Rollen, Einreichen, Freizeichnen

Hinweis vorab zur geschlechtergerechten Darstellung:  Im Onlinedienst Digitale Baugenehmigung wird aus Platzgründen die Zusammenfassung der männlichen und weiblichen Form mittels / gewählt. Diese FAQ orientieren sich an den Rollenbezeichnungen im Onlinedienst zum Zwecke der Wiedererkennung.

In Hamburger Onlinedienst Digitale Baugenehmigung sind die folgenden Rollen verfügbar:

• Bauherr/in (BH) – Verantwortliche Person, kann den Onlinedienst verwenden und einreichen, erhält Bescheide und Mitteilungen von der zuständigen Bauprüfabteilung 
• Vertreter/in des/der Bauherren/in (BH-V) – Kann mit Vollmacht im Auftrag der Bauherrin bzw. des Bauherrn handeln.
• Entwurfsverfasser/in (EV) – Fachlich Verantwortliche, die Bauvorlagen einreichen und den Antrag inhaltlich bearbeiten.
• Fachplaner/in (FP) – Kann eingeladen werden und Zuarbeiten eigenständig eingeben und hochladen.

Ein Antrag kann grundsätzlich von folgenden Rollen eröffnet werden:

• Bauherr/in (BH)
• Vertreter/in des/der Bauherren/in (BH-V), wenn eine Vollmacht vorliegt 

Das Erstellen und Einreichen des Bauantrags durch die Bauherrschaft ist empfehlenswert, da so im Falle eines Entwurfsverfasserwechsels (EV) kein Kommunikationsbruch entsteht. EV und Fachplaner/in (FP) können nach der Antragseröffnung eingeladen werden und ihre Zuarbeiten eigenständig eingeben und hochladen.

Nach der Einreichung erfolgt die weitere Kommunikation über den Onlinedienst direkt mit der Person, die den Bauantrag erstellt und den Antrag eingereicht hat. Eingeladene Personen haben einen lesenden Zugriff.

Da die einreichende Person auch die Bescheide erhält, die Kommunikation mit der zuständigen Bauprüfabteilung führt und Nachreichungen hochlädt ist es wichtig, im Binnenverhältnis zwischen BH und EV die Rollen festzulegen. 

Wichtig: Antragssteller/in im Sinne der HBauO bleibt der Bauherr bzw. die Bauherrin.

Wenn ein/e Entwurfsverfasser/in (EV) als Vertreter/in des/der Bauherren/in (BH-V) auftreten soll, muss diese/dieser den Antrag eröffnen und einreichen. Hierfür wird eine Vollmacht benötigt.

Die Vollmacht umfasst 

• das Erstellen und Einreichen des Bauantrags bei der zuständigen Behörde sowie 
  • die Übermittlung aller erforderlichen Unterlagen. 
  • Ebenfalls die Nachreichung behördlich angeforderter Dokumente, 
  • die digitale Kommunikation und 
  • den Empfang von Bescheiden (Bekanntgabe und Zustellung).

Fehlt diese Vollmacht, kann die Behörde diese mit fristunterbrechender Wirkung nachfordern. Eine Vorlage wird aktuell nicht zur Verfügung gestellt.

Zum Einreichen eines Bauantrages ist zusätzlich zu der Rolle 

• Bauherr/in (BH) oder
• Vertreter/in des/der Bauherren/in (BH-V), wenn eine Vollmacht vorliegt 
• Entwurfsverfasser/in (EV) 

auch die Rolle Entwurfsverfasser/in erforderlich:

• Entwurfsverfasser/in (EV) 

BH lassen sich häufig durch z.B. Architektur- oder Planungsbüros unterstützen, um einen Bauantrag einzureichen. Sie erhalten die Rolle EV. EV bedürfen in der Regel einer Bauvorlageberechtigung, die auch im Onlinedienst Digitale Baugenehmigung hochgeladen werden muss. 

Als EV oder als BH-V können Sie durch eine Vollmacht als Vertreterin bzw. Vertreter umfassend im Namen der/des BH handeln. Dazu gehören das Erstellen und Einreichen des Bauantrags bei der zuständigen Behörde sowie die Übermittlung aller erforderlichen Unterlagen. Die Bevollmächtigung umfasst ebenfalls die Nachreichung behördlich angeforderter Dokumente, die digitale Kommunikation und den Empfang von Bescheiden (Bekanntgabe und Zustellung).

BH können auch als EV auftreten und sich diese Rolle selbst zuweisen, wenn eine Bauvorlageberechtigung vorhanden ist.

Die im Rahmen der Antragserstellung in den jeweiligen Rollen hinterlegten Personen müssen vor dem Einreichen mit einer Freizeichnung die Richtigkeit der Angaben bestätigen. Wichtig ist, dass die Freizeichnung nicht personen-, sondern rollenbezogen erfolgt. Wenn ein Bauherr beispielsweise ebenfalls Entwurfsverfasser ist, muss er in beiden Rollen separat freizeichnen.

Variante 1 – BH eröffnet den Antrag und reicht ihn ein (Empfehlung):

• BH eröffnet selbst den Antrag und lädt anschließend EV und gegebenenfalls (Fachplaner) FP ein. 
• EV (und ggf. FP) können dann Antragsfelder ausfüllen und Bauvorlagen hochladen. 
• BH und EV zeichnen frei.
• BH reicht den Antrag ein. BH erhält sämtliche Bescheide in sein Postfach und muss auch nachzureichende Bauvorlagen selbst hochladen. EV hat einen lesenden Zugriff, kann also BH die notwendigen Bauvorlagen entsprechend zuschicken und gegebenenfalls an etwas erinnern.

Hinweise:

• Ein Entwurfsverfasserwechsel nach Einreichung ist (nach wie vor) nicht möglich. Ein/e neuer EV kann mit lesendem Zugriff eingeladen werden.

Variante 2 – EV eröffnet den Antrag als BH-V:

• EV erstellt den Vorgang als Vertreter/in der/des BH, dafür muss er eine Vollmacht hochladen. EV tritt als BH-V auf.
• EV als BH-V lädt BH ein, damit dieser Einblick in die Kommunikation erhält. 
• EV als BH-V weist sich selbst die Rolle EV zu. 
• Rolle BH-V und Rolle EV zeichnen den Antrag frei (also EV letztlich zwei Mal)
• EV als BH-V erhält sämtliche Bescheide in sein Postfach und muss auch nachzureichende Bauvorlagen selbst hochladen. 

Hinweise:

• Die Kommunikation nach der Einreichung sowie Nachreichungen können direkt durch den EV abgewickelt werden.
• Arbeitsweise entspricht weitgehend dem bisherigen Ablauf im Onlinedienst „Bauantrag stellen 2.0“. Lediglich die Vollmacht ist neu.
• Bei Entwurfsverfasserwechsel nach Einreichung oder nicht-Erreichbarkeit des EV (Urlaub, Krankheit, …) besteht das Risiko, dass der Zugriff auf den angelegten Antrag verloren geht. 

Sie laden weitere Personen zur Antragsbearbeitung über „Zusammenarbeit“ und dann über „Zur Mitarbeit einladen“ ein. Der Einladung können Sie noch eine persönliche Nachricht hinzufügen. Die eingeladenen Personen erhalten eine E‑Mail, melden sich an (mit BundID bzw. MUK) und arbeiten im Vorgang mit (z.B. Bauvorlagen hochladen, freizeichnen).

Grundsatz: Notwendigkeit einer Bauvorlageberechtigung

Bauvorlagen für Baugenehmigungsverfahren müssen in der Regel von einer bauvorlageberechtigten Person erstellt werden. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind in § 65 HBauO „Bauvorlageberechtigung“ geregelt. 

Dementsprechend ist im Onlinedienst Digitale Baugenehmigung die Antragsmaske „Angaben Entwurfsverfasser/in“ so ausgestaltet, dass zwingend eine bauvorlageberechtigte Person anzugeben ist. Dies kann entweder die Bauherrin bzw. der Bauherr selbst sein oder eine weitere Person als Entwurfsverfasserin bzw. Entwurfsverfasser. 

Durch die Vorlage der Bauvorlageberechtigung wird die Transparenz im Verfahren erhöht. Sollte eine Überprüfung der Bauvorlageberechtigung durchgeführt werden, ist diese im Zusammenwirken mit der ebenfalls abgefragten Kammermitgliedschaft ohne Zeitverlust möglich, da die Informationen nicht separat eingeholt werden müssen.

Es gibt jedoch auch Verfahren, bei denen aus unterschiedlichen Gründen keine Bauvorlageberechtigung erforderlich ist.

Ausnahme: Antragstellen ohne Bauvorlageberechtigung

Beispiel: Sie sind Bauherrin bzw. Bauherr, möchten einen Antrag ohne Unterstützung einer Entwurfsverfasserin bzw. eines Entwurfsverfassers mit Bauvorlageberechtigung einreichen und sind selbst im Sinne der Auswahlmöglichkeiten des Onlinedienstes nicht bauvorlageberechtigt.

In solchen Fällen ist folgende Übergangslösung anzuwenden:

Vorgehen im Reiter Vorgangsbearbeitung „Angaben Entwurfsverfasser/in“

1. Sind Bauherr/in auch Entwurfsverfasser/in?
   → „Bauherr/in ist Entwurfsverfasser/in“ auswählen
2. Grundlage der Bauvorlageberechtigung
   →ein beliebiges Feld auswählen (muss inhaltlich nicht zutreffen)
3. Wo existiert die Mitgliedschaft
   →„Inland“ auswählen
4. Mitgliedsnummer
   → „0000“ eingeben
5. Bezeichnung der Architekten- oder Ingenieurkammer
   → „Hamburgische Architektenkammer“ auswählen
6. Berufsbezeichnung
   →„keine Bauvorlageberechtigung benötigt“ eingeben
7. Nachweis Bauvorlageberechtigung
   → Anschreiben erstellen, in dem in wenigen kurzen Sätzen dargelegt wird, warum für diesen Antrag keine Bauvorlageberechtigung erforderlich ist, und dieses als PDF-Dokument hochladen

Vorgehen im Reiter Zusammenarbeit: 

1. Zum Einreichen eines Antrages ist eine Freizeichnung sowohl durch die Bauherrin bzw. den Bauherrn (oder eine Vertretung) als auch durch die Entwurfsverfasserin bzw. den Entwurfsverfasser erforderlich.
   Laden Sie sich daher über das Menüfeld „Zur Mitarbeit einladen“ selbst als Entwurfsverfasser/in ein. Sie verfügen anschließend über beide Rollen.
2. Nach Abschluss aller Eintragungen können Sie den Antrag zweimal freizeichnen (als Bauherr/in und als Entwurfsverfasser/in) und anschließend einreichen.

Ein direkter Rollenwechsel einer bereits zugewiesenen Person ist in der Regel nicht möglich.
Stattdessen wird:

• die neue Person in der gewünschten Rolle hinzugefügt

und die bisherige Person kann – wenn nötig – entfernt oder als Mitwirkende belassen werden. 

Nach Einreichen des Antrags können keine Rollen verändert werden. Es können lediglich Personen für einen lesenden Zugriff eingeladen werden bzw. dieser entzogen werden.