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Datenschutzerklärung – Bezirksamt Hamburg-Mitte Fachamt Personenstandswesen (Standesamt)

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Datenschutzerklärung und allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung im Fachamt Personenstandswesen (Standesamt) des Bezirksamtes Hamburg-Mitte.

Fachamt Personenstandswesen (Standesamt)

Alle Personen treten früher oder später mit einem Anliegen an eine Verwaltungsbehörde heran. In der Regel muss die Verwaltungsbehörde für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens personenbezogene Daten verarbeiten.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Informationen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch eine Verwaltungsbehörde kann unter anderem durch Erheben, Speichern, Verwenden, Übermitteln, Verknüpfen, Bereitstellen zum Abruf oder durch Löschen und Vernichten erfolgen.

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

Inhaltsverzeichnis

1. Wer sind wir?

2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?

3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

5. Wie verarbeiten wir diese Daten?

6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht und so weiter) haben Sie?

1. Wer sind wir?

Das Standesamt Hamburg-Mitte ist als Fachamt für das Personenstandswesen Teil des Bezirksamtes Hamburg-Mitte. Das Standesamt erfasst Ihre Personenstandsdaten um das Geburtenregister, das Eheregister und das Sterberegister einschließlich der dazugehörigen Sammelakten erstellen zu können und Beurkundungen für die Fortführung der Register vorzunehmen. Aus den Registern können für verschiedene Zwecke Urkunden ausgestellt werden.

2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?

Das Bezirksamt Hamburg-Mitte erreichen Sie für Fragen zur Sicherstellung Ihrer Rechte unter der Postanschrift:

Bezirksamt Hamburg-Mitte
Caffamacherreihe 1-3 | 20355 Hamburg
E-Mail: bezirksamt@hamburg-mitte.hamburg.de

Das Standesamt erreichen Sie für allgemeine Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Beurkundungen und zur Erstellung der Personenstandsregister unter der Postanschrift:

Standesamt Hamburg-Mitte
Caffamacherreihe 1-3 | 20355 Hamburg

Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an die für die Bezirksämter zuständige Datenschutzbeauftragte richten:

Datenschutzbeauftragte der Bezirke:
Bezirksamt Hamburg-Nord
Behördliche Datenschutzbeauftragte
Kümmellstraße 7 | 20249 Hamburg
E-Mail: dsbderbezirke@hamburg-nord.hamburg.de

3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir auf Basis der bundesrechtlichen Rechtsgrundlagen wie dem Personenstandsgesetz, der Personenstandsverordnung, gegebenenfalls entsprechender internationaler Regelungen, dem hamburgischen Datenschutzgesetz sowie der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung.

Beispiele:

  • aufgrund der Geburtsanzeige der Hebamme / des Entbindungspflegers, von Angaben der Eltern, der Namensbestimmung der Eltern für das Kind und der Vorlage der entsprechenden, für die Beurkundung erforderlichen Unterlagen, erstellen wir das Geburtenregister eines neugeborenen Kindes
  • anhand der Sterbefallanzeige, der Todesbescheinigung eines Arztes, vorgelegter Unterlagen durch Bestattungsunternehmen oder Angehöriger erstellen wir das Sterberegister eines Verstorbenen

4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Das Standesamt verarbeitet

  • Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben bei Antragstellung, zum Beispiel Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
  • und erfasst Ihre Personenstandsdaten  (alle für die Beurkundung eines Personenstandsfalles relevanten Daten, unter anderem Name, Geburtsdatum, Abstammung, Familienstand ) für die Beurkundung von Personenstandsfällen und zur Erstellung des jeweiligen Registers (Geburts- Heirats- und Sterberegister) einschließlich der zugehörigen Sammelakten sowie für besondere Beurkundungen (zum Beispiel Vaterschaftsanerkennungen, namensgestaltende Erklärungen).

Gegebenenfalls erheben wir personenbezogene Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind und die Verarbeitung der Daten für die Beurkundung eines Personenstandsfalles erforderlich sind.

Beispiele:

Daten aus dem Melderegister der Einwohnerämter oder Registerauszüge anderer Standesämter, Überprüfung von Urkunden.

Können wir einen Sachverhalt nicht anhand der vorgelegten Unterlagen oder aufgrund der Angaben der Antragsteller aufklären, erheben wir personenbezogene Daten auch durch Recherche bei Dritten (zum Beispiel Sterbefälle ohne mitwirkende Angehörige, Überprüfung von Urkunden).

5. Wie verarbeiten wir diese Daten?

In unserem Fachverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.

6. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre Daten im Fachverfahren während der Bearbeitung bis zur Beurkundung, danach werden sie automatisch gelöscht.

Die Speicherung der beurkundeten Daten in den Personenstandsregistern ergibt sich aus den gesetzlichen Vorschriften (Personenstandsgesetz). Die Daten in den Registern und den dazugehörigen Sammelakten sind dauerhaft aufzubewahren. Sie werden in den Geburtsregistern 110 Jahre, in den Eheregistern 80 Jahre und in den Sterberegistern 30 Jahre gespeichert. Nach Ablauf der Fristen werden die Daten in Archivgut überführt.

7. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

Herausgegeben werden dürfen die Daten der Standesämter an andere inländische und ausländische Standesämter, andere Personen, sonstige Behörden, Gerichte, gegebenenfalls Religionsgemeinschaften und konsularische Vertretungen anderer Länder im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften.

Beispiele:

  • Weitergabe namensgestaltender Erklärungen an das registerführende Standesamt
  • Im Rahmen der Mitteilungspflichten Übermittlung der Daten eines Neugeborenen an das Einwohnerregister

8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht und so weiter) haben Sie?

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.

Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt gemacht werden.

Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt unter anderem davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.

Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.

Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22 | 20459 Hamburg
Tel.: 040 42854-4040
E-Fax: 040 4279-11811
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten
In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.

Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.

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