Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Verwaltung früher oder später in Kontakt, weil sie zum Beispiel einen Personalausweis beantragen müssen oder Kindergeld beanspruchen können. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
In einem Verwaltungsverfahren sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft (zum Beispiel Verein, Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Daten.
Wenn Verwaltungsbehörden personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das, dass sie diese Daten zum Beispiel erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löschen.
Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.
Inhaltsverzeichnis
1. Wer sind wir?
2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht und so weiter) haben Sie?
1. Wer sind wir?
Bezirksamt Hamburg-Mitte
Caffamacherreihe 1-3 | 20355 Hamburg
Tel.: 040 42828–0
E-Mail: bezirksamt@hamburg-mitte.hamburg.de
In den Kundenzentren, Fachbereich Einwohnerdaten, wird der Meldedatenbestand aller Einwohnerinnen und Einwohner geführt und ständig aktualisiert, hier erhalten Sie auch Personalausweise, Reisepässe und Kinderreisepässe, können Beglaubigungen vornehmen lassen oder ein Führungszeugnis beantragen. Weiterhin können Sie hier schriftlich Auskünfte aus dem Melderegister erfragen. Fundsachen werden von der Fundannahmestelle an das Zentrale Fundbüro weitergeleitet.
Der Fachbereich Ausländerangelegenheiten des Fachamtes Einwohnerwesen betreut die ausländischen Mitbürgerinnen und Mitbürger, die im Bezirk mit Hauptwohnsitz gemeldet sind und die im Besitz eines gesicherten Aufenthaltsstatus sind. Es wird über die Erteilung von Aufenthaltstiteln entschieden, sowie notwendige ausländerrechtliche Bescheinigungen ausgestellt.
Das Hamburg Welcome Center (HWC) ist eine gemeinsame Einrichtung des Bezirksamtes Hamburg-Mitte sowie zweier externer Projektträger unter der ministeriellen Steuerung der Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration und richtet sich vornehmlich an Fach- und Führungskräfte, Studierende sowie deren Familien aus dem In- und Ausland. Der bezirkliche Leistungsbereich im HWC umfasst die Bereiche Aufenthalts- und Meldeangelegenheiten sowie den Neubürgerservice und ist eine Abteilung des Fachamtes Einwohnerwesen.
2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an die für die Bezirke zuständige Datenschutzbeauftragte richten:
Datenschutzbeauftragte der Bezirke:
Bezirksamt Hamburg-Nord
Behördliche Datenschutzbeauftragte
Kümmellstraße 7 | 20249 Hamburg
E-Mail: dsbderbezirke@hamburg-nord.hamburg.de
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Ihre Daten werden unter anderem aufgrund der Vorschriften des Bundesmeldegesetzes, des Personalausweisgesetzes, des Passgesetzes sowie des Aufenthaltsgesetzes erhoben und verarbeitet.
Beispiel zur Verarbeitung:
Um Ihnen ein Personaldokument ausstellen zu können, werden unter anderem Angaben zu Ihrer Person, der Anschrift, sowie zu Größe und Augenfarbe benötigt.
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:
- Familienname,
- frühere Namen,
- Vornamen,
- Doktorgrad,
- Ordensname, Künstlername,
- Geburtsdatum und Geburtsort sowie bei Geburt im Ausland auch den Staat,
- Geschlecht,
- zum gesetzlichen Vertreter (Familienname, Vornamen, Doktorgrad, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, Sterbedatum sowie Auskunftssperren und bedingte Sperrvermerke)
- derzeitige Staatsangehörigkeiten,
- rechtliche Zugehörigkeit zu einer öffentlich-rechtlichen Religionsgesellschaft,
- derzeitige Anschriften, frühere Anschriften im Zuständigkeitsbereich der Meldebehörde sowie Anschrift der letzten alleinigen Wohnung oder Hauptwohnung und der letzten Nebenwohnungen außerhalb des Zuständigkeitsbereichs der Meldebehörde, gekennzeichnet nach Haupt- und Nebenwohnung, bei Zuzug aus dem Ausland auch den Staat und die letzte Anschrift im Inland, bei Wegzug in das Ausland auch die Zuzugsanschrift im Ausland und den Staat,
- Einzugsdatum, Auszugsdatum, Datum des letzten Wegzugs aus einer Wohnung im Inland sowie Datum des letzten Zuzugs aus dem Ausland,
- Familienstand, bei Verheirateten oder Personen, die eine Lebenspartnerschaft führen, zusätzlich Datum und Ort der Eheschließung oder der Begründung der Lebenspartnerschaft sowie bei Eheschließung oder Begründung der Lebenspartnerschaft im Ausland auch den Staat,
- zum Ehegatten oder Lebenspartner (Familienname, Vornamen, Geburtsname, Doktorgrad, Geburtsdatum, Geschlecht, derzeitige Anschriften im Zuständigkeitsbereich der Meldebehörde sowie Anschrift der letzten alleinigen Wohnung oder Hauptwohnung außerhalb des Zuständigkeitsbereichs der Meldebehörde, Sterbedatum sowie Auskunftssperren und bedingte Sperrvermerke)
- zu minderjährigen Kindern (Familienname, Vornamen, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift im Inland, Sterbedatum, Auskunftssperren und bedingte Sperrvermerke)
- Ausstellungsbehörde, Ausstellungsdatum, letzter Tag der Gültigkeitsdauer und Seriennummer des Personalausweises, vorläufigen Personalausweises oder Ersatz-Personalausweises, des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers sowie Sperrkennwort und Sperrsumme des Personalausweises,
- die Seriennummer des Ankunftsnachweises nach § 63a Absatz 1 Nummer 10 des Asylgesetzes mit Ausstellungsdatum und Gültigkeitsdauer,
- Auskunfts- und Übermittlungssperren,
- Sterbedatum und Sterbeort sowie bei Versterben im Ausland auch den Staat,
- Steueridentifikationsnummer.
Zum Zweck der Ausführung des Aufenthaltsgesetzes und ausländerrechtlicher Bestimmungen in anderen Gesetzen darf der Fachbereich Ausländerangelegenheiten personenbezogene Daten erheben, soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben nach diesem Gesetz und nach ausländerrechtlichen Bestimmungen in anderen Gesetzen erforderlich ist.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten, sogenannte „sensible Daten", erheben wir ebenfalls nur dann, wenn dies für das spezielle Verfahren erforderlich ist.
Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn wir im Rahmen der Prüfung der Voraussetzungen für eine Auskunftssperre entsprechend notwendige Informationen bei Ihnen erfragen.
Darüber hinaus erheben wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.
Beispiel:
Wenn Sie eine Geburt beim Standesamt angezeigt haben, wird der Fachbereich Einwohnerdaten hierüber benachrichtigt, um das Melderegister entsprechend zu aktualisieren.
Können wir einen Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufklären, dürfen wir Sie betreffende personenbezogene Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erheben (zum Beispiel Auskunftsersuchen an den Wohnungsgeber und ähnliches).
Zudem können wir öffentlich zugängliche Informationen (zum Beispiel aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten.
5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
In den automationsgestützten Verwaltungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und in weiteren Schritten den Verwaltungsverfahren zugrunde gelegt. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Alle personenbezogenen Daten, die uns in einem Verwaltungsverfahren bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (zum Beispiel an Krankenkassen, Rentenversicherungsträger) weitergeben, wenn Sie der Weitergabe zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.
Die Meldebehörden übermitteln gemäß § 64 des Straßenverkehrsgesetzes nach einer Änderung des Geburtsnamens oder des Vornamens einer Person, die das 14. Lebensjahr vollendet hat, dem Kraftfahrt-Bundesamt zur Aktualisierung der dort im Fahreignungsregister oder im Zentralen Fahrerlaubnisregister über diese Person gespeicherten Daten unverzüglich die folgenden Daten (Familienname, Geburtsname, Vornamen, Geburtsdatum und Geburtsort sowie bei Geburt im Ausland auch den Staat, Geschlecht, Datum des zugrundeliegenden Rechtsaktes; Bezeichnung und Aktenzeichen der Behörde, die die Namensänderung veranlasst hat).
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Die Dauer der Speicherung entspricht den geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Aktenordnung der Bezirksämter und der Geschäftsordnung der Bezirksämter in ihren aktuellen Fassungen.
8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht und so weiter) haben Sie?
Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.
Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt gemacht werden.
Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt unter anderem davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.
Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22 | 20459 Hamburg
Tel.: 040 42854–4040
E-Fax: 040 4279–11811
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten
In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.
Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.