Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Verwaltung früher oder später in Kontakt, weil sie z.B. einen Personalausweis beantragen müssen oder Kindergeld beanspruchen können. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
In einem Verwaltungsverfahren sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft (z. B. Verein, Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Daten.
Wenn Verwaltungsbehörden personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das, dass sie diese Daten z. B. erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löschen.
Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.
Inhaltsverzeichnis
1. Wer sind wir?
2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
1. Wer sind wir?
Das Fachamt Sozialraummanagement gehört zum Dezernat Soziales, Jugend und Gesundheit und koordiniert die fachübergreifende und sozialräumliche Planung von Einrichtungen und Maßnahmen der sozialen Infrastruktur im Bezirk. Im Rahmen der Integrierten Sozialplanung stellt das Fachamt anderen Fachämtern im Dezernat Informationen für die Fachplanung und die Steuerung ihrer Aufgabenbereiche zur Verfügung. Es berät und unterstützt lokale Akteure bei der Weiterentwicklung der Sozialräume und gibt Impulse für die Bürgerbeteiligung im Bezirk.
Das Fachamt plant und koordiniert z.B. die sozialräumliche Integration der Flüchtlingsunterkünfte und die Regionalen Bildungskonferenzen. Darüber hinaus steuert und fördert es die Stadtteilkultur und die offene Seniorenarbeit und verwaltet die staatlichen Sportanlagen. Im Fachamt ist außerdem die operative Zuständigkeit für alle bezirklichen Zuwendungen zusammengefasst.
2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an folgende Ansprechpersonen richten:
Bezirksamt Altona
Fachamt Sozialraummanagement
Platz der Republik 1, 22765 Hamburg
E-Mail: sozialraummanagement@altona.hamburg.de
Darüber hinaus können Sie sich auch an die für die Bezirke zuständige Datenschutzbeauftragte wenden.
Datenschutzbeauftragte der Bezirke:
dsbderbezirke@hamburg-nord.hamburg.de
Tel.Nr.: 040 428 04-2028
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Ihre Daten werden für die Erstellung von E-Mail Verteilern (z.B. bei Einladungsschreiben und Protokollversendungen im Zusammenhang mit Beiräten, Beteiligungsverfahren, Veranstaltungsteilnahme und Gremien), für z. B. die Durchführung von Wahlen bei der Seniorenvertretung, für die Antragsprüfung und die Erstellung von Zuwendungsbescheiden, für die Vergabe von Nutzungszeiten in Sporthallen und auf Sportanlagen oder auch zu Ihrer Information über den Verlauf von Verfahren verarbeitet.
Das Fachamt erfüllt dabei normalerweise keine gesetzlichen Aufgaben. Es benötigt die Daten in der Regel für die 3 Kontaktaufnahme bzw. zur Erfüllung von Richtlinien und Vorgaben. Beim Zuwendungsverfahren gilt z.B. die Landeshaushaltsordnung mit den dazugehörigen Verwaltungsvorschriften.
Beispiel zur Verarbeitung:
Im Rahmen des Zuwendungsverfahrens verarbeiten wir Ihre Daten
- für die Prüfung der Doppelförderung im Fachverfahren INEZ
- für die Berechnung der zuwendungsfähigen Personalausgaben
- für die Prüfung des Besserstellungsverbots
- für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs
- für die Versendung von Bescheiden
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:
• Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben, z. B. Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
• Für die Kontaktaufnahme, z. B. für die Versendung von Bescheiden oder um Nachfragen für die Beurteilung der Zuwendungsanträge stellen zu können.
• Für die Berechnung der Eingruppierung von Personal benötigen wir, z. B. einen ausgefüllten Personalbogen, Qualifikationsnachweise und Arbeitszeugnisse
Besondere Kategorien personenbezogener Daten, sogenannte „sensible Daten", erheben wir nur dann, wenn dies für das spezielle Verfahren erforderlich ist.
Darüber hinaus erheben wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.
Beispiele:
Können wir einen Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufklären, dürfen wir Sie betreffende personenbezogene Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erheben (z. B. Auskunftsersuchen an den Arbeitgeber u.ä.).
Zudem können wir öffentlich zugängliche Informationen (z. B. aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten.
5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
In den nachstehende genannten automationsgestützten Verwaltungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und in weiteren Schritten den Verwaltungsverfahren zugrunde gelegt. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.
Fachverfahren: INEZ
Papierakte
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Alle personenbezogenen Daten, die uns in einem Verwaltungsverfahren bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (z.B. an Krankenkassen, Rentenversicherungsträger) weitergeben, wenn Sie der Weitergabe zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.
Beispiele:
- Zusammenführung zu einem Zuwendungsbescheid bei Antragstellung bei mehreren Behörden (nach Überwiegenheitsprinzip)
- Prüfung der Doppelförderung im Fachverfahren INEZ
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Die Dauer der Speicherung entspricht den geltenden Bestimmungen, insbesondere der Aktenordnung sowie der Geschäftsordnung der Bezirksämter in ihren aktuellen Fassungen.
8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.
• Recht auf Auskunft: Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt gemacht werden.
• Recht auf Berichtigung: Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
• Recht auf Löschung: Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden. • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
• Recht auf Widerspruch: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.
• Recht auf Beschwerde: Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 7.OG, 20459 Hamburg
Tel.: (040) 4 28 54 - 4040
Fax: 040/ 42854 - 4000
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten
In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.
Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.