Datenschutzerklärung und allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in den Fachabteilungen Kindertagesbetreuung der Bezirksämter der Freien und Hansestadt Hamburg
Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Verwaltung früher oder später in Kontakt, weil sie z. B. einen Personalausweis beantragen müssen oder Kindergeld beanspruchen können. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
In einem Verwaltungsverfahren sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft (z. B. Verein, Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte Daten.
Wenn Verwaltungsbehörden personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das, dass sie diese Daten z. B. erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löschen.
Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.
Für die Verarbeitung Ihrer Daten sind die Fachabteilungen Kindertagesbetreuung in den Fachämtern Jugend- und Familienhilfe sowie Grundsicherung und Soziales in den sieben Hamburger Bezirksämtern zuständig. Diese nehmen Ihren Antrag entgegen, verarbeiten die Daten und erteilen Ihnen einen Bescheid zu der von Ihnen beantragten Leistung. Die Daten werden hierbei teilweise mit Hilfe eines elektronischen Fachverfahrens verarbeitet, welches von der Behörde für Arbeit, Gesundheit, Soziales, Familie und Integration (Sozialbehörde) entwickelt und betreut wird. In der Sozialbehörde findet auch die Abrechnung der Kita-Gutscheine und der Bescheide für die Kindertagespflege statt. Für die Verarbeitung Ihrer Daten in dem elektronischen Fachverfahren sind die Bezirksämter und die Sozialbehörde gemeinsam verantwortlich im Sinne des Art. 26 DS-GVO.
Wenn Sie Fragen zum Stand Ihres Verfahrens haben, wenden Sie sich bitte an die Fachabteilung Kindertagesbetreuung in dem für Ihren Wohnsitz zuständigen Bezirksamt:
Bezirksamt Hamburg-Mitte – Fachamt Jugend- und Familienhilfe
Abt. Kindertagesbetreuung
Caffamacherreihe 1-3, 20355 Hamburg
Telefon: 040 / 428 54-5175
E-Mail: kindertagesbetreuung@hamburg-mitte.hamburg.de
Bezirksamt Altona
Abt. Kindertagesbetreuung
Platz der Republik 1, 22765 Hamburg
Telefon: 040 / 428 11-2127 / -1715
E-Mail: Kindertagesbetreuung@altona.hamburg.de
Soziales Dienstleistungszentrum Eimsbüttel
Abt. Kindertagesbetreuung
Grindelberg 66, 20144 Hamburg
Telefon: 040 / 428 01-3344
E-Mail: Kindertagesbetreuung@eimsbuettel.hamburg.de
Soziales Dienstleistungszentrum Hamburg-Nord
Abt. Kindertagesbetreuung
Kümmellstr. 7, 20249 Hamburg
Telefon: 040 / 428 04-2536
E-Mail: Kindertagesbetreuung@hamburg-nord.hamburg.de
Soziales Dienstleistungszentrum Wandsbek
Fachbereich Kindertagesbetreuung (KTB) und Kindertagespflege
Wandsbeker Allee 62, 22041 Hamburg
Telefon: 040 / 115
E-Mail: Kindertagesbetreuung@wandsbek.hamburg.de
Bezirksamt Bergedorf
Abt. Kindertagesbetreuung
Weidenbaumsweg 21, 21029 Hamburg
Telefon: 040 / 428 91-2603
E-Mail: Kindertagesbetreuung@bergedorf.hamburg.de
Bezirksamt Harburg
Abt. Kindertagesbetreuung
Harburger Rathausforum 1, 21073 Hamburg
Telefon: 040 / 428 71-3867 / -2821
E-Mail: Kindertagesbetreuung@harburg.hamburg.de
Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an die/den Datenschutzbeauftragte/n der Bezirksämter richten:
Die/der Datenschutzbeauftragte der Bezirke
Bezirksamt Hamburg-Nord, Kümmellstraße 5-7, 20249 Hamburg
E-Mail: DSBderBezirke@Hamburg-Nord.Hamburg.de
Sofern sich Ihre datenschutzrechtlichen Fragen auf das elektronische Fachverfahren beziehen, mit Hilfe dessen Ihre Daten verarbeitet werden, können Sie sich an die/den Datenschutzbeauftragten der Sozialbehörde wenden:
Behörde für Arbeit, Gesundheit, Soziales, Familie und Integration (Sozialbehörde)
Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Hamburger Straße 47, 22083 Hamburg
E-Mail: datenschutz@soziales.hamburg.de
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten um Ihren Antrag auf Kindertagesbetreuung bearbeiten zu können und um die bewilligte Leistung anschließend mit den beteiligten Kindertagesstätten und Kindertagespflegepersonen abrechnen zu können. Im Rahmen Ihrer Mitwirkungspflicht ist die Angabe dieser Daten erforderlich, da sonst keine Antragsbearbeitung erfolgen kann. Insbesondere zur Feststellung der örtlichen Zuständigkeit erfolgt ein Abgleich Ihrer Angaben mit den Eintragungen im Melderegister.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Absatz 1 lit. e) DS-GVO i.V.m. §§ 67 ff. SGB X, § 35 SGB I, §§ 61 ff. SGB VIII sowie §§ 12, 26, 32 Hamburger Kinderbetreuungsgesetz
Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:
Besondere Kategorien personenbezogener Daten, sogenannte „sensible Daten", erheben wir ebenfalls nur dann, wenn dies für das spezielle Verfahren erforderlich ist.
In den automationsgestützten Verwaltungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und in weiteren Schritten den Verwaltungsverfahren zugrunde gelegt. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.
Alle personenbezogenen Daten, die uns in einem Verwaltungsverfahren bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (z.B. an Krankenkassen, Rentenversicherungsträger) weitergeben, wenn Sie der Weitergabe zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist. Voraussichtlich ab Ende des Jahres 2025 werden einmal jährlich die Namen und das Geburtsdatum Ihres Kindes an die für Schule zuständige Behörde übermittelt, sofern Ihr Kind zu dem jeweiligen Zeitpunkt das vierte Lebensjahr vollendet hat und einen gültigen Bewilligungsbescheid für eine Elementarleistung in einer Kindertageseinrichtung besitzt. Die für Schule zuständige Behörde gleicht die Daten mit den dort vorliegenden Daten zur Aufnahme in die (Vor-)Schule des laufenden Schuljahres ab und teilt der Sozialbehörde mit, sofern ihr Kind bereits in die (Vor-)Schule aufgenommen worden ist.
Für die Aufbewahrung und Löschung Ihrer Daten in der Fachabteilung Kindertagesbetreuung gelten die bezirklichen Dienstanweisungen über die Aktenführung, Ablieferung, Vernichtung und Fristen für die Aufbewahrung des Schriftgutes aus dem Aufgabenbereich der Kinder- und Jugendhilfe der Bezirksämter. Demnach beträgt die Aufbewahrungsfrist der Akten nach Beendigung der Bearbeitung sechs Jahre. Für Daten, die in dem von der Sozialbehörde betreuten elektronischen Fachverfahren verarbeitet werden, beträgt die elektronische Aufbewahrungsfrist 10 Jahre.
Sie haben nach der DS-GVO verschiedene Rechte. Sofern diese Rechte die Bezirksämter betreffen, können Sie diese bei der jeweiligen Datenschutzkoordination geltend machen:
datenschutzkoordination@hamburg-mitte.hamburg.de
datenschutzkoordination@altona.hamburg.de
datenschutzkoordination@eimsbuettel.hamburg.de
datenschutzkoordination@hamburg-nord.hamburg.de
datenschutzkoordination@wandsbek.hamburg.de
datenschutzkoordination@bergedorf.hamburg.de
datenschutzkoordination@harburg.hamburg.de
Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 DS-GVO:
Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt gemacht werden.
Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.
Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg
Tel.: (040) 42854 - 40 40
E-Fax: (040) 4279 – 11811
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten
In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.
Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.