Projektstruktur

Für die Projektlaufzeit wurden die dargestellten Gremien eingerichtet. Ihre Aufgaben richten sich nach dem „Projektmanagement-Handbuch“ der Freien und Hansestadt Hamburg. Weitere Informationen zu den einzelnen Gremien sind auf folgenden Seiten nachzulesen. 

Initiator und Auftraggeber des Projektes ist der ehem. Staatsrat der BSFB, Herr Rainer Schulz. 

Zur Steuerung des Gesamtprojektes dient die Lenkungsgruppe. Hier werden die Organisationseinheiten mit den größten Personalkörpern der BSFB repräsentiert wie z.B.:

• Amt für Bildung
• Amt für Verwaltung
• Personalamt
• Hamburger Institut für Berufliche Bildung (HIBB)
• Landesinstitut für Lehrerbildung und Schulentwicklung (LI)

Auch sind Personal- und Schwerbehindertenvertretungen sowie Gleichstellungsbeauftragte in beratender Funktion Teil der Lenkungsgruppe.

In der Lenkungsgruppe erfolgen die strategische Planung, Koordination und Überwachung des Projektes, um deren erfolgreiche Umsetzung im Rahmen der festgelegten Ziele und der vorhandenen Ressourcen sicherzustellen.

Die Lenkungsgruppe ist Entscheidungsgremium über alle neu einzusetzenden oder zu verändernden Maßnahmen, Prozesse oder Strukturen – es sei denn, sie hat die Aufgabe an die Steuerungsgruppe delegiert. Sie erteilt gleichfalls Aufträge an die Steuerungsgruppe und lässt sich von dort direkt oder über die Projektleitung berichten

Diese Gruppe übernimmt die operative Steuerung des Projektes „Personalgesundheit“ und agiert im engen Austausch mit der Projektleitung.
Die Steuerungsgruppe setzt sich zusammen aus verschiedenen Organisationseinheiten der BSFB, welche hier fachlich vertreten werden:

• Aufsicht über die Institute
• Abteilung Beratung – Vielfalt, Gesundheit und Prävention
• Personalabteilung
• Schulaufsicht
• Personalorganisation
• Personal und Finanzen (HIBB)
• Arbeitsschutz
• Volkshochschule
• Schulleitungen (aus allgemeinbildenden und beruflichen Schulen)

Zu ihren Aufgaben gehört die Bewertung der Bestands- und Datenanalyse zur Ableitung von Arbeitsthemen für die Expertengruppen und die konzeptionelle Rahmung der Arbeitsgruppen (Inhalte, Zeitaufwand, Besetzung, eigene Beteiligung).
Zudem bewertet sie die Arbeitsergebnisse der Expertengruppen und legt die aufbereiteten Ergebnisse in der Lenkungsgruppe zur Entscheidung vor.
Neben dem im Fokus liegenden Expertengruppen kann das Gremium gleichfalls eigene Maßnahmen erarbeiten und zur Entscheidung vorlegen.
Protokolle der Steuerungsgruppensitzungen gehen der Lenkungsgruppe zur Kenntnisnahme zu.
Darüber hinaus unterstützt die Steuerungsgruppe die interne und externe Projektkommunikation und ist Ansprechperson für die Beschäftigten.

Es werden themenbezogen temporär Experten-Arbeitsgruppen eingesetzt. Die zu bearbeitenden Themen werden nach der Bestands- und Datenanalyse von der Steuerungsgruppe in Zusammenarbeit mit dem Projektteam vorgeschlagen und nach Zustimmung der Lenkungsgruppe festgelegt.

Je nach Fachthema erfolgt die Mitwirkung und Steuerung der Expertengruppe durch ein Steuerungsgruppenmitglied. Im Einzelfall kann eine Delegation an das Projektteam erfolgen.
Die Expertengruppen werden vorrangig durch Beschäftigte, die in dem jeweiligen Themenfeld als Experte oder Stakeholder gelten, besetzt. Über die personelle Besetzung, den zeitlichen Bearbeitungsaufwand und weitere mögliche Ressourcenfragen entscheidet die Steuerungsgruppe. Soweit wesentliche Belange in der Linienaufgabe betroffen sind, wird die Zustimmung der Lenkungsgruppe eingeholt.
Die Ergebnisse und Lösungsvorschläge (es sollten jeweils mind. zwei Alternativen erarbeitet werden) aus den Expertengruppen werden durch die Steuerungsgruppe vorbewertet und zur Entscheidung an die Lenkungsgruppe geleitet.

Die Expert:innengruppen nehmen Ihre Arbeit auf!

Übersicht aktueller Themen für die ersten Expert:innengruppen

Aus unserer Kick-off Veranstaltung im Juni 2024, der Analyse, verschiedenen Gespräche mit Stakeholdern und dem Votum der Steuerungsgruppe sind nachfolgende erste Expert:innengruppen entstanden:

1. Führung und Gesundheit: Überprüfung von Strukturen und Arbeitsorganisation für die Zielgruppe Schule u. Verwaltung, Entwicklung Handlungsoptionen
2. Führungskräfte-Qualifizierung: Weiterentwicklung des Angebots für (neue) Führungskräfte
3. Lehrkräfte u. ihre Arbeitsbedingungen: Betrachtung von Arbeit in multiprofessionellen Teams, Umgang mit Verwaltungsaufgaben
4. PTF: Analyse der Gründe für hohe Fehlzeitenquote; Entwicklung zielgerichteter Angebote
5. Coaching-, Supervisions- und Beratungsangebote: Sichtbarmachung und Weiterentwicklung von Angeboten
6. Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM): Analyse der Ausgangssituation, Prozessbetrachtung und Optimierung

Weitere Expertengruppen zur Themenbearbeitung sind geplant.

Zusammensetzung der Experten:innengruppen
Die Besetzung der Gruppen erfolgt auf Basis folgender Kriterien:

• Gruppengröße: 5 bis max. 10 Personen
• Verschiedene Perspektiven (Organisationseinheiten, Rollen/Funktionen)
• Mitarbeitende aus betreffenden/partizipierenden Bereich
• Personen mit fachlichem Hintergrund/Bezug
• Für die Umsetzung zuständige Mitarbeitende

Weitere Beteiligungsformate sind in Vorbereitung: z.B. Resonanzrunden zu Expertenthemen, Podcast, Digitale Themen-Talks, Einladung „Blick in den Projektraum“.