Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Verwaltung früher oder später in Kontakt, weil sie zum Beispiel einen Personalausweis beantragen müssen oder Kindergeld beanspruchen können. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
In einem Verwaltungsverfahren sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft (zum Beispiel Verein, Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Daten.
Wenn Verwaltungsbehörden personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das, dass sie diese Daten zum Beispiel erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löschen.
Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.
Inhaltsverzeichnis
1. Wer sind wir?
2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht und so weiter) haben Sie?
1. Wer sind wir?
Das Fachamt Grundsicherung und Soziales ist vor allem für die Bewilligung von Leistungen nach dem Wohngeldgesetz (WOGG), Sozialgesetzbuch (SGB XII), Hamburgischen Blindengeldgesetz (HmbBlinGG) und Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG) zuständig.
2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an die für die Bezirksämter zuständige Datenschutzbeauftragte richten:
Datenschutzbeauftragte der Bezirke:
Bezirksamt Hamburg-Nord
Behördliche Datenschutzbeauftragte
Kümmellstraße 7 | 20249 Hamburg
E-Mail: dsbderbezirke@hamburg-nord.hamburg.de
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Ihre Daten werden bei der Beratung, Antragstellung, Prüfung und gegebenenfalls Bewilligung von Leistungen auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 3 b) Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Verbindung mit den nachstehenden Rechtsgrundlagen beziehungsweise Themenkreisen benötigt:
- Leistungen der Grundsicherung und Sozialhilfe gemäß dem Sozialgesetzbuch – Zwölftes Buch – Sozialhilfe (SGB XII), zentrale Abrechnung von Sozialbestattungen (nur im Bezirksamt Eimsbüttel), zentrale Beschaffung von orthopädischen Hilfsmitteln (nur im Bezirksamt Eimsbüttel)
- AsylbLG
- HambBlindGG
- WoGG, Wohnraumversorgung gemäß Wohnungsbindungsgesetz (WoBindG) sowie Wohnraumförderungsgesetz (WoFG), Wohnraumsicherung gemäß Sozialgesetzbuch – Zweites Buch – Grundsicherung für Arbeitssuchende (SGB II) und SGB XII, Wohnungsvermittlung und öffentlich-rechtliche Unterbringung (Fachstelle für Wohnungsnotfälle)
- Pflegestützpunkt und Beratungszentrum für Senioren, pflegebedürftige und körperbehinderte Menschen gemäß SGB II und SGB XII sowie gemäß dem mit Krankenkassen abgeschlossenen Rahmenvertrag
- Unterhaltvorschussgesetz (UhVorschG)
- Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG)
- Kitagutscheine und Tagespflegebewilligungen gemäß dem Sozialgesetzbuch – Achtes Buch Kinder- und Jugendhilfe (SGB VIII)
- zentrale Abrechnung von Leistungen aus dem Hamburger Bildungspaket (nur im Bezirksamt Eimsbüttel) gemäß § 67 a SGB X
- Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) (nur im Bezirksamt Mitte)
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Für die Anträge auf Leistungen können persönliche Identifikations- und Kontaktangaben, erhoben werden, zum Beispiel Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit und Aufenthaltsstatus, E-Mail-Adresse*, Telefonnummer * (*auf freiwilliger Basis) und auch Mietverträge, Einkommens- und Vermögensbelege. Welche Unterlagen und in welchem Umfang diese im jeweils konkreten Verfahren erhoben werden, hängt von den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen der einzelnen Leistungsbereiche ab.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten, sogenannte „sensible Daten", erheben wir nur dann, wenn dies für das spezielle Verfahren erforderlich ist.
Bei Anträgen auf Hilfen zur Pflege, Gesundheitshilfen, Eingliederungshilfen, Prüfung von Mehrbedarfen zu Leistungen der Hilfe zum Lebensunterhalt oder zur Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung (nach 3. und 4. Kapitel SGB XII) kann die Erhebung von Sozialdaten erforderlich sein.
Darüber hinaus erheben wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.
Dies kann in den folgenden Bereichen erforderlich werden:
- Auskünfte aus dem Melderegister der bezirklichen Einwohnerämter
- Teilnahme am Sozialdatenabgleich
- Rentenauskunftsverfahren
Selbst, wenn eine gesetzliche Auskunftspflicht nicht besteht, können im Einzelfall personenbezogene Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erhoben werden (zum Beispiel Auskunftsersuchen an den Arbeitgeber und ähnliches). Diese Möglichkeit besteht insbesondere dann, wenn wir einen Sachverhalt nicht allein mit Ihrer Hilfe aufklären können.
Zudem können wir öffentlich zugängliche Informationen (zum Beispiel aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten.
5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
In den automationsgestützten Verwaltungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und in weiteren Schritten den Verwaltungsverfahren zugrunde gelegt. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Alle personenbezogenen Daten, die uns in einem Verwaltungsverfahren bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (zum Beispiel an Krankenkassen, Rentenversicherungsträger) weitergeben, wenn Sie der Weitergabe zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.
Beispiele: § 67 ff SGBXII
Gemäß § 68 Absatz 3 SGB XII sollen die Träger der Sozialhilfe mit den Vereinigungen, die sich die gleichen Aufgaben zum Ziel gesetzt haben, und mit den sonst beteiligten Stellen zusammenarbeiten und darauf hinwirken, dass sich die Sozialhilfe und die Tätigkeit dieser Vereinigungen und Stellen wirksam ergänzen.
Die Fachstelle für Wohnungsnotfälle arbeitet gemäß der „Fachanweisung zur Kooperation zwischen Jobcenter team.arbeit.hamburg und den Fachstellen für Wohnungsnotfälle“ mit den Trägern der Leistungen gemäß dem Sozialgesetzbuch, Zweites Buch - Grundsicherung für Arbeitsuchende (SGB II) zusammen.
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Die Dauer der Speicherung erfolgt soweit dies gesetzlich geregelt ist und folgt im Übrigen den geltenden Bestimmungen, insbesondere der Aktenordnung der Bezirksämter und der Geschäftsordnung der Bezirksämter in ihren aktuellen Fassungen.
8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht und so weiter) haben Sie?
Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.
Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt gemacht werden.
Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt unter anderem davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.
Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22 | 20459 Hamburg
Tel.: 040 42854-4040
E-Fax: 040 4279-11811
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten
In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.
Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.