Regeltreue und das Hinweisgebersystem der hamburg.de GmbH & Co.KG
Unsere Compliance-Regeln haben wir in unserem Verhaltenskodex festgeschrieben. Der Kodex dient als Kompass für unsere tägliche Arbeit, wenn es beispielsweise um unternehmensinterne Themen wie „Verantwortung“, „Diskriminierung“ oder „faire Arbeitsbedingungen“ geht. Oder um die „Beachtung gesetzlicher Vorschriften“, den „Umgang mit Geschenken“ und die „Trennung von privaten und geschäftlichen Interessen“, soweit wir auf dem Markt agieren oder mit unseren Kunden in Kontakt treten. Darüber hinaus schulen wir unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig zum Thema Compliance. Selbstverständlich steht unseren Beschäftigten auch jederzeit unser Compliance-Beauftragter vertrauensvoll zur Seite. Es bleibt jedoch wichtig, dass wir über potentielles Fehlverhalten informiert werden. Wir haben deshalb ein Hinweisgebersystem eingerichtet, dass allen Beschäftigten von hh.de, aber auch Dritten, die Möglichkeit bietet, etwaige Regelverstöße von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern von hh.de zu melden. Wir prüfen jede Meldung sorgfältig und gehen jedem potentiellen Fehlverhalten konsequent nach. Das Hinweisgebersystem folgt dabei den Prinzipien eines fairen Verfahrens. Die Prüfung des Sachverhalts erfolgt unter Einhaltung höchster Vertraulichkeit im Rahmen eines schnellen und geschützten Prozesses. Wir gewähren den größtmöglichen Schutz für Hinweisgebende, Betroffene sowie die bei der Aufklärung beteiligten Beschäftigten. Druck auf Hinweisgebende wird nicht toleriert, das gilt auch für alle Personen, die sich auf andere Weise für Integrität und Regeltreue einsetzen. Zu einem fairen Verfahren gehört natürlich auch, dass für Betroffene die Unschuldsvermutung gilt, solange ein Verstoß nicht nachgewiesen ist. Wenn Sie uns einen Hinweis geben möchten können Sie hierzu das nachfolgend integrierte Online-Formular nutzen, um mit unserem Compliance-Beauftragten in Kontakt zu treten. Hier können Sie auch ergänzende Dokumente hochladen. Wenn Sie uns den Hinweis unter Angabe Ihrer Identität geben können wir zur Aufklärung ggf. wichtige Nachfragen stellen und Ihnen eine Rückmeldung nach Abschluss der Überprüfung des Sachverhaltes zukommen lassen. Ihren Hinweis können Sie jedoch auch ohne Angabe Ihrer persönlichen Daten anonym abgeben. In diesem Fall können wir Ihnen natürlich keine Rückmeldung geben. Sie können einen Hinweis auch per E-Mail (compliance@team.hamburg.de) oder Telefon (040/ 688 757 630) geben. Soweit gewünscht, werden wir Ihre Identität auch in diesem Fall selbstverständlich nicht gegenüber Betroffenen sowie den bei der Aufklärung beteiligten Beschäftigten offenlegen. Falls Sie uns einen Verstoß melden möchten, haben wir noch eine Bitte: Damit Ihr Hinweis vom Compliance-Beauftragten zügig und umfänglich bearbeitet werden kann, sollten Sie den Sachverhalt möglichst konkret und vollständig beschreiben. Bitte berücksichtigen Sie deshalb bei Ihrem Hinweis die fünf W-Fragen: Wer? Was? Wann? Wie? Wo? Danke für Ihre Mithilfe!