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Hinweise zur unverschlüsselten elektronischen Kommunikation Hinweise zur unverschlüsselten elektronischen Kommunikation

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Hinweise zur unverschlüsselten elektronischen Kommunikation


E-Mail und Telefax-Nachrichten an ein Finanzamt

Sie können jederzeit E-Mails oder Telefax-Nachrichten an Ihr Finanzamt senden. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie auf jeder jeweiligen Finanzamts-Homepage.

Ihr Finanzamt wird bemüht sein, Ihnen die erforderlichen Auskünfte in steuerlichen Angelegenheiten zu erteilen. Es darf Ihnen jedoch keine Beratung über den steuerlich besten Weg zu einem bestimmten Ziel geben oder Sie über alle gesetzlichen Möglichkeiten und Mittel aufklären. Diese Aufgabe ist den beratenden Berufen (Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Rechtsanwälte, Lohnsteuerhilfevereine usw.) gesetzlich vorbehalten; insbesondere, wenn es um die künftige Gestaltung eines Sachverhaltes geht.

Eine unverschlüsselte E-Mail oder ein Telefax sind mit einer Postkarte vergleichbar. Sie kann von unbefugten Dritten eingesehen oder manipuliert werden.

Ob Sie dem Finanzamt per E-Mail oder Telefax schreiben, liegt allein bei Ihnen.

Die Hamburger Steuerverwaltung verwendet als Bürokommunikationssoftware Microsoft Office. Damit wir Anlagen Ihrer E-Mail öffnen und lesen können, bitten wir Sie daher folgende Datei-Formate zu verwenden:

·        Word (.docx oder .txt)

·        Excel (.xlsx)

·        Adobe Acrobat (.pdf)

Bitte beachten Sie, dass die „alten“ Microsoft Office Formate (.doc und .xls) aus Sicherheitsgründen nicht mehr angenommen werden können.

Aus Sicherheitsgründen können wir diese Formate derzeit nur lesen und ausdrucken. Makros oder sonstige Funktionen lassen sich nicht aufrufen bzw. ausführen. Ebenfalls ist es uns leider nicht möglich, komprimierte Dateien (z. B. im Zip-Format) zu öffnen. Wir möchten sie deshalb bitten, von einer Übersendung solcher Anhänge abzusehen.

Zudem werden E-Mails nur bis zu einer Größe von 10 MB (inkl. Anhänge) angenommen.

Nicht zulässig per E-Mail oder Telefax ist die Übersendung von Anträgen, Erklärungen und anderen Schriftstücken, wenn eine eigenhändige Unterschrift vom Gesetz vorgesehen ist. Dies ist z. B. der Fall bei Steuererklärungen, Lohnsteuer-Ermäßigungsanträgen, Abtretungsanzeigen oder wenn absolute Sicherheit über den Einsender bestehen muss (z. B. bei der Mitteilung einer Bankverbindung für Erstattungszwecke, der Erteilung einer Einzugsermächtigung oder der Befreiung vom Steuergeheimnis).

Eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation ist derzeit mit den Finanzämtern nicht möglich.

Über MeinELSTER unter www.elster.de haben Sie Ihrerseits aber die Möglichkeit, auf verschlüsseltem Weg elektronische Nachrichten an Ihr Finanzamt zu senden. Neben der Einreichung von Steuererklärungen können über MeinELSTER auch Anträge, Einsprüche oder Belege zur Steuererklärung verschlüsselt übermittelt werden.

Sog. "E-Mail Einschreiben" können von den Finanzämtern aus sicherheitstechnischen Gründen nicht bearbeitet werden. Insbesondere erfolgt kein Abruf von Dateien über angegebene Links oder Makros. Übersenden Sie ein Dokument (Datei) stets als einfachen Anhang zur E-Mail.

Achten Sie bitte vor allem bei fristwahrenden Schreiben auf diese Einschränkungen.

Ihr Finanzamt ist aus Gründen der Gleichbehandlung gehalten, eingehende E-Mails und Telefax-Nachrichten grundsätzlich wie normale Briefpost zu behandeln. Sie können also durch die Kommunikation per E-Mail/Telefax keine wesentlich beschleunigte Erledigung Ihres Anliegens erwarten. Die Beschleunigung durch den Wegfall von Postlaufzeiten bleibt Ihnen allerdings erhalten.

 

E-Mail und Telefax-Nachrichten von einem Finanzamt

Übermittelt ein Finanzamt seinerseits elektronisch Daten, die dem Steuergeheimnis unterliegen, muss es diese Daten mit einem geeigneten Verfahren verschlüsseln. Dies ergibt sich aus § 87a Abs. 1 Satz 3 Halbsatz 1 AO.

Wünschen Sie, dass ein Finanzamt mit Ihnen oder Ihrem Steuerberater/Ihrer Steuerberaterin per unverschlüsselter E-Mail kommuniziert oder an Sie oder eine andere von Ihnen bestimmte Person ein Telefax sendet, muss jede Person, deren Daten unverschlüsselt übermittelt werden sollen, zuvor eine separate schriftliche Einwilli­gungserklärung in Form des dafür vorgesehenen Vordrucks abgeben.

Eine unverschlüsselte E-Mail oder ein Telefax sind mit einer Postkarte vergleichbar. Sie kann von unbefugten Dritten eingesehen oder manipuliert werden.

Da die Finanzverwaltung zur Wahrung des Steuergeheimnisses verpflichtet ist, dürfen Finanzämter Dokumente und Daten grundsätzlich nicht per E-Mail an Steuerpflichtige oder deren Bevollmächtigte übermitteln. Eine elektronische Kommunikation ist grundsätzlich nur zulässig, sofern eine sichere Verschlüsselung der Daten möglich ist. Bei einer Kommunikation per E-Mail oder Telefax ist dies regelmäßig nicht der Fall. Die Finanzämter können dennoch per E-Mail mit den Bürgerinnen und Bürgern in Kontakt treten, wenn alle betroffenen Personen zuvor schriftlich eingewilligt haben (vgl. § 87a Absatz 1 Satz 3 der Abgabenordnung (AO)).

Soll ein Hamburger Finanzamt Ihnen oder der von Ihnen bevollmächtigten Person unverschlüsselte E-Mails übersenden oder Telefaxe schicken können, lesen Sie bitte das Merkblatt zu § 87a Absatz 1 Satz 3 Halbsatz 2 AO.

Zudem ist es erforderlich, dass alle Betroffenen Personen den Einwilligungsvordruck E-Mail, den Einwilligungsvordruck Telefax oder den Einwilligungsvordruck Telefax an Drittschuldner vollständig ausfüllen und eigenhändig unterschreiben. Ausgefüllte und unterschriebene Vordrucke können per Post an das zuständige Finanzamt gesendet werden. Es ist aber auch möglich, den Vordruck zu scannen und als Anhang per E-Mail oder als Telefax zu verschicken. Bitte beachten Sie dabei, dass die Unterschrift sichtbar ist.

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