Die Verwaltungseinrichtungen der Freien und Hansestadt Hamburg, wie Gerichte, Behörden und sonstige Stellen der Stadt, erzeugen durch ihre Tätigkeit regelmäßig eine Vielzahl von Akten und anderes Schriftgut. Sobald diese Aufzeichnungen von ihnen nicht mehr für die tägliche Arbeit benötigt werden, werden sie dem Staatsarchiv Hamburg zur Bewertung angeboten. Hierbei wählt das Staatsarchiv nach archivwissenschaftlichen Methoden jene analogen und digitalen Aufzeichnungen aus, die aus historischen oder rechtlichen Gründen erforderlich sind, um Lebensgrundlagen zu erhalten, Rechte zu wahren und Geschichte zu erforschen. Sie werden als Archivgut dauerhaft der Nachwelt überliefert. Gleiches gilt für angebotene Aufzeichnungen privater Stellen und Personen, die das Staatsarchiv archivieren kann.
Bewertungsmodelle helfen dabei, die Bewertungsentscheidung nachvollziehbar, einheitlich und transparent zu machen.