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Datenschutzerklärung – Bezirksamt Hamburg-Mitte Fachamt Personalservice: Ihre Daten im Bewerbungsverfahren

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Datenschutzerklärung und allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung im Fachamt Personalservice des Bezirksamtes Hamburg-Mitte.

Fachamt Personalservice: Ihre Daten im Bewerbungsverfahren

Im Rahmen Ihrer Bewerbung verarbeitet das Fachamt Personalservice Ihre personenbezogenen Daten. Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat sich die Europäische Union der Vereinheitlichung der Regelungen über die Verarbeitung personenbezogener Daten angenommen. Wenn wir im Rahmen Ihrer Bewerbung personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das, dass wir diese Daten zum Beispiel erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löschen. Im Folgenden werden Sie darüber informiert, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, bei wem sie erhoben werden und was mit diesen Daten gemacht wird. Außerdem erfahren Sie, an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

Inhaltsverzeichnis

1. Wer sind wir?

2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?

3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

5. Wie verarbeiten wir diese Daten?

6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht und so weiter) haben Sie?


1. Wer sind wir?

Das Fachamt Personalservice ist Ihr Ansprechpartner in allen Fragen rund um die Betreuung und Durchführung von Personalauswahlverfahren.

2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?

Fragen zum Stellenausschreibungsverfahren und zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können an das Fachamt Personalservice gerichtet werden. Die entsprechenden Kontaktdaten entnehmen Sie bitte der jeweiligen veröffentlichten Stellenausschreibung. Darüber hinaus können Sie sich in Fragen des Datenschutzes an die Datenschutzbeauftragte der Bezirke wenden.

Personalservice:
Bezirksamt Hamburg-Mitte
Fachamt Personalservice
Caffamacherreihe 1-3 | 20355 Hamburg
E-Mail: personalservice@hamburg-mitte.hamburg.de

Datenschutzbeauftragte der Bezirke:
Bezirksamt Hamburg-Nord
Behördliche Datenschutzbeauftragte
Kümmellstraße 7 | 20249 Hamburg
E-Mail: dsbderbezirke@hamburg-nord.hamburg.de

3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Für die Besetzung von Stellen werden Personalauswahlverfahren durchgeführt, um Diskriminierungsfreiheit und eine Bestenauswahl gemäß Artikel 33 (2) GG nach Eignung, Leistung und Befähigung sicherzustellen. Für die rechtmäßige Entscheidungsfindung in der Personalauswahl werden personenbezogene Daten der Bewerberinnen und Bewerber benötigt und im Rahmen des Stellenbesetzungsverfahrens verarbeitet (§ 10 Abs. 1-3 HmbDSG i.V.m. § 85 Abs. 1 HmbBG). Zu dem vom Fachamt Personalservice gesteuerten Prozess der Entscheidungsfindung gehören die schriftliche oder elektronische Kommunikation mit den Bewerberinnen und Bewerbern, die Bewertung der Bewerbungsunterlagen, die Beteiligung der Fachbereiche sowie Interessenvertretungen (Gleichstellungsbeauftrage, Schwerbehindertenvertretung, Personalrat) und gegebenenfalls weiterer Entscheidungsinstanzen (zum Beispiel Personalamt, Bezirksaufsichtsbehörde), das Organisieren und Durchführen eignungsdiagnostischer Instrumente (zum Beispiel Bewerbungsgespräche, Assessment-Center), das Auswerten der Ergebnisse der Eignungsdiagnostik, die Erstellung eines Auswahlvermerks sowie das Versenden von Absagen bzw. die Einstellung und das damit verbundene Anlegen einer Personalakte. Unter besonderen Voraussetzungen werden im Rahmen von arbeitsmedizinischen Untersuchungen und/oder Sicherheitsüberprüfungen zusätzliche Daten erhoben (vgl. 5.).

4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:

  • persönliche Identifikations- und Kontaktangaben
  • Bewerbungsunterlagen
  • Anschreiben
  • Lebenslauf
  • Arbeitszeugnisse / Beurteilungen
  • Qualifikationsnachweise
  • Sonstige Zeugnisse
  • gegebenenfalls weitere Angaben in Bewerbungsformularen
  • gegebenenfalls weitere von Ihnen übermittelte Daten und Unterlagen
  • E-Mails beziehungsweise Anschreiben im Rahmen der Bewerberkommunikation
  • durch Auswahlinstrumente gewonnene Informationen

Darüber hinaus werden gegebenenfalls personenbezogene Daten mit Ihrer Einwilligung bei Dritten erhoben. So kann beispielsweise Ihre Personalakte von Ihrer bisherigen Personalstelle bei Dienststellenwechsel / Abordnung oder bei Versetzung von einem anderen Dienstherrn beziehungsweise aus einem anderen Bundesland angefordert werden.

5. Wie verarbeiten wir diese Daten?

Ihre eingereichten Bewerbungsunterlagen werden elektronisch gespeichert beziehungsweise bei Unterlagen in Papierform in der ausschreibenden Dienststelle aufbewahrt. Ihre persönlichen Identifikations- und Kontaktdaten sowie für die Stelle relevanten Daten (vorhandene berufliche Erfahrungen, Qualifikationen und besondere Hinweise Ihrerseits) werden in ein Bewerbermanagementsystem beziehungsweise elektronische Dokumente übertragen. Diese Daten werden durch die Bewertungen und gegebenenfalls Auswertungen der Bewerbungsunterlagen ergänzt. Im Falle eines Auswahlgesprächs oder anderer eignungsdiagnostischer Instrumente werden Teile Ihrer Antworten sowie Bewertungen Ihrer Antworten digital und / oder in Papierform dokumentiert, gespeichert und in das Bewerbermanagementsystem beziehungsweise in elektronische Dokumente eingepflegt und Ihren Daten zugeordnet. Im Rahmen der Auswahlentscheidung werden Ihre Identifikationsdaten zusammen mit dem Ergebnis der durchgeführten eignungsdiagnostischen Instrumente in einem Auswahlvermerk dokumentiert und gespeichert. Ihre Daten werden vertraulich behandelt und nur im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens gespeichert und verarbeitet. Der Zugang zu den im Auswahlverfahren erhobenen Daten ist ausschließlich der ausschreibenden Dienststelle beziehungsweise dem Personalservice, den an dem Auswahlprozess beteiligten Fachbereichen und den jeweiligen Interessenvertretungen gewährt. Die im Bewerbungsprozess erhobenen Daten der Personen, die eingestellt werden, werden über den Personalservice in eine Personalakte eingefügt.

6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

Alle personenbezogenen Daten dürfen nur dann an andere Personen oder Behörden, öffentliche oder nicht-öffentliche Stellen übermittelt werden, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Übermittlung gesetzlich zugelassen ist. Falls Sie sich außerhalb eines Stellenausschreibungsverfahrens um eine Beschäftigung bewerben oder beworben haben, werden Ihre Daten an andere Behörden und Dienststellen, bei denen ein entsprechender Rekrutierungsbedarf besteht, übermittelt, sofern Sie dem im Vorfeld auf Anfrage zugestimmt haben.

Beispiele:

  • Personalrat (PR)
    Im Rahmen der Beteiligungsrechte des Personalrats nach dem Hamburgischen Personalvertretungsgesetz (HmbPersVG) werden dem Personalrat die für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen personenbezogenen Daten übermittelt. Art und Umfang der Beteiligung ergeben sich aus dem HmbPersVG. Dort ist unter anderem auch geregelt, dass Unterlagen mit personenbezogenen Daten nach Abschluss des Mitbestimmungsverfahrens zurückzugeben oder zu vernichten sind (§ 78 Abs. 5 HmbPersVG).
  • Gleichstellungsbeauftragte (GL)
    Zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben nach dem Hamburgischen Gleichstellungsgesetz (HmbGleiG) werden den Gleichstellungsbeauftragten der Dienststellen personenbezogene Daten offengelegt beziehungsweise übermittelt. Die Gleichstellungsbeauftragten sind über alle anstehenden personellen, sozialen und organisatorischen Maßnahmen, die die Gleichstellung von Frauen und Männern und die Vereinbarkeit von Erwerbs- und Familienarbeit betreffen, zu unterrichten.
  • Schwerbehindertenvertretung
    Die Schwerbehindertenvertretung ist in allen Angelegenheiten, die einen einzelnen oder die schwerbehinderten Menschen als Gruppe berühren, zu beteiligen. Daher werden ihr die zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben benötigten personenbezogenen Daten übermittelt. Art und Umfang der Beteiligung ergeben sich aus § 178 Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX).
  • Personalärztlicher Dienst (PÄD) / Arbeitsmedizinischer Dienst (AMD)
    Im Rahmen der Überprüfung der gesundheitlichen Eignung vor der Einstellung (§ 10 Abs. 2 HmbBG) kann in einigen Fällen mit Ihrer Einwilligung eine Untersuchung durch den Personalärztlichen Dienst beziehungsweise durch den arbeitsmedizinischen Dienst durchgeführt werden. Zu diesem Zweck erfolgt eine Übermittlung von Daten an den PÄD beziehungsweise den AMD. Nach der ärztlichen Untersuchung wird das ärztliche Gutachten an die Einstellungsbehörde (§ 44 HmbBG) übermittelt.
  • Landeskriminalamt / Landesamt für Verfassungsschutz
    Im Falle einer Einstellung, die den Zugang zu einem Sicherheitsbereich im Sinne des § 1 Abs. 2 HmbSÜGG bedeutet, wird mit Ihrer Einwilligung eine Sicherheitsüberprüfung durchgeführt. Hierzu werden Ihre Identifikationsdaten an das zuständige Landeskriminalamt (§34 HmbSÜGG) beziehungsweise an das Landesamt für Verfassungsschutz (§ 3 Abs. 2) weitergeleitet. Die aus der Überprüfung gewonnenen, für den Zweck der Einstellung relevanten, Erkenntnisse werden von dem Landeskriminalamt beziehungsweise von dem Verfassungsschutz an die einstellende Dienststelle weitergeleitet.
  • Personalamt / Gerichte
    Bei Rechtsstreitigkeiten werden die Daten gegebenenfalls an das Personalamt und die beteiligten Gerichte übermittelt. Im Falle einer Einstellung werden durch Ihre zukünftige Dienststelle weitere Daten verarbeitet. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie dort.


7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Spätestens nach Ablauf eines Jahres nach dem abgeschlossenen Stellenbesetzungsverfahren werden alle Daten, die nicht für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, die Umsetzung beziehungsweise Versetzung oder im Rahmen der Personalentwicklung benötigt werden, gelöscht. Diese Aufbewahrungsfrist ist für die Dokumentation des Verfahrens und möglicher daraus resultierender rechtlicher Bewertungsprozesse notwendig. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist. Schriftliche Bewerbungsunterlagen werden spätestens nach Ablauf dieser Frist vernichtet.

8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht und so weiter) haben Sie?

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich aus den Artikeln 15 bis 18 und 21 DSGVO.

Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO)
Sie können Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen oder Einsicht in Ihre Personalakte nehmen (§ 88 HmbBG, § 3 Abs. 6 TV-L). In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.

Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO)
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie unverzüglich eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

Recht auf Löschung / „Recht auf Vergessenwerden“ (Artikel 17 DSGVO)
Ob Sie die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen können, hängt unter anderem davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von der zuständigen Personalstelle zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)
Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.

Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen. Allerdings kann dem nicht nachgekommen werden, wenn der Verantwortliche zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten über-wiegen oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Recht auf Beschwerde (Artikel 77 DSGVO)
Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Dies ist die beziehungsweise der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22 | 20459 Hamburg
Tel.: 040 42854-4040
Fax: 040 42854-4000
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de


Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten
In einigen Fällen kann oder darf Ihrem Anliegen nicht entsprochen werden. Sofern Ihrem Anliegen aus gesetzlichen Gründen nicht entsprochen werden kann, wird Ihnen der Grund für die Verweigerung mitgeteilt.

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