Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Verwaltung früher oder später in Kontakt, weil sie z.B. einen Personalausweis beantragen müssen oder Kindergeld beanspruchen können. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
In einem Verwaltungsverfahren sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft (z. B. Verein, Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte Daten.
Wenn Verwaltungsbehörden personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das, dass sie diese Daten z. B. erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löschen.
Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können
Inhaltsverzeichnis
- Wer sind wir?
- Wer sind Ihre Ansprechpartner?
- Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
- Wie verarbeiten wir diese Daten?
- Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
- Wie lange speichern wir Ihre Daten?
- Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
1. Wer sind wir?
Bezirksamt Hamburg-Mitte
Fachamt Bauprüfung
Caffamacherreihe 1-3 | 20355 Hamburg
Telefon (040) 428 54 - 3312
E-Mail: bp-service@hamburg-mitte.hamburg.de
Im Fachamt Bauprüfung erhalten Sie u.a. folgende staatlichen Dienstleistungen:
Bauvorbescheide, Baugenehmigungen, Abgeschlossenheitsbescheinigungen, Bauaufsichtsrechtliche Anordnungen, Vergabe von Hausnummern, Aufsichtstätigkeiten im Schornsteinfegerwesen, Tankanlagenüberwachung.
Das Zentrum für Wirtschaftsförderung, Bau und Umwelt hat insbesondere folgende Aufgaben:
- berät und unterstützt Unternehmen branchenübergreifend sowohl bei baulichen Erweiterungsvorhaben, als auch bei An- und Umsiedlungen
- ist im Rahmen der Bauaufsicht tätig und nimmt Aufgaben nach der Hamburgischen Bauordnung (HBauO) war
- überwacht Tankanlagen nach der Verordnung über die Anlagen zum Umgang mit wassergefährlichen Stoffen (AwSV)
- hat Aufgaben im Rahmen des Schornsteinfegerwesens
2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an die für die Bezirksämter zuständige Datenschutzbeauftragte richten:
Datenschutzbeauftragte der Bezirke
Bezirksamt Hamburg-Nord
Behördliche Datenschutzbeauftragte
Kümmellstraße 7 | 20249 Hamburg
E-Mail: dsbderbezirke@hamburg-nord.hamburg.de
Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e) DS-GVO in Verbindung mit § 28 und §29 BauVorlVO verarbeitet.
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Das Fachamt Bauprüfung verarbeitet personenbezogene Daten, um Serviceleistungen für Unternehmen, Institutionen und Bürgerinnen und Bürger zu erbringen. Weiterhin werden die personenbezogenen Daten für die Tätigkeit in Bereich des Bauordnungsrechts benötigt. Ihre Daten werden dafür erhoben, um Anträge im genannten Rechtsfeld (z.B. für die Erteilung von Erlaubnissen, Genehmigungen und Gebührenbescheide sowie im Rahmen von Aufsichtstätigkeiten und Ordnungswidrigkeitsverfahren) bearbeiten zu können.
Hierzu gehören:
- Die für die Sachbearbeitung sowie Gewährung und Gebührenberechnung von Anträgen der genannten Fachthemenbereiche benötigten Daten.
- Recherche von Altfällen anhand des Vornamens und Nachnamens der im Verfahren beteiligten Personen
- Daten für Steuerungsfunktionen in Form eines Berichtswesens bzw. Bereitstellung auch bisher bereits genutzter Daten aus der Fachanwendung für ein Data-Warehouse.
- Darüber hinaus werden im Rahmen der Kommunikation mit Verfahrensbeteiligten berufliche Kontaktdaten genutzt.
Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e) DS-GVO in Verbindung mit § 28 und §29 BauVorlVO verarbeitet.
Beispiel zur Verarbeitung:
Antrag auf Erteilung einer Abgeschlossenheitsbescheinigung
Antrag auf Erteilung einer Baugenehmigung für die Errichtung eines Mehrfamilienhauses
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:
- Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben, z. B. Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum und -ort, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Daten zu juristischen Personen, Daten zu gesetzlichen Vertretern, Informationen über Kenntnisse und Fähigkeiten, Wirtschaftliche Verhältnisse, Ortsbezogene Angaben
Darüber hinaus erheben wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.
Beispiele:
Informationen zu Grundstückseigentümern im Rahmen der bauaufsichtlichen Tätigkeit
Können wir einen Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufklären, dürfen wir Sie betreffende personenbezogene Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erheben (z. B. Auskunftsersuchen an den Arbeitgeber u.ä.).
Zudem können wir öffentlich zugängliche Informationen (z. B. aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten.
- Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus § 29 Abs. 1 BauVorlVO . Wir benötigen Ihre Daten, um Ihren Antrag zu bearbeiten. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben kann Ihr Antrag nicht bearbeitet werden.
5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
In den automationsgestützten Verwaltungsverfahren BACom und Oktagon werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und in weiteren Schritten den Verwaltungsverfahren zugrunde gelegt. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Alle personenbezogenen Daten, die uns in einem Verwaltungsverfahren bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (z.B. an Krankenkassen, Rentenversicherungsträger) weitergeben, wenn Sie der Weitergabe zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.
Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:
Die in § 29 BauVorlVO benannten Stellen um die Vereinbarkeit des Vorhabens oder eines Sachverhalts mit öffentlich-rechtlichen Vorschriften zu prüfen.
Wir bedienen uns der Dataport AöR als Auftragsverarbeiter. Für die Digitalisierung von Papieranträgen bedient sich unser Auftragsverarbeiter der Rhenus Docs to Data GmbH.
Es können gem. §81 Abs. 9 HBauO bauaufsichtliche Prüfaufgaben und Aufgaben der Bauüberwachung an Prüfingenieurinnen und Prüfingenieure übertragen werden.
Es werden Daten gem. Hochbaustatistikgesetz, Bundesstatistikgesetz, Gebäudeenergiegesetz, Verordnung (EG) Nr. 1165/98 in der jeweils gültigen Fassung an das Statistische Bundesamt übermittelt.
Beispiele:
Einsichtnahme in Bauakten durch Grundstücksnachbarn
Suche eines städtischen Grundstücks bis zum Verkauf
Datenübermittlungen in Drittländer finden nicht statt.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling finden nicht statt.
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Gemäß § 30 BauVorlVO gelten für die Dauer der Speicherung die Vorschriften für die Aufbewahrung von Akten. Gemäß § 31 BauVorlVO gilt eine Aufbewahrungsfrist bis zur Beseitigung der baulichen Anlage oder einer die Genehmigungsfrage als solche berührende Änderung oder Nutzungsänderung. Die Dauer der Speicherung entspricht den geltenden Bestimmungen, insbesondere der Aktenordnung der Bezirksämter und der Geschäftsordnung der Bezirksämter in ihren aktuellen Fassungen. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht, es sei denn rechtliche Aufbewahrungsvorschriften stehen dem entgegen.
8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.
Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich gern an die Datenschutzkoordination. Diese können Sie per E-Mail kontaktieren:
datenschutzkoordination@hamburg-mitte.hamburg.de
- Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt gemacht werden.
- Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
- Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
- Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.
- Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg
Tel.: (040) 4 28 54 - 40 40
E-Fax: (040) 4 279 – 11811
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten
In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.
Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.