Das Gesetz gewährt auf Antrag jedem - auch ohne eigene Betroffenheit - einen grundsätzlich freien Zugang zu behördlichen Informationen. Vom Hamburgischen Transparenzgesetz werden auch juristische Personen des Privatrechts erfasst, soweit sie öffentliche Aufgaben, insbesondere solche der Daseinsvorsorge, wahrnehmen oder öffentliche Dienstleistungen erbringen und dabei der Kontrolle der Freien und Hansestadt Hamburg unterliegen.
Zur Handhabung soll erläuternd auf die wichtigsten Fragen eingegangen werden:
Dem Recht auf Auskunft unterliegen alle amtlichen Informationen, die in behördlichen Akten oder sonstigen Speichermedien (z.B. Schriften, Karten, Filmen, Fotos, CDs, CD-Roms, DVDs usw.) erfasst sind, sofern dem Informationszugang nicht gesetzliche Vorschriften, insbesondere Schutzvorschriften zugunsten Dritter, entgegenstehen. Ausgenommen sind Entwürfe zu Entscheidungen sowie Arbeiten und Beschlüsse zu ihrer unmittelbaren Vorbereitung, soweit und solange durch die vorzeitige Bekanntgabe der Informationen der Erfolg der Entscheidungen oder bevorstehender Maßnahmen vereitelt würde. Der Antrag nach dem Transparenzgesetz kann sich nur auf bereits vorhandene Informationen richten. Die auskunftspflichtige Stelle ist nicht verpflichtet, Informationen zu beschaffen.
Zugang zu den bei ihnen vorhandenen Informationen haben alle Behörden Hamburgs sowie die Hamburger Körperschaften, Anstalten und Stiftungen öffentlichen Rechts zu gewähren, sowie – unter bestimmten Voraussetzungen (s.o.) – auch juristische Personen des Privatrechts. Ist die angerufene Stelle selbst nicht auskunftspflichtig, so hat sie die auskunftspflichtige Stelle zu ermitteln und der antragstellenden Person zu benennen.
Informationszugang wird auf Antrag gewährt. Anträge können schriftlich, mündlich, telefonisch, per Telefax oder per E-Mail bei der zuständigen Stelle (s. o.) gestellt werden; sie sollten als Anträge auf Informationszugang gekennzeichnet werden.
Das gewünschte Informationsthema ist so konkret zu bezeichnen, dass die zuständige Behörde einen inhaltlichen Bezug zu ihren Akten- und sonstigen Informationsbeständen herstellen kann. Je präziser das Thema gefasst ist, umso geringer ist die Menge der herauszugebenden Informationen, was grundsätzlich zu einer geringeren Gebühr führt.
Im Regelfall nicht länger als einen Monat. Die Frist kann auf zwei Monate verlängert werden, wenn die gewünschten Informationen innerhalb eines Monats nicht oder nicht vollständig zugänglich gemacht werden können oder wenn Umfang oder Komplexität des Antrags eine intensive Prüfung erfordern. Hierüber wird die Antragstellerin bzw. der Antragsteller von der zuständigen Behörde unterrichtet. Nur bei einer Beteiligung Dritter beträgt die Antwortfrist wegen der Dauer der Anhörung der oder des Dritten jetzt zwei (bzw. bei Verlängerung drei) Monate.
Die Antragstellerin bzw. der Antragsteller hat grundsätzlich die Wahl, ob der Zugang zu den Informationen durch Auskunftserteilung (auch mündlich oder telefonisch) oder durch Einsichtnahme in die Akten in den Räumen der Behörde gewährt werden soll. Auf Antrag werden Akteninhalte kopiert und übersandt.
Auskunftsansprüche bei Behörden sind grundsätzlich kostenpflichtig. Es wird empfohlen, sich bei der Antragstellung zu informieren, mit welchen Kosten zu rechnen ist. Je konkreter die begehrten Informationen beschrieben werden, desto niedriger fallen die Kosten aus.