Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach den allgemeinen Aufbewahrungsvorgaben für Personalakten. Rechtsgrundlagen hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 10 Hamburgisches Datenschutzgesetz (HmbDSG) und § 85 Hamburgisches Beamtengesetz (HmbBeamtG). Weiterführende Informationen finden Sie auch im entsprechenden Hinweisblatt.
- Detaillierte Regelungen zum BEM-Verfahren sind auf Seite 157 des Hinweisblatts dargestellt.
- Die Aufbewahrungsfristen sind unter Ziffer 6 auf Seite 158 aufgeführt.
- Bestimmte Unterlagen und Daten unterliegen einer verkürzten Aufbewahrungsfrist von 3 bzw. 5 Jahren nach Abschluss der Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs (§§ 90, 91 Abs. 2 HmbBG).
Zusammenfassend gilt:
- BEM-Akten dürfen frühestens nach 3 Jahren datenschutzkonform vernichtet werden.
- Der Grund für das Ausscheiden der betroffenen Person (Ableben, interner Wechsel, Ausscheiden aus der FHH) hat darauf keinen Einfluss.
Datenschutz
Der Datenschutz ist ein zentrales Element des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM). Grundlage sind sowohl die Regelungen des § 167 Abs. 2 SGB IX als auch die Datenschutzbestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der 93er-Vereinbarung in Hamburg.
1. Einwilligung der betroffenen Person
Die Teilnahme am BEM ist freiwillig. Eine ausdrückliche und schriftliche Einwilligung der betroffenen Person ist zwingend erforderlich, bevor personenbezogene Daten verarbeitet oder weitergegeben werden dürfen.
2. Zweckbindung und Datensparsamkeit
Die im BEM erhobenen Daten dürfen ausschließlich zur Durchführung des Eingliederungsverfahrens verwendet werden. Es gilt das Prinzip der Zweckbindung (§ 5 Abs. 1 lit. b DSGVO) und der Datenminimierung (§ 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).
3. Informationspflichten
Die betroffene Person muss über die Verarbeitung ihrer Daten vollständig informiert werden (gemäß Art. 13 DSGVO). Dies umfasst insbesondere:
- den Zweck der Datenverarbeitung,
- die Beteiligten am Verfahren (z. B. Vorgesetzte, Personalrat),
- ihre Rechte (z. B. Auskunft, Löschung, Widerruf).
4. Zugriffsrechte
Zugang zu den BEM-bezogenen Daten erhalten nur die am Verfahren beteiligten Personen, und auch nur in dem Umfang, der zur Aufgabenerfüllung notwendig ist. Dies wird in der 93er-Vereinbarung klar geregelt.
5. Vertraulichkeit und Aufbewahrung
Alle Beteiligten im BEM unterliegen der Vertraulichkeitspflicht. Die Daten sind getrennt von der Personalakte zu speichern und müssen nach Abschluss des Verfahrens fristgerecht gelöscht werden – spätestens nach Ablauf von drei Jahren, sofern keine weitere Verarbeitung erforderlich ist.
Dokumentation
Die Dokumentation im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) dient der Nachvollziehbarkeit des Verfahrens, der rechtlichen Absicherung sowie der Sicherstellung eines transparenten und strukturierten Ablaufs – stets unter Wahrung des Datenschutzes und der Freiwilligkeit.
Personal-Akte (Teilakte Erkrankungen)
- Anschreiben zum BEM Angebot
- ggf. Erinnerungsschreiben
- Rückmeldebogen mit der Entscheidung über die Annahme bzw. Ablehnung des Angebots
- BEM-Protokoll mit den Namen und Unterschriften der BEM-berechtigten Person und der Erstansprechperson sowie dem Datum des Erstgesprächs und der Angabe, ob weitere Gespräche oder Maßnahmen verabredet wurden
BEM-Akte
- Datenschutzerklärung zum BEM
- Einwilligungserklärung für die Erhebung persönlicher Daten zum Zwecke des BEM
- Verlaufs- und Maßnahmendokumentation (z.B. Vermerke über vereinbarte Maßnahmen, Protokolle über Maßnahmenversuche, Verlauf und Ergebnis, Protokolle über Maßnahmen der stufenweise Wiedereingliederung etc.)
- Einwilligungserklärung zur Weitergabe von Daten an Dritte zum Zwecke des BEM
