Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Verwaltung früher oder später in Kontakt, weil sie z. B. einen Personalausweis beantragen müssen oder Kindergeld beanspruchen können. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
In einem Verwaltungsverfahren sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Personenvereinigung (z. B. GbR, oHG) oder sonst einer juristischen Person, soweit ein Bezug zu der/den dahinterstehenden natürlichen Person(en) besteht, zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte Daten.
Wenn Verwaltungsbehörden personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das, dass sie diese Daten z. B. erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löschen.
Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können. Im Zusammenhang mit den Tätigkeiten zur Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten ist es erforderlich, personenbezogene Daten verschiedener betroffener Personen zu verarbeiten.
Inhaltsverzeichnis
1. Wer sind wir?
2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
1. Wer sind wir?
Das Fachamt Grundsicherung und Soziales (GS) ist ein Amt innerhalb des Dezernates Soziales, Jugend und Gesundheit im Bezirksamt Altona. Es unterstützt die Bürgerinnen und Bürger des Bezirks durch Beratung und finanzielle Leistungen in verschiedenen Lebenslagen. Hierzu zählen Leistungen für Eltern, ältere Menschen ohne ausreichendes Einkommen, Menschen mit Behinderungen und Wohnungssuchende. Die Leistungen werden in den Sozialen Dienstleitungszentren (SDZ) erbracht.
2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
Bezirksamt Altona,
Fachamt Grundsicherung und Soziales,
Soziales Dienstleistungszentrum Altona
Alte Königstraße 29-39
22767 Hamburg
Fachliche Fragen können Sie an das folgende Funktionspostfach richten: grundsicherungundsoziales@altona.hamburg.de
Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an den für die Behörde zuständigen Datenschutzbeauftragten richten:
Gemeinsame/r Datenschutzbeauftragte/r der Bezirksämter Bezirksamt Hamburg-Nord
Kümmelstraße 7
20249 Hamburg
E-Mail: dsbderbezirke@hamburg-nord.hamburg.de
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Ihre Daten werden bei der Beratung, Antragstellung, Prüfung und ggf. Bewilligung von Leistungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) und e), Abs. 2, Abs. 3 lit. b) und Art. 9 Abs. 2 lit. b) Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit den nachstehenden Rechtsgrundlagen bzw. Themenkreisen benötigt. Insbesondere wenn Sozialdaten verarbeitet werden, erfolgt die personenbezogene Datenverarbeitung aufgrund der §§ 67 ff SGB X, 35 SGB I:
- Leistungen der Grundsicherung und Sozialhilfe gemäß dem Sozialgesetzbuch - Zwölftes Buch - Sozialhilfe (SGB XII), zentrale Abrechnung von Sozialbestattungen (nur im Bezirksamt Eimsbüttel), zentrale Beschaffung von orthopädischen Hilfsmitteln (nur im Bezirksamt Eimsbüttel). Die Verarbeitung der Daten erfolgt mit dem Fachverfahren OPEN / PROSOZ.
- Hamburger Blindengeldgesetz (HambBlindGG), die Verarbeitung der Daten erfolgt mit dem Fachverfahren OPEN / PROSOZ.
- Wohngeldgesetz, die Datenverarbeitung erfolgt mit dem Fachverfahren DAW-IT. Die Daten können sowohl über die Wohngeld-App als auch über den Onlinedienst nach dem Onlinezugangsgesetz eingehen und auch in den hierfür erforderlichen Komponenten, z.B. auch dem Wohngeld-Chatbot, verarbeitet werden.
- Wohnraumversorgung gemäß Wohnungsbindungsgesetz (WoBindG) sowie Wohnraumförderungsgesetz (WoFG). Die Verarbeitung der Daten erfolgt mit dem Fachverfahren DiWA. Die Daten können über einen Onlinedienst nach Onlinezugangsgesetz eingehen und auch in den hierfür erforderlichen Komponenten verarbeitet werden.
- Wohnraumsicherung gemäß Sozialgesetzbuch Zweites Buch, Grundsicherung für Arbeitssuchende (SGB II) und SGB XII, Wohnungsvermittlung und öffentlich-rechtliche Unterbringung (Fachstelle für Wohnungsnotfälle). Die Verarbeitung der Daten erfolgt mit dem Fachverfahren OPEN / PROSOZ.
- Pflegestützpunkt und Beratungszentrum für Senioren, pflegebedürftige und körperbehinderte Menschen gemäß SGB II und SGB XII sowie gemäß dem mit Krankenkassen abgeschlossenen Rahmenvertrag. Die Verarbeitung der Daten erfolgt mit dem Fachverfahren OPEN / PROSOZ.
- Unterhaltvorschussgesetz (UhVorschG). Die Verarbeitung der Daten erfolgt mit dem Fachverfahren JUS-IT. Die Daten können über Onlinedienste nach Onlinezugangsgesetz eingehen und auch in den hierfür erforderlichen Komponenten verarbeitet werden.
- Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG). Die Verarbeitung der Daten erfolgt mit dem Fachverfahren ELGiD.
- Kitagutscheine und Tagespflegebewilligungen gemäß dem Sozialgesetzbuch – Achtes Buch Kinder- und Jugendhilfe (SGB VIII) mit dem Fachverfahren PROCAB
- zentrale Abrechnung von Leistungen aus dem Hamburger Bildungspaket (BUT) mit dem Fachverfahren OPEN / PROSOZ.
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:
Für die Anträge auf Leistungen können persönliche Identifikations- und Kontaktangaben, erhoben werden, z. B. Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit und Aufenthaltsstatus, E-Mail-Adresse*, Telefonnummer * (*auf freiwilliger Basis) und auch Mietverträge, Einkommens- und Vermögensbelege. Welche Unterlagen und in welchem Umfang diese im jeweils konkreten Verfahren erhoben werden, hängt von den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen der einzelnen Leistungsbereiche ab.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten, sogenannte „sensible Daten", erheben wir ebenfalls nur dann, wenn dies für das spezielle Verfahren erforderlich ist.
Im Rahmend der Antragsbearbeitung können Auskünfte von anderen behördlichen Stellen, Arbeitgebern, Kreditinstituten u. ä. erforderlich werden. Diese Möglichkeit besteht insbesondere dann, wenn wir einen Sachverhalt nicht allein mit Ihrer Hilfe aufklären können.
Darüber hinaus erheben wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.
Beispiele:
Dies kann in den folgenden Bereichen erforderlich werden:
- Auskünfte aus dem Melderegister der bezirklichen Einwohnerämter
- Teilnahme am Sozialdatenabgleich
- Rentenauskunftsverfahren
Können wir einen Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufklären, dürfen wir Sie betreffende personenbezogene Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erheben (z. B. Auskunftsersuchen an den Arbeitgeber u. ä.).
Zudem können wir öffentlich zugängliche Informationen (z. B. aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten.
5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
In den automationsgestützten Verwaltungsverfahren (JUS-IT, OPEN/PROSOZ, DAW-IT, DiWA, ElgiD, PROCAB, PATE) werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und in weiteren Schritten den Verwaltungsverfahren zugrunde gelegt. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.
Bei Nutzung der Wohngeld-App findet die Datenverarbeitung in folgenden erforderlichen Komponenten statt: App-Angebotsplattformen, Wohngeld-App, Ausweis-App, Bund-ID/Deutschland-ID, Server im Dataport Rechenzentrum, im Fachverfahren DAW-IT sowie auf dem angemeldeten Mobilgerät. In Verbindung mit der Anmeldung an die Wohngeld-App ist ein Konto bei der BundID (zentrales Konto zur Identifizierung gegenüber der Verwaltung) zu erstellen, in dessen Postfach zukünftig Nachrichten und Bescheide zugestellt werden können.
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Alle personenbezogenen Daten, die uns in einem Verwaltungsverfahren bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (z. B. an Krankenkassen, Rentenversicherungsträger) weitergeben, wenn Sie der Weitergabe zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.
Fachrechtliche Ermächtigungsgrundlage für den Datenabgleich mit dem Rentenversicherungsträger:
Bei der Beantragung von Grundsicherungsleistungen erhält jede Antragstellerin und jeder Antragsteller eine gesonderte Erklärung. Auf dieser wird mitgeteilt und um Unterschrift dazu gebeten, dass ein Datenabgleich mit dem Rentenversicherungsträger stattfinden kann. Sofern die Zustimmung erteilt wird, meldet das Fachamt Grundsicherung und Soziales der Deutschen Rentenversicherung personenbezogene Daten. Die Deutsche Rentenversicherung informiert dann das Fachamt über Änderungen z. B. betreffend der Rentenhöhe oder der Anschrift.
Gemäß § 68 Abs.3 SGB XII sollen die Träger der Sozialhilfe mit den Vereinigungen, die sich die gleichen Aufgaben zum Ziel gesetzt haben und mit den sonst beteiligten Stellen zusammenarbeiten und darauf hinwirken, dass sich die Sozialhilfe und die Tätigkeit dieser Vereinigungen und Stellen wirksam ergänzen.
Die Fachstelle für Wohnungsnotfälle arbeitet gemäß der „Fachanweisung zur Kooperation zwischen Jobcenter team.arbeit.hamburg und den Fachstellen für Wohnungsnotfälle“ mit den Trägern der Leistungen gemäß dem Sozialgesetzbuch, Zweites Buch - Grundsicherung für Arbeitsuchende (SGB II) zusammen.
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Wir heben die Daten entsprechend der geltenden Anlage 1 der Aktenordnung für die Bezirksämter auf.
Gemäß der Dienstanweisung zur Führung und Verwaltung der elektronischen Akte in Verbindung mit dem Fachverfahren OPEN / PROSOZ vom 15.09.2020 beträgt die regelmäßige Aufbewahrungsfrist gemäß Punkt 8.7 sowohl für elektronische Akten und Papierakten 6 Jahre, sofern nicht ihre Archivwürdigkeit festgestellt wurde.
Die Aufbewahrungsfrist für Akten für medizinische Unterlagen beträgt gem. § 304 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 in Verbindung mit § 28 und 92 SGB V längsten 10 Jahre. Sofern solche Unterlagen in OPEN/PROSOZ gespeichert sind, beträgt die Aufbewahrungsfrist für die gesamte Fallakte 10 Jahre. Akten ohne monetäre Leistungen, sofern nicht Ausnahme gelten, sind 1 Jahr aufzubewahren.
Für DAW-IT gelten die Archivierungs- und Löschfristen nach dem Hamburgischen Archivgesetz und der Dienstanweisung Aktenführung DAW-IT, z.B. 6 Jahre bei Leistungsbezug nach Beendigung des Falles, 2 Jahre bei abgelehnten Anträgen.
In der Wohngeld-App und im Wohngeld-Onlinedienst werden keine Daten dauerhaft oder länger gespeichert. Während der Antragsstellung wird ein Cache direkt auf dem angemeldeten Gerät gefüllt, dessen Daten 30 Tage im Zwischenspeicher verbleiben. Der Cache Speicherbereich befindet sich auf der Hardware des angemeldeten Geräts.
Für DiWA gelten die Archivierungs- und Löschfristen nach dem Hamburgischen Archivgesetz und der Dienstanweisung über die Anlage, Führung und Vernichtung von Akten in den bezirklichen Abteilungen Wohnberechtigungsscheine und Wohnraumversorgung.
Für JUS-IT gelten die Archivierungs- und Löschfristen nach dem Hamburgischen Archivgesetz und der Dienstanweisung zur Führung und Verwaltung der elektronischen Akte in Verbindung mit dem Fachverfahren JUS-IT.
8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.
Diese können Sie bei der Datenschutzkoordination Altona geltend machen, erreichbar über die nachfolgende E-Mail-Adresse: datenschutzkoordination@altona.hamburg.de.
Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt gemacht werden.
Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.
Sie haben kein Recht auf Widerspruch, wenn gegen Sie ein Ermittlungs-, Straf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren anhängig ist.
Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg
Tel.: (040) 4 28 54 - 40 40
E-Fax: 040 / 428 54 - 4000
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten
In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.
Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.
