieben eingeführt. Noch im selben Jahr haben neben den Pilotbehörden bereits weitere Organisationseinheiten den Produktivbetrieb aufgenommen.
