Mit dem Hamburgischem E-Rechnungs-Gesetz (siehe hier) und der Hamburgischen E-Rechnungs-VO (siehe hier) sind Rechtsgrundlagen für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen geschaffen worden.
Die FHH verarbeitet aktuell bereits rund 50% der eingehenden Rechnungen elektronisch und kann diese medien-bruchfrei im Rechnungsworkflow bearbeiten. Das führt zu einer deutlich schnelleren Bearbeitung und Zahlung.
Standard XRechnung
Die verbindliche Einführung des Standard XRechnung zum 1. Januar 2022 führt zu einer weiteren Verbesserung der Rechnungsbearbeitung. Das Format XRechnung kann durch Maschinen besonders gut gelesen werden. Hierdurch entfallen manuelle Fehler, die z.B. beim Übertragen in der Buchhaltung entstehen und so zu Verzögerungen bei der Auszahlung führen können.
Zur genauen Adressierung von XRechnungen wird eine sogenannte Leitweg-ID vergeben. Die Leitweg-ID ist Bestandteil der Rechnung. Eine Liste mit den Hamburger Leitweg-IDs finden sie hier. Sollten Sie als Hamburger Unternehmen Interesse an einer eigenen Leitweg-ID haben, können Sie sich gerne per E-Mail an das leitwegid(at)22222.hamburg.de wenden.
Ab dem 01. Januar 2022 sind alle Vertragspartner öffentlicher Auftraggeber verpflichtet Rechnung in dem neuen Standardformat XRechnung elektronisch zu übermitteln. Dies gilt i.d.R. ab einem Nettobetrag von 1.000 Euro bei Lieferung und Leistung, 3.000 Euro bei Bauleistungen.
Zulässige Versandkanäle sind PEPPOL, das E-Rechnungsportal und der Rechnungsversand per Mail. Bitte beachten Sie jedoch, dass der Datenschutz stets gewahrt werden muss. Abhängig vom Rechnungsinhalt mag der Versand per E-Mail ungeeignet sein. Bitte beachten Sie außerdem, dass je E-Mail nur eine Rechnung als Anlage versendet werden darf. Mehrere Rechnungen in einer E-Mail sowie zusätzliche Dateien sind nicht erlaubt und führen dazu, dass die Rechnung nicht verarbeitet wird.
PEPPOL
Das vorrangige Verfahren für den Versand ist per Webservice/PEPPOL. Hier ist ein Zugang zum PEPPOL-Netzwerk erforderlich. Die PEPPOL IP lautet: 0204:02-FHH-06.
E-Rechnungsportal
Zur Erleichterung für Rechnungssteller wurde der Hamburg Service um das E-Rechnungsportal erweitert. Es bietet allen Rechnungsstellern die Möglichkeit Rechnungen im Standard XRechnung an alle Hamburger Behörden, Hochschulen und angeschlossenen Unternehmen zu erstellen und zu versenden.
Um das E-Rechnungsportal als Rechnungssteller nutzen können, bedarf es einer einmaligen Registrierung beim Hamburg Service und dem E-Rechnungsportal. Hier wird unter anderem von Ihnen eine Mailadresse für den Rechnungsversand hinterlegt. Nach der Registrierung können die XRechnungen auch per Mail an rechnung(at)xrechnung.hamburg.de gesendet werden.
Wie Sie im Rahmen der Registrierung ein Unternehmer Service Konto einrichten erfahren Sie hier. Bei Fragen zum Thema E-Rechnungsprotal wenden Sie sich bitte an das Funktionspostfach dataporthilfee-rechnung(at)dataport.de.
Rechnungsversand per Mail
Sollten Sie von den rechtlichen Regelungen nicht betroffen sein, können Sie Ihre Rechnungen auch als PDF oder im ZUGFeRD Format per E-Mail an den Zentralen Rechnungseingang der Freien und Hansestadt Hamburg senden.
Sollten Sie ihre Rechnungen auf diesem Weg versenden wollen, wenden Sie sich bitte an das Funktionspostfach info-eRechnung(at)kasse.hamburg.de. Bitte beachten sie, dass diese E-Mailadresse lediglich der Registrierung dient, die Adresse für den Rechnungsversand erhalten Sie im Rahmen des weiteren Verfahrens.
Nutzen Sie gerne unsere elektronischen Angebote! So profitieren Sie schon jetzt neben der umgehenden Bearbeitung Ihrer Rechnung (Postlaufzeiten entfallen) von einer Minimierung Ihrer Druck- und Versandkosten sowie einer schnelleren Kommunikation bei Reklamationen und Rechnungsdifferenzen. Zusätzlich schonen Sie durch die Nutzung von elektronischen Rechnungen nachhaltig die Umwelt.