Dr. Andreas Dressel, Senator der Finanzbehörde Hamburg: „Die Bürgerinnen und Bürger erwarten zu Recht von ihrer Verwaltung, dass die Prozesse effizient und digital gestaltet werden. Die Kasse.Hamburg hat hier zusammen mit den Elbewerkstätten und der Senatskanzlei entscheidend dazu beigetragen, dass Post von Bürgerinnen und Bürgern vollständig digitalisiert und automatisch vorsortiert wird, entsprechend schnell an die richtigen Stellen kommt und bearbeitet werden kann. Viele weitere Fachverfahren werden folgen und die Bürgerinnen und Bürger werden dies direkt bemerken können. Und das Beste ist: Mit jedem neuen Verfahren lernt das System dazu und die Prozesse können weiter optimiert werden.“
Christian Pfromm, Chief Digital Officer der Freien und Hansestadt Hamburg: „Auch in Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung erreicht die Verwaltung immer noch viel Papierpost. Digitale Lösungen wie die elektronische Posteingangsbearbeitung und die E-Akte ermöglichen dabei eine dennoch papierfreie Bearbeitung und Aufbewahrung. Dadurch schaffen wir zeitgemäße Arbeitsbedingungen für Beschäftigte in den Behörden und beschleunigen gleichzeitig interne Prozesse. Davon profitieren auch die Bürgerinnen und Bürger.“
Erstmals pilotiert wurde die E-Akte bereits Ende der 1990er Jahre. Sie ermöglicht eine ressourcenschonende und rechtssichere Aufbewahrung wichtiger Dokumente sowie eine vereinfachte Suche nach Informationen. Inzwischen ist sie flächendeckend in der Hamburger Verwaltung verankert und zählt einen Zuwachs von über 30.000 Dokumenten täglich. Durch die Anbindung an über 30 Fachverfahren erleichtert die E-Akte Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern den Abschluss des Bearbeitungsprozesses. Federführend zuständig für die E-Akte ist die Senatskanzlei Hamburg.
Zusätzlich wird mit dem Projekt ePob die Post digitalisiert, die heute die Hamburger Verwaltung noch auf Papier erreicht. Mit ePob werden aktuell rund 50.000 eingehende Schreiben monatlich zentral gescannt und den zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern digital zugestellt. Über das webbasierte Posteingangsbuch können diese direkt in die Bearbeitung einsteigen. Die Post muss so nicht mehr physisch in Dienststellen weitergereicht werden, sondern kann sofort und von jedem Ort digital bearbeitet werden. Das spart Zeit und ermöglicht effiziente Prozesse.
Die Einführung der elektronischen Posteingangsbearbeitung wird gemeinsam von der Kasse.Hamburg und der Senatskanzlei Hamburg vorangetrieben. Nach der erfolgreichen Pilotierung von ePob in ausgewählten Bereichen der Hamburger Verwaltung lassen nun die Bezirksämter Bergedorf, Mitte und Wandsbek bereits einen signifikanten Teil der eingehenden Post digitalisieren. Auch in der Senatskanzlei sowie in ersten Fachbehörden und Landesbetrieben werden bereits Poststücke digitalisiert. Seit Beginn der Pilotierung im Mai 2023 wurden bereits mehr als 178.000 Poststücke über ePob verarbeitet. Die anderen Bezirksämter und Fachbehörden werden in den nächsten Monaten folgen.
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