Das Archivgut des Staatsarchivs Hamburg ist grundsätzlich für jede Person im Lesesaal frei einsehbar. Einige Archivalien sind jedoch derzeit nicht frei benutzbar, weil sie noch archivgesetzlichen Schutzfristen unterliegen oder schutzwürdige Angaben, beispielsweise zu noch lebenden Personen, enthalten. Dabei kann es sich um sensible persönliche Informationen, z.B. zur politischen Überzeugung, sexuellen Identität oder Gesundheit handeln. In solchen Fällen unterliegen die betroffenen Archivalien einer eingeschränkten Nutzung, welche im Hamburgischen Archivgesetz geregelt ist.
Schutzfristen
- die allgemeine Schutzfrist (30 Jahre ab Entstehen der Archivguteinheit),
- die Schutzfrist für Archivgut, das Geheimhaltungsvorschriften unterliegt (60 Jahre ab Entstehen der Archivguteinheit) und
- die Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut. Diese Schutzfrist beträgt 10 Jahre ab dem Tod der/des Betroffenen. Wenn das Todesjahr nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festzustellen ist, beträgt sie 90 Jahre ab der Geburt der/des Betroffenen. Wenn weder das Todesjahr noch das Geburtsjahr mit vertretbarem Aufwand festzustellen ist, beträgt sie 60 Jahre ab Entstehen der Archivguteinheit.
Die allgemeine Schutzfrist bzw. die Schutzfrist für Archivgut, das Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, und die Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut können unabhängig voneinander gelten. Für Archivgut des Staatsarchivs gelten teilweise auch die Schutzfristen des Bundesarchivgesetzes, das längere Schutzfristen für personenbezogenes Archivgut vorsieht.
Auch Findmittel können Schutzfristen unterliegen. Falls Sie ein Findmittel im Lesesaal nicht auffinden, wenden Sie sich bitte an die Lesesaalaufsicht.
Antrag auf Verkürzung der Schutzfristen
Um Archivgut benutzen zu können, müssen grundsätzlich alle Schutzfristen abgelaufen sein. Unterliegt eine Archivguteinheit noch einer der oben genannten Schutzfristen, können Sie beim Staatsarchiv einen Antrag auf Verkürzung der Schutzfristen stellen. Beantragen Sie die Schutzfristverkürzung bitte immer mindestens vier Wochen vor Ihrem Besuch im Staatsarchiv, damit Ihr Anliegen rechtzeitig vor dem Termin bearbeitet werden kann. Die Entscheidung des Staatsarchivs über die Verkürzung der Schutzfristen wird Ihnen in einem Bescheid per E-Mail oder per Post mitgeteilt.
Sie finden den Antrag auf Schutzfristverkürzung als PDF-Formular unten im Download-Bereich und können diesen direkt am Bildschirm ausfüllen, speichern und per E-Mail an office-staatsarchiv@bkm.hamburg.de senden.
Bitte beachten Sie, dass die Verkürzung von Schutzfristen für personenbezogenes Archivgut nur mit Einwilligung der Betroffenen oder ihrer Rechtsnachfolger zulässig, oder wenn die Benutzung für ein wissenschaftliches Forschungsvorhaben oder zur Wahrnehmung berechtigter Belange von Personen oder Stellen notwendig ist. In beiden Fällen müssen die schutzwürdigen Interessen Betroffener oder Dritter durch geeignete Maßnahmen angemessen berücksichtigt werden.
Eingeschränkte Nutzung
Im Einzelfall muss das Staatsarchiv auch nach Ablauf der Schutzfristen die Benutzung von Archivalien einschränken, wenn durch eine freie Benutzung schutzwürdige Interessen Dritter beeinträchtigt werden könnten. Sind in Archivalien schutzwürdige Angaben enthalten, legt das Staatsarchiv die erforderlichen Einschränkungen fest, unter denen eine Einsichtnahme in die Archivguteinheit erfolgen kann. Der Schutz sensibler Informationen kann z.B. durch die Einsichtnahme unter Auflagen gewährleistet werden, etwa durch ein Kopier- und Veröffentlichungsverbot oder die Anonymisierung/Pseudonymisierung im Falle einer Veröffentlichung.
Andere Gründe, aus denen eine Nutzung eingeschränkt werden müsste, könnten unter anderem der Erhaltungszustand der bestellten Archivalie oder Geheimhaltungspflichten sein.
Ob die Nutzung von Archivgut einzuschränken ist, wird regelmäßig bei der Bestellung von Archivalien geprüft. Bei umfangreichen Bestellungen und bei der Bestellung von Archivgut, das aufgrund seines Inhalts sensible Informationen enthalten könnte, möchten wir Sie um eine frühzeitige Bestellung bitten, um die Prüfung bis zu Ihrem geplanten Besuch im Staatsarchiv abschließen zu können. Sollte eine Einschränkung notwendig sein, werden Sie noch vor der Vorlage der Archivalien über die erforderlichen Auflagen informiert.
Gesperrte Bestände
Aus konservatorischen Gründen und aufgrund von Digitalisierungs- oder Sicherungsverfilmungsmaßnahmen können Teile von Beständen nur eingeschränkt benutzbar oder ganze Bestände gesperrt sein.
Informationen zu nur eingeschränkt benutzbar oder für die Benutzung gesperrten Beständen finden Sie unter "Downloads".
In vielen Fällen ist es abhängig von der Bearbeitungsgeschwindigkeit beim Dienstleister wann bzw. wie schnell Archivalien wieder zurück im Staatsarchiv sind. Bitte erfragen Sie ggf. den aktuellen Status.