- Was ist Homeoffice überhaupt?
- Gibt es ein Recht auf Homeoffice?
- Können Arbeitgeber Beschäftigte zum Homeoffice zwingen?
- Was ist hinsichtlich der Arbeitszeiten im Homeoffice zu beachten?
- Wie muss der Arbeitsplatz im Homeoffice gestaltet sein?
- Wie kann der Arbeitgeber die Arbeitsbedingungen und mögliche Gefährdungen im Homeoffice beurteilen?
- Gibt es etwas bei der arbeitsmedizinischen Vorsorge zu beachten?
- Wer kann mir bei individuellen Fragestellungen weiterhelfen?
- Von Kosten über Arbeitsschutz bis hin zum Datenschutz: Welche besonderen Pflichten habe ich als Arbeitgeber für meine Beschäftigten im Homeoffice?
- Wie ist die Unfallversicherung im Homeoffice geregelt?
- Kann ich meinen Homeoffice-Arbeitsplatz von der Steuer absetzen?
1. Was ist Homeoffice überhaupt?
Wer von Zuhause aus arbeitet, arbeitet zwar im Homeoffice. Damit kann aber auch die Telearbeit gemeint sein. Obwohl die beiden Begriffe ähnliches beschreiben, gibt es Unterschiede.
Homeoffice meint die Bildschirmarbeit zu Hause, sofern sie gelegentlich und kurzzeitig stattfindet. Die Beschäftigten möchten nach der Dienstreise oder nach einem privaten Termin weiterarbeiten? Dann erbringen sie ihre Arbeitsleistung von zu Hause aus - in Absprache mit dem Arbeitgeber, aber ohne einen dafür eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz. Es gelten die Arbeitszeitbestimmungen des Arbeitsvertrages.
Homeoffice ist nicht in der Arbeitsstättenverordnung geregelt. Es gilt aber das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Der Arbeitgeber muss das Arbeiten im Homeoffice in der Gefährdungsbeurteilung berücksichtigen.
Telearbeit ist gesetzlich in der Arbeitsstättenverordnung definiert. Telearbeit ist für die regelmäßige Bildschirmarbeit zu Hause gedacht. Die Bedingungen werden in einer Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten festgelegt. Der Arbeitgeber richtet im Privatbereich der Beschäftigten für einen festgelegten Zeitraum einen Bildschirmarbeitsplatz ein und stellt die benötigen Arbeitsmittel und gegebenenfalls Mobiliar bereitstellen. Der Platz ist mit der Betriebsstätte des Arbeitgebers über Informations- und Kommunikationseinrichtungen verbunden.
Bei ständiger Telearbeit arbeiten die Beschäftigten vollständig zu Hause. Bei alternierender (sich abwechselnder) Telearbeit erfüllen die Beschäftigten ihre Aufgaben teilweise zu Hause, teilweise im Büro. Wann und wo gearbeitet wird, z.B. einen Tag im Büro und vier Tage zu Hause, vereinbaren Arbeitgeber und Beschäftigte miteinander.
2. Gibt es ein Recht auf Homeoffice?
In Deutschland gibt es bislang keine gesetzliche Grundlage für einen Anspruch auf Homeoffice. Beschäftigte und Arbeitgeber müssen Homeoffice vereinbaren. Das gilt auch für einen plötzlich eintretenden Bedarf, z.B. weil ein Kind krank ist.
Soll regelmäßig im Homeoffice gearbeitet werden, sollte eine Vereinbarung getroffen werden, die die wesentlichen Punkte der Arbeit zu Hause regelt, z.B. wann und wie oft im Homeoffice gearbeitet werden kann und welche Arbeitsmittel notwendig sind.
Die nachfolgenden Antworten auf die Fragen sind mit Klick auf aufklappbar:
3. Können Arbeitgeber Beschäftigte zum Homeoffice verpflichten?
Nein. Für die Arbeit im Homeoffice bedarf es immer einer Vereinbarung. Auch wenn der Arbeitgeber im Grundsatz über den Arbeitsort bestimmt, kann er nicht über die Wohnung der Beschäftigten verfügen. Daher ist er nicht berechtigt, eine Tätigkeit im Homeoffice anzuordnen.
Es gibt gute Gründe für die Beschäftigten, ein Angebot zum Arbeiten im Homeoffice abzulehnen, z.B. wenn der Platz zu Hause nicht ausreichend ist, das Internet nicht stabil zur Verfügung steht oder keine Ruhe für ein konzentriertes Arbeiten herrscht.
4. Was ist hinsichtlich der Arbeitszeiten im Homeoffice zu beachten?
Das Arbeitszeitgesetz und die tariflichen Regelungen zu Arbeitszeiten und Ruhezeiten gelten auch im Homeoffice. Der Arbeitgeber muss auf die Einhaltung der Regelungen zu Ruhepausen und Ruhezeiten sowie Höchstarbeitszeiten durch die Beschäftigten achten. Ebenfalls gilt das Verbot, an Sonn- und Feiertagen zu arbeiten. Der Arbeitgeber muss darauf hinweisen, dass geltende Vereinbarungen auch außerhalb des Arbeitsplatzes gelten - in Form einer Unterweisung. Neben dem geltenden Arbeitszeitgesetz als gesetzliche Grundlage bietet eine Checkliste mit Fragen zur Erhebung der Arbeitszeit eine Hilfestellung.
5. Wie muss der Arbeitsplatz im Homeoffice gestaltet sein?
Homeoffice stellt eine Form des ortsgebundenen Arbeitens außerhalb des Betriebs dar. Der Arbeitgeber muss auch für diesen Arbeitsbereich die Gefährdungen ermitteln und beurteilen sowie geeignete Schutzmaßnahmen festlegen und umsetzen. Dazu ist er auf die Mitarbeit der Beschäftigten, die im Homeoffice arbeiten möchten, angewiesen. Welche Aspekte im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen sind, können dem Maßnahmencheck zur Gefährdungsbeurteilung "Homeoffice" entnommen werden.
Auf Basis der Gefährdungsbeurteilung muss der Arbeitgeber die Beschäftigten zum Arbeitsschutz und zur richtigen Arbeitsplatzgestaltung unterweisen. Sollte er feststellen, dass die im Homeoffice vorhandene Ausstattung für die anfallenden Tätigkeiten unzureichend ist, muss der Arbeitgeber entsprechend nachbessern (siehe zur Ausstattung auch Fragen 2a und 9).
Je länger und je regelmäßiger im Homeoffice gearbeitet wird, desto wichtiger ist ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz. Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) hat hierzu konkrete Empfehlungen zusammengestellt. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) hält weitere Empfehlungen für die Gestaltung ortsflexibler Bildschirmarbeit bereit.
6. Wie kann der Arbeitgeber die Arbeitsbedingungen und mögliche Gefährdungen im Homeoffice beurteilen?
Der Arbeitgeber hat auch beim Arbeiten im Privatbereich die Fürsorgepflicht. Vor dem Arbeiten im Homeoffice muss der Arbeitgeber eine Gefährdungsbeurteilung durchführen und dabei die Regeln des Arbeitsschutzgesetzes und des Arbeitszeitgesetzes beachten. Insbesondere müssen die zur Verfügung stehenden Arbeitsmittel der Tätigkeit und dem Arbeitsumfang angemessen sein. Bei der Telearbeit gelten außerdem bestimmte Regeln der Arbeitsstättenverordnung.
In der Gefährdungsbeurteilung muss der Arbeitgeber ermitteln, welche möglichen Gefährdungen und belastenden Situationen sich aus dem Arbeiten im Homeoffice ergeben können. Mobile Arbeitsumgebungen müssen vom Arbeitgeber hinterfragt und Beschäftigte entsprechend vorausschauend befragt und unterwiesen werden. Daraus müssen erforderliche Arbeitsschutzmaßnahmen abgeleitet werden.
Eine Hilfestellung gibt hier der Maßnahmencheck für die Gefährdungsbeurteilung "Homeoffice".
7. Gibt es etwas bei der arbeitsmedizinischen Vorsorge zu beachten?
Es gelten die gängigen Vorgaben für Gesundheitsschutz und arbeitsmedizinische Vorsorge für alle Beschäftigten gemäß Grundlage der arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV).
8. Wer kann mir bei individuellen Fragestellungen weiterhelfen?
Hauptansprechpartner zum Thema Arbeitsschutz im Homeoffice sind in den Betrieben sind in erster Linie die Fachkräfte für Arbeitssicherheit sowie Betriebsärzte. Sie sollen den Arbeitgeber bei der Umsetzung des Arbeitsschutzes beraten.
Gibt es im Einzelfall konkrete Bedenken wegen der Umsetzung oder der betrieblichen Praxis zum Arbeitsschutz im Homeoffice kann auch das Arbeitsschutztelefon des Amtes für Arbeitsschutz beraten.
Beschäftigte können sich mit Fragen zum Homeoffice auch an Ihren Betriebs- oder Personalrat oder an Ihre Gewerkschaft wenden.
Für Arbeitgeber und Beschäftigte gibt es darüber hinaus die Möglichkeit, individuelle Fragestellungen an die Perspektive Arbeit und Gesundheit zu richten.
9. Von Arbeitsmitteln über Arbeitsschutz bis hin zum Datenschutz: Welche besonderen Pflichten habe ich als Arbeitgeber für meine Beschäftigten im Homeoffice?
Was gilt bei den Arbeitsmitteln?
Auch bei der Tätigkeit im Homeoffice muss der Arbeitgeber im Grundsatz seinen abhängig Beschäftigten alle erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen. Soweit der Arbeitgeber den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Arbeitsmittel zur Nutzung überlässt (z.B. Handy, Laptop, aber auch Mobiliar und weiteres Büromaterial), trägt der Arbeitgeber sämtliche Kosten für Anschaffung, Wartung und Pflege. Soll die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer eigene Arbeitsmittel nutzen, besteht nach allgemeiner Auffassung ein Ersatzanspruch der Beschäftigten nur, wenn die Anschaffung der Arbeitsmittel im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers erfolgt ist. Details zu Arbeitsmitteln sollten in der Vereinbarung zum Homeoffice festgelegt werden.
Bringen Beschäftigte eigene Arbeitsmittel ein, treffen den Arbeitgeber die Verpflichtungen aus der Betriebssicherheitsverordnung: Er muss die Sicherheit der eingebrachten Betriebsmittel gewährleisten.
Arbeitsschutz: Die Bestimmungen des Arbeitsschutzgesetzes gelten auch für Arbeitsplätze im Homeoffice. Welche arbeitsschutzbezogenen Maßnahmen der Arbeitgeber konkret ergreifen muss, hängt vom Einzelfall ab. Im Vordergrund stehen daher die Gefährdungsbeurteilung und die Unterweisung der Beschäftigten.
- Beurteilung der Arbeitsbedingungen (sog. Gefährdungsbeurteilung) nach § 5 ArbSchGDie Beurteilung der Arbeitsbedingungen dient der Identifikation möglicher Gesundheitsrisiken bei der Arbeit. Diese unterscheiden sich im Homeoffice in physischer und psychischer Hinsicht von der Gefährdungslage in der betrieblichen Arbeitsstätte. Dauer und Art der Tätigkeit im Homeoffice sind bei der Beurteilung genauso zu berücksichtigen, wie die im Homeoffice zur Verfügung stehende Ausrüstung. Für eine angemessene Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes im Homeoffice ist der Arbeitgeber auf die Mitarbeit der Beschäftigten angewiesen (siehe auch Frage 5).
Das Amt für Arbeitsschutz stellt für Arbeitgeber, die eine Gefährdungsbeurteilung von Homeoffice-Arbeitsplätzen durchführen müssen, den Maßnahmencheck für die Gefährdungsbeurteilung "Homeoffice" zur Verfügung. - Unterweisung nach § 12 ArbSchG
Da der Gesundheitsschutz im Homeoffice vor allem von den örtlichen Gegebenheiten und dem Verhalten des Beschäftigten abhängt, muss der Arbeitgeber die betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu allgemeinen und konkreten Risiken sowie Möglichkeiten ihrer Vermeidung unterweisen. Der konkrete Inhalt der Unterweisung hängt dabei in erster Linie vom Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung ab. Arbeitgeber sollen in der gegenwärtigen Lage insbesondere über Bewegungsmangel und Ergonomie sowie über die psychischen Belastungen im Zusammenhang mit der Entgrenzung von Arbeit und Freizeit aufklären.
Datenschutz: Bearbeiten die Beschäftigten im Homeoffice personenbezogene Daten, handeln sie hierbei für den Arbeitgeber als datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle. Der Arbeitgeber ist verpflichtet (§ 26 Abs. 5 BDSG), technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer genießen im Homeoffice selbst Datenschutz. Die Kontrolle des Rechners im Homeoffice zur Überwachung von Arbeitszeit und Arbeitsleistung ist nur unter Berücksichtigung des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung und der datenschutzrechtlichen Vorschriften (insbesondere § 26 BDSG) zulässig.
10. Wie ist die Unfallversicherung im Homeoffice geregelt?
Solange Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer im Homeoffice für den Arbeitgeber tätig sind, greift grundsätzlich auch der gesetzliche Unfallversicherungsschutz.
Es kann allerdings Unterschiede bei der Beurteilung von Unfällen geben, z.B. bei den Wegeunfällen. Durch neue Gesetze wurde im Jahr 2021 der Unfallversicherungsschutz bei Arbeiten im Homeoffice erweitert. Informationen erhalten Sie über Ihre Unfallversicherung oder die DGUV.
Soll die Arbeit im Homeoffice oder Telearbeit im Ausland erbracht werden ("Workation"), sind die Regeln der Arbeitnehmerentsendung zu beachten, sonst droht der Verlust des Versicherungsschutzes. Auch hier erteilt der jeweilige Unfallversicherungsträger oder die DGUV Auskunft.
11. Kann ich meinen Homeoffice-Arbeitsplatz von der Steuer absetzen?
Die Aufwendungen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers für das Homeoffice sowie die Kosten der Ausstattung können nur in Abzug gebracht werden, wenn die besonderen Vorschriften zur steuerlichen Berücksichtigung von Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (§ 9 Abs 5 EStG iVm § 4 Abs 5 S 1 Nr 6b EStG) vorliegen (BFH 26.2.2014 – VI R 40/12). Voraussetzung ist demnach, dass die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer keinen anderen Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung hat.
Die vollen Aufwendungen können nur dann in Abzug gebracht werden, wenn das Homeoffice den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet. Besteht neben dem Homeoffice ein Arbeitsplatz im Betrieb, sind die Aufwendungen für das Arbeitszimmer auch dann nicht abzugsfähig, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer arbeitsvertraglich verpflichtet ist, in seiner Wohnung einen geeigneten Arbeitsbereich zur Verfügung zu stellen (BFH 26.2.2014 – VI R 40/12).
Arbeitsmittel können hingegen, unabhängig davon, ob ein Arbeitszimmer anerkannt wird, als Werbungskosten abgesetzt werden. Die laufenden Kosten für das Arbeitszimmer dürfen in der Regel nicht steuer- und sozialversicherungsfrei durch den Arbeitgeber ersetzt werden. Sie gehören als Werbungskostenersatz zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn der Beschäftigten. Werden Kosten für die Beschaffung von Arbeitsmitteln vom Arbeitgeber getragen, führt die Bereitstellung an die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer nicht zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Dies gilt selbst bei Erlaubnis einer privaten Mitbenutzung. Die Übereignung wiederum ist steuerpflichtiger Arbeitslohn als Sachbezug.
Weiterführende Informationen
- Pressemitteilung der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV), "Auch für mobile Arbeitsplätze muss eine Gefährdungsbeurteilung gemacht werden"
- DGUV, Fachbereich Verwaltung, Empfehlung FBVW-402 "Arbeiten im Homeoffice - nicht nur in der Zeit der SARS-CoV-2-Epidemie"
- Behörde für Justiz und Verbraucherschutz (BJV), "D15-Maßnahmencheck Gefährdungsbeurteilung Homeoffice" (Stand: April 2022)
- Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA), Mobile Arbeit: Chancen und Risiken ortsflexibler Arbeit und Empfehlungen zur gesundheitsförderlichen Gestaltung
- BAuA, "Checkliste Arbeitszeit"
- DGUV, "Versicherungsschutz bei Beschäftigung im Ausland - Tipps und Hinweise"
