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Datenschutzerklärung – Bezirksamt Hamburg-Mitte Fachamt Jugend- und Familienhilfe

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Datenschutzerklärung und allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung im Fachamt Jugend- und Familienhilfe des Bezirksamtes Hamburg-Mitte.

Fachamt Jugend- und Familienhilfe

Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Verwaltung früher oder später in Kontakt, weil sie zum Beispiel einen Personalausweis beantragen müssen oder Kindergeld beanspruchen können. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

In einem Verwaltungsverfahren sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft (zum Beispiel Verein, Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Daten.

Wenn Verwaltungsbehörden personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das, dass sie diese Daten zum Beispiel erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löschen.

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

Inhaltsverzeichnis

1. Wer sind wir?

2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?

3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

5. Wie verarbeiten wir diese Daten?

6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht und so weiter) haben Sie?

1. Wer sind wir?

Das Fachamt Jugend- und  Familienhilfe (Jugendamt) gliedert sich unter anderem insbesondere in die Bereiche:

  • Allgemeine Soziale Dienste (ASD)
    Der Allgemeine Soziale Dienst (ASD) in Hamburg ist ein Teil des Jugendamtes. In allen sieben Hamburger Bezirken gibt es ASD's mit regionalen Zuständigkeiten. Im Stadtteil ist der ASD die zentrale Anlaufstelle für Familien in Belastungs-, Krisen- und Notsituationen.
  • Bezirklicher Angebotsservice
    Der Bezirkliche Angebotsservice (BAS) setzt sich zusammen aus den drei Serviceabschnitten
    Angebotsberatung: Die Angebotsberatung unterstützt den Allgemeinen Sozialen Dienst des Fachamtes Jugend- und Familienhilfe und ist somit ein interner Beratungsdienst. Alle Fragen rund um die Hilfen, die einzelnen Angebote und Einrichtungen, sowie deren qualitative Weiterentwicklung sind dort angebunden.
    Wirtschaftliche Jugendhilfe: Die Wirtschaftliche Jugendhilfe unterstützt ebenfalls den Allgemeinen Sozialen Dienst bei der Erfüllung seiner gesetzlichen Aufgaben. Insbesondere die Berechnung von Kostenbeiträgen und Durchsetzung von Forderungen gehören zu den Hauptaufgaben.
    Pflegekinderdienst: Der Pflegekinderdienst unterstützt den Allgemeinen Sozialen Dienst in Angelegenheiten rund um einzurichtende und / oder bestehende Pflegeverhältnisse.
  • Amtsvormundschaften / Beistandschaften
    Hier werden auf Grundlage eines  Beschlusses des Familiengerichtes beziehungsweise aufgrund gesetzlicher Grundlagen (BGB, SGB VIII) Kinder und Jugendliche gesetzlich vertreten und persönliche Kontakte mit ihnen gestaltet. In der Beistandschaft wird gemäß § 1712 BGB je nach Antrag die Vaterschaft festgestellt oder / und die Unterhaltsansprüche des Kindes geltend gemacht. Zudem werden Urkunden erstellt, das heißt Vaterschaftsanerkennungen, die nötigen Zustimmungen, Sorgeerklärungen und Unterhaltsurkunden et cetera.


2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?

Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an die für die Bezirksämter zuständige Datenschutzbeauftragte richten:

Datenschutzbeauftragte der Bezirke:
Bezirksamt Hamburg-Nord
Behördliche Datenschutzbeauftragte
Kümmellstraße 7 | 20249 Hamburg
E-Mail: dsbderbezirke@hamburg-nord.hamburg.de

3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Ihre Daten werden für die Bearbeitung von persönlichen Anliegen, Bewilligungen von Leistungen und Heranziehungsbescheiden benötigt. Die Daten werden  erhoben und verarbeitet, soweit es für die Erfüllung der oben genannten Aufgaben erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist unter anderem Artikel 6 DSGVO, § 1712 BGB, § 1773 ff. BGB, insbesondere als Sonderregelung § 68 SGB VIII.

Beispiel zur Verarbeitung:

Antrag auf Bewilligung einer Hilfe zur Erziehung nach den Bestimmungen des Achten Sozialgesetzbuches SGB VIII.

4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:

Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben, zum Beispiel Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum und -ort, Steuernummer, Identifikationsnummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, sogenannte „sensible Daten", erheben wir ebenfalls nur dann, wenn dies für das spezielle Verfahren erforderlich ist.

Darüber hinaus erheben wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.

Beispiel:

Auskünfte aus dem Melderegister der bezirklichen Einwohnerämter.

Können wir einen Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufklären, dürfen wir Sie betreffende personenbezogene Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erheben (zum Beispiel Auskunftsersuchen an den Arbeitgeber und ähnliches).

Zudem können wir öffentlich zugängliche Informationen (zum Beispiel aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten.

5. Wie verarbeiten wir diese Daten?

In den automationsgestützten Verwaltungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und in weiteren Schritten den Verwaltungsverfahren zugrunde gelegt. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.

6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

Alle personenbezogenen Daten, die uns in einem Verwaltungsverfahren bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (zum Beispiel an Krankenkassen, Rentenversicherungsträger) weitergeben, wenn Sie der Weitergabe zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.

Beispiele:

  • Im Rahmen des Tätigwerdens der Amtsvormundschaften werden Daten an Dritte weitergegeben, wenn es eine Datenübermittlungspflicht gibt beziehungsweise, wenn es der Aufgabenerfüllung gemäß § 68 SGB VIII dient.
  • Bei Anfragen an das Jobcenter, das Finanzamt, die Deutsche Rentenversicherung zur Ermittlung der finanziellen Lage einer Person mit dem Ziel der Festlegung des Kostenbeitrags bei mangelnder Mitwirkung der betreffenden Person.


7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Die Dauer der Speicherung entspricht den geltenden Bestimmungen, insbesondere der Aktenordnung der Bezirksämter und der Geschäftsordnung der Bezirksämter in ihren aktuellen Fassungen.

Weitere Auskünfte kann die betreuende Einheit für das verwendete Fachverfahren JUS-IT in der Jugendhilfe, die Fachliche Leitstelle JUS-IT der Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration (BASFI) erteilen.


8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht und so weiter) haben Sie?

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.

Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt gemacht werden.

Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt unter anderem davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.

Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.

Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22 | 20459 Hamburg
Tel.: 040 42854-4040
E-Fax: 040 4279-11811
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten
In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.

Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.

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