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Robotic Process Automation Digitalisierung in der Verwaltung: Erste Softwareroboter im Einsatz

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Innovative Technologie zur Prozessautomatisierung bei der Freien und Hansestadt Hamburg eingeführt

Mit Robotic Process Automation (RPA) setzt Hamburg auf eine innovative Technologie für die Automatisierung der Verwaltung. RPA bietet die Möglichkeit, nicht vollständig digitale Prozesse durch Softwareroboter komplett automatisiert bearbeiten zu lassen. Dies erleichtert den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden und schafft zeitliche Freiräume für andere Aufgaben. Seit Mitte 2021 sind die ersten Roboter im Betrieb. Darüber hinaus werden kontinuierlich weitere Automatisierungsideen entwickelt und neue Softwareroboter eingesetzt.

Digitalisierung in der Verwaltung: Erste Softwareroboter im Einsatz

Nach einem Jahr Projektlaufzeit sind bisher insgesamt 5 Softwareroboter im Einsatz.

Christian Pfromm, Chief Digital Officer der Stadt Hamburg: „RPA ist ein wertvoller Baustein unserer Digitalstrategie. Wir können Prozesse in kürzester Zeit automatisieren und damit den Arbeitsalltag in der Verwaltung attraktiver und effizienter gestalten. Da die Ideen und Vorschläge von den Mitarbeitenden selbst eingereicht werden, wissen wir, dass die Roboter genau dort zum Einsatz kommen, wo sie gebraucht werden. Eine starke Kombination, um Digitalisierung in der Verwaltung voranzutreiben.“

Wie RPA in der Verwaltung eingesetzt werden kann, erklären wir hier: RPA in der Hamburger Verwaltung - YouTube

Den Prozess von der Ideenfindung bis zum Einsatz eines Softwareroboters erklären wir am Beispiel des Zentrums für Personaldienste (ZPD) in diesem Video: Robotic Process Automation (RPA) - YouTube

Im Rahmen eines sechswöchigen Projekts konnte das Amt für IT und Digitalisierung (ITD) beispielweise in Kooperation mit Dataport für das Zentrum für Personaldienste (ZPD) einen bislang vollständig manuell durchgeführten und teilweise papierbasierten Prozess digitalisieren und automatisieren. Der Roboter verrichtet jede Nacht seinen Dienst und kümmert sich um Bankrückläufer aus den Gehaltszahlungen, die z.B. im Falle von Kontowechseln der Beschäftigten entstehen können. Somit ist sichergestellt, dass die zuständigen Personalstellen unmittelbar informiert werden, schnell reagieren und Wiederauszahlungen veranlassen können. Die an dem Prozess beteiligten ZPD-Mitarbeitenden werden zukünftig von diesen zeitraubenden Routinetätigkeiten entlastet und haben mehr freie Kapazität für alternative Aufgaben, wie beispielsweise die Bearbeitung komplexer Buchungsvorgänge.

Sebastian Lindhof, Geschäftsführer des Zentrums für Personaldienste: „Der Softwareroboter lernt die Vorgehensweise einmalig von unseren Fachbereichen und führt die Routineaufgaben anschließend erheblich schneller und fehlerfrei durch. Unsere Kundinnen und Kunden bekommen dadurch die Informationen noch früher und verlässlicher und die Fachleute im ZPD können die gewonnene Zeit in andere, interessantere Themen investieren – eine gute Sache für alle Beteiligten!“

Zum Hintergrund: Das Amt für IT und Digitalisierung (ITD) der Senatskanzlei unterstützt Behörden, Bezirksämter und Landesbetriebe in Hamburg bei der Identifizierung von automatisierbaren Prozessen sowie der Einführung der Technologie. Um einen hohen Mehrwert zu bieten, arbeitet das ITD eng mit den Mitarbeitenden aus den Fachbereichen zusammen. Dazu wurden verschiedene Formate ins Leben gerufen: RPA-Vorstellungen, -Sprechstunden und -Schulungen wurden durchgeführt, sodass viele Mitarbeitende erreicht und stadtweit Automatisierungsideen generiert werden konnten. Geschulte und technologie-interessierte Mitarbeitende sind zudem Teil einer hamburgweiten RPA-Experten-Community, die in ihren jeweiligen Bereichen über RPA informieren und mögliche Automatisierungspotenziale identifizieren.


Rückfragen der Medien 

Dr. Svenja Zell
Senatskanzlei | Amt für IT und Digitalisierung
Telefon: 040/428 23 2717
E-Mail: svenja.zell@sk.hamburg.de

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