I. Beglaubigungen durch die Einwohnerdienststellen / Kundenzentren der Bezirksämter
Die Einwohnerdienststellen beglaubigen Abschriften (Fotokopien) von Urkunden, wenn das Original von einer deutschen Behörde ausgestellt worden ist oder die Abschrift zur Vorlage bei einer deutschen Behörde benötigt wird (§§ 33 und 34 des Verwaltungsverfahrensgesetzes). Abschriften (Fotokopien) von Urkunden aus Personenstandsregistern können in der Regel nicht amtlich beglaubigt werden. Bei dem Standesamt, das das Personenstandsbuch führt, ist die Ausfertigung einer neuen Urkunde zu beantragen.
Die Einwohnerdienststellen beglaubigen Unterschriften, wenn das unterzeichnete Schriftstück zur Vorlage bei einer deutschen Behörde oder einer sonstigen Stelle, der auf Grund einer Rechtsvorschrift das unterzeichnete Schriftstück vorzulegen ist, benötigt wird.
II. Beglaubigungen durch einen Notar
Für die Beglaubigung von Unterschriften, die nach § 129 des Bürgerlichen Gesetzbuches der öffentlichen Beglaubigung (z.B. Willenserklärungen in Grundstücksangelegenheiten) bedürfen, sind die Notare zuständig.
III. Beglaubigungen durch die Abteilung für Rechtsangelegenheiten im Amt für Migration
Wird eine inländische (deutsche) öffentliche Urkunde für den Gebrauch im Ausland benötigt, kann der ausländische Staat, in dem die inländische Urkunde verwendet werden soll, eine gesonderte Beglaubigung der Echtheit verlangen.
Einige Staaten verzichten grundsätzlich auf jegliche Beglaubigung ohne Rücksicht auf den Herkunftsstaat, andere haben in Verträgen mit der Bundesrepublik Deutschland für Urkunden allgemein oder auch nur für bestimmte Urkunden den gegenseitigen Verzicht auf eine förmliche Beglaubigung vereinbart.
Die Echtheitsbestätigung (Legalisation) erfolgt durch den diplomatischen oder konsularischen Vertreter des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Die Bestätigung der Echtheit beinhaltet, dass die Unterschrift auf der Urkunde echt ist und der Unterzeichner zur Ausstellung öffentlicher Urkunden berechtigt war.
Da dem diplomatischen oder konsularischen Vertreter in der Regel der Unterzeichner der Urkunde nicht bekannt ist, wird eine Vor- und ggf. auch Zwischenbeglaubigung durch Bedienstete deutscher Behörden verlangt, deren Unterschriften in den Botschaften und Konsulaten hinterlegt sind.
Da das Legalisationsverfahren öffentlicher Urkunden aufwendig ist, haben verschiedene Staaten das Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 5. Oktober 1961 geschlossen. Weitere Staaten sind dem Übereinkommen in der Folgezeit beigetreten.
Der Legalisationsvermerk wird durch einen im Übereinkommen vereinbarten Beglaubigungsvermerk - die sog. Apostille - des Staates, in dem die öffentliche Urkunde errichtet wurde, ersetzt.
Das Amt für Migration in der Behörde für Inneres und Sport ist nur bei den Urkunden zur Anbringung der Apostille berechtigt, die von einer öffentlichen Behörde der Freien und Hansestadt Hamburg ausgestellt wurden. Urkunden der hamburgischen Gerichte und Notare fallen nicht darunter, diese werden vom Amtsgerichts- bzw. Landgerichtspräsidenten beglaubigt bzw. mit einer Apostille versehen.
