K3 Zentrale Dienste

Die zentralen Dienste bestehen aus den Bereichen Zentralkasse K31 und Zentraler Rechnungseingang (ZRE) K32.

Zentrale Dienste

K31 Zentralkasse

Die Zentralkasse sorgt dafür, dass die Auszahlungen der Fachbehörden und Bezirksämter der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) auf den

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Konten der Zahlungsempfänger als Geldeingang gebucht werden. Dafür werden die hierfür notwendigen Informationen fristgerecht an die Hausbanken der FHH übergeben. Diese leiten die Zahlungen an die Banken und Sparkassen der Zahlungsempfänger weiter. Dort erfolgt die Gutschrift auf den Empfängerkonten.

Wenn Zahlungspflichtige SEPA-Mandate zur Abbuchung von ihren Konten erteilt haben, werden die für die Lastschrift erforderlichen Informationen von der Zentralkasse an deren Banken und Sparkassen übermittelt. Diese belasten die Konten der Zahlungspflichtigen und leiten das Geld auf die Girokonten der FHH weiter. Die in Sepa-Mandate werden zuvor im ZRE vorerfasst und digitalisiert (siehe K324 Geschäftspartnerpflege und SEPA)

Die Zentralkasse sorgt auch dafür, dass Einzahlungen von Bürgern, Firmen und anderen Organisationen auf den Girokonten der FHH in die Buchhaltung übernommen werden. Hierfür werden elektronische Kontoauszüge der Hausbanken verbucht. Der Großteil dieser Zahlungen wird aufgrund der von den Einzahlern im Verwendungszweck gemachten Angaben automatisch den entsprechenden Forderungen der Fachbehörden und Bezirksämter zugeordnet. Manchmal ist diese automatische Zuordnung aber aufgrund fehlender, unvollständiger oder falscher Angaben im Verwendungszweck nicht möglich. In diesen Fällen versuchen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentralkasse zu ermitteln, wofür die Einzahlungen bestimmt sind. Es kommt auch vor, dass zu einer Forderung zu viel Geld eingezahlt wird. Dann versuchen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentralkasse zu ermitteln, ob das Geld eventuell für eine andere Forderung bestimmt ist. Falls nicht geklärt werden kann, wofür das Geld bestimmt ist, wird es an die Einzahler erstattet.

Die Zentralkasse verschickt Mahnungen. Dies geschieht automatisch, wenn das Datum, zu dem die Zahlung fällig ist, um 10 Tage überschritten wird.

Haben Sie eine aus Ihrer Sicht unberechtigte Mahnung erhalten? Warten Sie  unverhältnismäßig lange auf eine Zahlung der FHH? Erfolgt keine Lastschrift, obwohl Sie ein SEPA-Mandat erteilt haben? Für die Beantwortung dieser und aller anderen Fragen im Zusammenhang mit Ein- und Auszahlungen wählen Sie bitte zwischen 7-19 Uhr die Behördennummer "115". Viele Fragen können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Servicecenters direkt beantworten. Sollte das mal nicht der Fall sein, werden sie zusammen mit Ihnen klären, ob die Dienststelle, die für Auszahlung bzw. die Forderungserhebung verantwortlich ist, oder die Kasse.Hamburg, die für die Durchführung der Ein- und Auszahlungen zuständig ist, Ihnen weiterhelfen kann und Sie an die zuständige Stelle weiterleiten.

Darüber hinaus nimmt die Zentralkasse noch weitere Aufgaben innerhalb der Verwaltung der FHH wahr.

  • In ihrer Funktion als Landeshauptkasse stimmt sie die Abschlüsse der Zentralkasse, Justizkasse und Steuerkasse ab und führt diese zusammen,

  • Sie erstellt Steuermeldungen für das Statistikamt Nord,

  • Sie führt Steuern An den Bund und die Kirchen ab,

  • Sie stellt die Versorgung der Zahlstellen der FHH mir Bargeld sicher,

  • Sie führt Geschäftskonten der am Clearing beteiligten Einrichtungen der FHH.

K32 Zentraler Rechnungseingang

Der Zentrale Rechnungseingang (ZRE) ist zuständig für die Erstverarbeitung sämtlicher eingehender Rechnungen und Zahlungsanordnungen der Behörden und Bezirksämter

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​​​​​​​(Kernverwaltung) der FHH. Alle Rechnungen und Zahlungsanordnungen werden im ZRE digitalisiert (gescannt), kontrolliert (verifiziert) und für die weitere Rechnungsbearbeitung, die dann in einem elektronischen Bearbeitungsworkflow erfolgt, den zuständigen Stellen zugeleitet und anschließend archiviert.

Diese Aufgaben werden in den Aufgabenbereichen K 321 „Zentrale Posteingangsbearbeitung“, K 322 „Verify 1“ und K 323 „Verify 2“ wahrgenommen.

K321 Zentrale Posteingangsbearbeitung:
Scanvorbereitung der Rechnungsunterlagen, Scannen, Archivieren, Rücksendung von fehlerhaften Vorgängen.

K 322 Verify 1:
Verifizieren (Kontrollieren) der digitalisierten Rechnungsunterlagen und korrekte Zuweisung in den elektronischen Bearbeitungsworkflow

K 323 Verify 2:
Anlage von SAP-Geschäftspartnerdaten, die beim Verify 1 als fehlend identifiziert wurden, verifizieren

K 324 Geschäftspartnerpflege und SEPA:
Das Team der Geschäftspartnerpflege und SEPA ist für die Aufgabenbereiche Geschäftspartner-Stammdaten-Pflege (GPP) und Erfassung von SEPA-Lastschriftmandaten in SAP zuständig. Das Buchhaltungssystem SAP/RVP basiert auf einem Einheitspersonenkontomodell. D.h., sowohl kreditorische als auch debitorische Buchungen sollen nur über einen Geschäftspartnerstammdatensatz (GP) erfolgen. Damit sollte es nur einen Stammdatensatz im System geben, der alle zahlungsrelevanten Daten (z.B. Name, Anschrift, IBAN-Verbindung) enthält.

Möchten Geschäftspartner (Privatpersonen und Firmen) für Zahlungsverpflichtungen an die FHH am SEPA- Lastschriftverfahren teilnehmen, stellen sie ein entsprechendes SEPA-Mandat aus und übersenden dieses Mandat an den ZRE. Die Daten werden in das SAP-System eingepflegt und damit die FHH ermächtigt, vom angegebenen Konto Geld einzuziehen.

Der ZRE ist damit die Schnittstelle zwischen Rechnungsstellern, dem Hamburger Dienstleister Buchhaltung (HDB) und der Verwaltung und ein elementarer Bestandteil für den Buchhaltungsprozess für die Behörden und Bezirksämter.


Drei einfache Wege zur Verwaltung

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