Christian Pfromm, Chief Digital Officer der Freien und Hansestadt Hamburg: „Mit Robotic-Process-Automation können wir binnen kürzester Zeit regelbasierte Prozesse automatisieren. Das spart Zeit und ermöglicht effiziente Verwaltungsabläufe, von denen auch die Bürgerinnen und Bürger profitieren. Um sicherzugehen, dass wir „unsere“ Software-Robotergenau dort einsetzen, wo sie wirklich gebraucht werden, binden wir die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Entwicklung ein. RPA ist ein gutes Beispiel für den gelungenen Einsatz innovativer Technologien in der Verwaltung.“
Die ersten Bots in der Verwaltung der Freien und Hansestadt Hamburg sind seit 2021 im Einsatz. Dabei werden sowohl Bots, die dauerhaft im Betrieb sind als auch Bots, die einmalig ein größeres Arbeitsvolumen abarbeiten, berücksichtigt.
Die RPA-Bots folgen strikten Wenn-Dann-Regeln. Auf diese Weise werden Prozesse, die bislang händisch in verschiedensten IT-Systemen ausgeführt werden mussten, automatisiert. So gewinnen die Beschäftigten in der Hamburger Verwaltung Zeit für andere Aufgaben. In weiteren Fällen federt RPA steigende Fallzahlen ab, für die sonst zusätzliche Stellen zunächst geschaffen und besetzt werden müssten.
Ein Beispiel:
Im Zuge der Einmalzahlung der Energiepauschale an Studentinnen und Studenten sind rund 100.000 Dokumente angefallen, die die Behörde für Wissenschaft, Forschung, Gleichstellung und Bezirke entsprechend den gesetzlichen Fristen aufbewahren muss. Schätzungsweise kostet es Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zwei Minuten pro Fall, um die Unterlagen manuell in der elektronischen Akte abzulegen. Kurzfristig wäre diese Aufgabe mit dem bestehenden Personal nicht händisch durchzuführen gewesen. Stattdessen haben RPA-Bots die Dokumente automatisiert in die e-Akte abgelegt. Die Behörde hat hier in ämter- und bereichsübergreifender Zusammenarbeit gemeinsam mit dem Amt für IT und Digitalisierung der Senatskanzlei und dem öffentlichen IT-Dienstleister Dataport den Bot zur Automatisierung umgesetzt und konnte damit ihrer Pflicht zur gesetzlichen Aufbewahrung nachkommen.
Für die Hamburger Verwaltung werden laufend weitere Automatisierungsbedarfe umgesetzt. Ein Fokus liegt hierbei auf modularen Bots, die in mehreren Bereichen der Verwaltung zum Einsatz kommen können. Sei es die bereits erwähnte Ablage von Unterlagen in der e-Akte oder die automatisierte Abfrage im Melderegister als Vorbereitung einer fachspezifischen Antragsprüfung – Vieles läuft in den einzelnen Behörden gleich ab. Einmal entwickelte RPA-Module können so kostengünstig wiederverwendet werden. Neben wiederverwendbaren Bots werden weiterhin fachspezifische, individuelle Automatisierungen entwickelt.
Perspektivisch lassen sich weitere Technologien wie Künstliche Intelligenz oder Low Code mit RPA kombinieren: Wenn für die Bewilligung eines Antrags verschiedene Nachweise erbracht werden müssen, könnte ein KI-Modul beispielsweise die Art des jeweiligen Nachweises erkennen. Ein RPA-Bot könnte die Dokumente anschließend direkt mit der korrekten Nachweisart dem jeweiligen Fall im IT-System hinzufügen. Solche Kombinationen werden es künftig ermöglichen, durch Nutzung mehrerer Technologien weitere Synergien zu schaffen.
Rückfragen der Medien
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