Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Verwaltung früher oder später in Kontakt, weil sie z.B. einen Personalausweis beantragen müssen oder Kindergeld beanspruchen können. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
In einem Verwaltungsverfahren sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Personenvereinigung (z.B. GbR, oHG) oder sonst einer juristischen Person, soweit ein Bezug zu der/den dahinterstehenden natürlichen Person(en) besteht, zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte Daten.
Wenn Verwaltungsbehörden personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das, dass sie diese Daten z. B. erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löschen.
Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.
Im Zusammenhang mit den Tätigkeiten zur Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten ist es erforderlich, personenbezogene Daten verschiedener betroffener Personen zu verarbeiten.
Inhaltsverzeichnis
1. Wer sind wir?
2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht und so weiter) haben Sie?
1. Wer sind wir?
Das Standesamt Hamburg-Mitte ist als Fachamt Personenstandswesen Teil des Bezirksamtes Hamburg-Mitte. Das Standesamt erfasst Ihre Personenstandsdaten, um das Geburtenregister, das Eheregister, das Lebenspartnerschaftsregister (bis 30.09.2017) und das Sterberegister einschließlich der dazugehörigen Sammelakten führen zu können und Beurkundungen für die Fortführung dieser Register vorzunehmen. Aus den Registern können den Berechtigten für verschiedene Zwecke Urkunden ausgestellt werden.
2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an den für die Behörde zuständigen Datenschutzbeauftragten richten:
Das Bezirksamt Hamburg-Mitte erreichen Sie für Fragen zur Sicherstellung Ihrer Rechte unter
Bezirksamt Hamburg-Mitte
Datenschutzkoordination
Caffamacherreihe 1-3
20355 Hamburg
oder per E-Mail: datenschutzkoordination@hamburg-mitte.hamburg.de
Mit Fragen und Beschwerden können Sie sich auch an den Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit wenden.
Die Datenschutzbeauftragte der Bezirke erreichen Sie im Bezirksamt Hamburg-Nord, Kümmellstraße 7, 20249 Hamburg unter der Telefonnummer 040 428 04-2028 oder unter der E-Mail-Adresse dsbderbezirke@hamburg-nord.hamburg.de.
Das Standesamt erreichen Sie für allgemeine Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Beurkundungen und zur Erstellung der Personenstandsregister unter
Bezirksamt Hamburg-Mitte
Standesamt Hamburg-Mitte
Caffamacherreihe 1-3 | 20355 Hamburg
oder per E-Mail unter: standesamt@hamburg-mitte.hamburg.de
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir auf Basis der bundesrechtlichen Rechtsgrundlagen wie dem Personenstandsgesetz, der Personenstandsverordnung, gegebenenfalls entsprechender internationaler Regelungen, dem hamburgischen Datenschutzgesetz sowie der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung.
Beispiele:
- Aufgrund der Geburtsanzeige des Krankenhauses, von Angaben der Eltern, der Namensbestimmung der Eltern für das Kind und Vorlage der entsprechenden, für die Beurkundung erforderlichen Unterlagen, erstellen wir das Geburtenregister eines neugeborenen Kindes.
- Anhand der Sterbefallanzeige, vorgelegter Unterlagen durch Bestattungsunternehmen oder Angehöriger erstellen wie das Sterberegister eines Verstorbenen.
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Das Standesamt verarbeitet insbesondere folgende personenbezogene Daten:
- Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben, z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
- Für die Erfassung, Beurkundung des Personenstandsfalls, die Registererstellung z. B. Name, Geburtsdatum, Abstammung, Familienstand.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten, sogenannte „sensible Daten", erheben wir ebenfalls nur dann, wenn dies für das spezielle Verfahren erforderlich ist.
Darüber hinaus erheben wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.
Beispiele:
Daten aus dem Melderegister der Einwohnermeldeämter oder Registerauszüge anderer Standesämter.
Können wir einen Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufklären, dürfen wir die betreffenden personenbezogenen Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erheben (z. B. Auskunftsersuchen an den Arbeitgeber oder den Vermieter, Sterbefälle ohne mitwirkende Angehörige, Überprüfung von Urkunden, u.ä.).
Zudem können wir öffentlich zugängliche Informationen (z. B. aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten.
5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
In den automationsgestützten Verwaltungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und in weiteren Schritten den Verwaltungsverfahren zugrunde gelegt. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Alle personenbezogenen Daten, die uns in einem Verwaltungsverfahren bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (z.B. an Krankenkassen, Rentenversicherungsträger) weitergeben, wenn Sie der Weitergabe zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.
Beispiele:
- Bei der Anmeldung zur Eheschließung binden wir das Oberlandesgericht im Rahmen der Befreiung von der Vorlage eines Ehefähigkeitszeugnisses ein.
- Nach erfolgter Geburtsbeurkundung geben wir Ihren Antrag auf Kindergeld inkl. einer Abschrift der Personenstandsurkunde an die Familienkasse weiter.
- Aufgrund von Mitteilungspflichten übermitteln wir z.B. namensgestaltende Erklärungen an das registerführende Standesamt sowie die Daten eines Neugeborenen an das Einwohnerregister.
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Wir speichern Ihre Daten im Fachverfahren während der Bearbeitung bis zur Beurkundung, danach werden diese nach 6 Monaten automatisch gelöscht.
Die Speicherung der beurkundeten Daten in den Personenstandsregistern ergibt sich aus den gesetzlichen Vorschriften (Personenstandsgesetz). Die Daten in den Registern und den dazugehörigen Sammelakten sind dauerhaft aufzubewahren. Sie werden in den Geburtsregistern 110 Jahre, den Eheregistern 80 Jahre und den Sterberegistern 30 Jahre gespeichert. Nach Ablauf der Fristen werden die Daten in Archivgut überführt.
8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht und so weiter) haben Sie?
Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.
Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt gemacht werden.
Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt unter anderem davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.
Sie haben kein Recht auf Widerspruch, wenn gegen Sie ein Ermittlungs-, Straf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren anhängig ist.
Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22 | 20459 Hamburg
Tel.: 040 42854-4040
E-Fax: 040 42854 - 4000
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten
In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.
Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.
