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Zoom Datenschutzerklärung und allgemeine Informationen

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zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung bei der Nutzung von ZOOM in der Freien und Hansestadt Hamburg

Zoom Datenschutz-Erklärung der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH)

Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Verwaltung früher oder später in Kontakt. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Daten sind personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person zugeordnet werden können. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

Datenschutzhinweise für die Nutzung von Zoom

Wir bieten Ihnen in bestimmten Fällen die Möglichkeit, an Veranstaltungen über das Videokonferenzsystem der Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, California 95113, USA („Zoom“) teilzunehmen oder sonst hierüber mit uns in Kontakt zu treten. In einem solchen Fall erhalten Sie von uns eine E-Mail, die einen Link zur entsprechenden Videokonferenz enthält. Zu Ihrem eigenen Schutz empfehlen wir, dass Sie diesen Link nicht mit Dritten teilen oder weiterleiten. Die Nutzung von Zoom ist ein freiwilliges Angebot; Informationen zu Alternativen finden Sie am Ende dieses Abschnitts.

1. Wer wir sind? Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich?

Die Nutzung von Zoom durch die Verwaltung der Freien und Hansestadt Hamburg wird durch die Senatskanzlei (Rathausmarkt 1, 20095 Hamburg) koordiniert und administrativ unterstützt.

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Teilnahme an den von uns veranstalteten Videokonferenzen gilt zur datenschutzrechtlichen Verantwortung das Folgende:

Die jeweils einladende Behörde ist mit der Senatskanzlei gemeinsam verantwortlich und hat eine Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO geschlossen. Danach ist die Senatskanzlei, soweit dies erforderlich ist, für die Koordinierung von Betroffenenanfragen mit Zoom zuständig. Bei Betroffenenanfragen im Zusammenhang mit einer Zoom-Videokonferenz, zu der eine Behörde Sie eingeladen hat, ist diese für die Beantwortung zuständig. Unabhängig davon können Sie Ihre Betroffenenrechte auch jederzeit gegenüber der Senatskanzlei geltend machen. Die gemeinsam Verantwortlichen unterstützen sich dann gegenseitig bei der Koordination und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Zoom handelt insoweit als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

Sie können ZOOM über den ZOOM-Client (Software, die kostenlos heruntergeladen werden kann) nutzen oder über den Browser.

Wenn Sie diese den ZOOM-Client nicht nutzen wollen, können Sie die Basisfunktionen über eine Browser-Version nutzen, die Sie ebenfalls auf der Website von Zoom finden. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung in der Verantwortlichkeit von Zoom finden Sie in der Datenschutzerklärung von Zoom.

Die Nutzung bestimmter Funktionen von Zoom setzt voraus, dass Sie sich ein Konto anlegen, für das Sie im Zuge der Registrierung eine Nutzungsvereinbarung mit Zoom abschließen. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser Nutzungsvereinbarung ist Zoom datenschutzrechtlich verantwortlich. Zoom ist ferner für die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der Website von Zoom verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Zoom herunterzuladen.

Mitarbeitende der Stadt Hamburg finden weiter unten spezifische Hinweise zu dienstlichen Zoom-Konten.

Für Videokonferenzen, die von nicht von uns, sondern von Dritten veranstaltet werden, sind wir datenschutzrechtlich nicht verantwortlich. In einem solchen Fall haben wir keinen Einfluss darauf, wie die Stelle, welche die Videokonferenz organisiert, den Dienst konfiguriert und welche Vereinbarungen sie mit Zoom getroffen hat. Wenden Sie sich in diesem Fall an diese Stelle. Die Angaben im Folgenden betreffen daher nur die von uns veranstalteten Konferenzen.

2. Wer sind Ihre Auskunftsstellen?

Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an den für die Behörde zuständigen Datenschutzbeauftragten richten:

DienststelleDatenschutzbeauftragte/r
Bezirksämter (alle)
dsbderbezirke@hamburg-nord.hamburg.de
Sozialbehörde (BAGSFI) datenschutz@soziales.hamburg.de
Behörde für Inneres und Sport (BIS)
bdsb@bis.hamburg.de
Behörde für Justiz und Verbraucherschutz (BJV)
JBDatenschutz@justiz.hamburg.de
Behörde für Kultur und Medien (BKM)
datenschutz@bkm.hamburg.de
Behörde für Schule und Berufsbildung (BSB)
datenschutz@bsb.hamburg.de
Behörde für Umwelt, Klima, Energie und Agrarwirtschaft (BUKEA)
datenschutz@bukea.hamburg.de
Behörde für Verkehr und Mobilitätswende (BVM)
datenschutz@bvm.hamburg.de
Behörde für Wissenschaft, Forschung, Gleichstellung und Bezirke (BWFGB)
datenschutz-hochschulamt@bwfgb.hamburg.de
Behörde für Wirtschaft und Innovation (BWI)
datenschutz@bwi.hamburg.de
Finanzbehörde (FB)
fbbehoerdlichedatenschutzbeauftragte@fb.hamburg.de
GMH Gebäudemanagement Hamburg
datenschutz@gmh.hamburg.de
Hamburger Institut für Berufliche Bildung (HIBB)
datenschutz@bsb.hamburg.de
Kasse Hamburg
fbbehoerdlichedatenschutzbeauftragte@fb.hamburg.de
Landesbetrieb Erziehung und Beratung (LEB)
datenschutz@soziales.hamburg.de
Landesbetrieb Geoinformation und Vermessung (LGV)
datenschutz@bukea.hamburg.de
Landesbetrieb Immobilienmanagement und Grundvermögen (LIG)
datenschutz@lig.hamburg.de
Landesbetrieb Straßen, Brücken und Gewässer (LSBG)
datenschutz@bvm.hamburg.de
Schulbau Hamburg (SBH)
fbbehoerdlichedatenschutzbeauftragte@fb.hamburg.de
Senatsämter (Senatskanzlei, Personalamt)
behoerdlicherdatenschutz@sk.hamburg.de
Statistisches Amt für Hamburg und Schleswig-Holstein (Statistik Nord)
datenschutz@statistik-nord.de
Zentrum für Aus- und Fortbildung (ZAF)
behoerdlicherdatenschutz@personalamt.hamburg.de
Zentrum für Personaldienste (ZPD)
behoerdlicherdatenschutz@zpd.hamburg.de


Datenschutzbeauftragte/r
Senat der Freien und Hansestadt Hamburg - Senatskanzlei
Amt für IT und Digitalisierung
Postanschrift: Rathausmarkt 1, 20095 Hamburg
itd-dsb@sk.hamburg.de


3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Verarbeitung der Konferenzinhalte dient ausschließlich dazu, die Teilnahme an der Videokonferenz zu ermöglichen. Die Verarbeitung der Metadaten und der Betriebsdaten ist zur Bereitstellung des Videokonferenzdienstes erforderlich.

Für Informationen zu den Zwecken der Datenverarbeitung, die in der Verantwortlichkeit von Zoom erfolgt (einschließlich der Verarbeitung von Daten zu einem ggf. von Ihnen angelegten Benutzerkonto), siehe die Datenschutzerklärung von Zoom.

4. Welche Datenverarbeitungen werden vorgenommen?

Bei der Nutzung von Zoom werden Konferenzinhalte, Metadaten, Betriebsdaten und im Fall der Nutzung des Dienstes über eine Benutzerkonto auch Kontodaten verarbeitet.

  • Verarbeitung von Inhaltsdaten
    Die Inhalte der Videokonferenz (Ton, Bild oder Chats) werden in unserem Auftrag von Zoom ausschließlich auf Servern innerhalb Deutschlands verarbeitet und während der Übertragung durch Verschlüsselung geschützt. Die Inhalte werden nicht aufgezeichnet. Handelt es sich um eine Videokonferenz, bei der Sie Bild und Ton von sich teilen können, so können Sie jederzeit Ihre Kamera sowie Ihr Mikrofon aktivieren und deaktivieren.
  • Verarbeitung von Metadaten und Betriebsdaten
    Ferner verarbeitet Zoom Metadaten zu Videokonferenzen, insbesondere das Thema und die Beschreibung der Konferenz und den Zeitpunkt und die Dauer Ihrer Teilnahme. Außerdem verarbeitet Zoom sogenannte Betriebsdaten (z.B. Ihre IP-Adresse und technische Daten zu Ihrer Verbindung und zu dem von Ihnen benutzten Endgerät wie Browsertyp, Spracheinstellungen und Bildschirmauflösung; bei Einwahl per Telefon Ihre Rufnummer). Nähere Informationen hierzu und zu den Verarbeitungszwecken finden Sie in der Datenschutzerklärung von Zoom.
  • Verarbeitung von Daten bei Registrierung mit einem Benutzerkonto
    Für externe Teilnehmende: Wenn Sie über ein Benutzerkonto bei Zoom verfügen und über dieses an der Videokonferenz teilnehmen, so kann Zoom die Metadaten und Betriebsdaten Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Auf Ihr Benutzerkonto haben wir keinen Zugriff. Für die damit verbundene Verarbeitung ist Zoom im Rahmen der Nutzungsvereinbarung verantwortlich.

    Ein Benutzerkonto ist für die Teilnahme an den von uns angebotenen Videokonferenzen jedoch nicht erforderlich, sie können also auch ohne Registrierung bei Zoom teilnehmen. Sie haben ferner die Möglichkeit, Ihren Benutzernamen frei zu wählen und anstatt Ihres tatsächlichen Namens ein Pseudonym zu verwenden. Nähere Informationen zur Verarbeitung von Daten im Zusammenhang mit einem Benutzerkonto und zu den Verarbeitungszwecken finden Sie in der Datenschutzerklärung von Zoom.

    Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Behörden: Wenn Sie Zoom im Rahmen der Nutzungsvereinbarung zwischen der Freien und Hansestadt Hamburg und Zoom nutzen und hierzu in das Anlegen eines Benutzerkontos einwilligen, wird ein Profil für Sie angelegt, welches Ihren Namen und Ihre dienstliche E-Mail-Adresse enthält sowie die Zuordnung zur Organisationseinheit (Behörde, Landesbetrieb). Weitere Profildaten können Sie freiwillig ergänzen, diese sind jedoch für die dienstliche Nutzung nicht erforderlich. Die Verarbeitung der Daten in diesem Konto ist für die Nutzung der Videokonferenz-Dienstleistung von Zoom erforderlich, insbesondere für die Organisation und Abrechnung.

5. Was ist die Rechtsgrundlage? Wie kann ich meine Einwilligung widerrufen?

Die Rechtsgrundlage unserer Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung, um die Sie vor der Teilnahme an einer Videokonferenz gebeten werden (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte unter den oben unter 2 angegebenen Kontaktdaten an uns. Mitarbeitende der Stadt Hamburg informieren zusätzlich ihre/n Vorgesetzte/n. Die Löschung eines Kontos kann über die zuständige IT-Stelle veranlasst werden.

Die Verarbeitung Ihrer Konferenzinhalte können Sie auch ohne Widerruf der Einwilligung jederzeit während einer Videokonferenz einfach beenden, indem Sie Bild und Ton deaktivieren oder Ihre Teilnahme an der Videokonferenz beenden.

Für Informationen zur Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung, die in der Verantwortlichkeit von Zoom erfolgt, siehe die Datenschutzerklärung von Zoom. Dort finden Sie auch Kontaktangaben für die Ausübung von Ihren Rechten gegenüber Zoom im Rahmen der Nutzungsvereinbarung.

6. An wen werden die Daten übermittelt?

Soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrags mit Zoom vorgesehen ist, erhält Zoom notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten (d.h. von Metadaten, Betriebsdaten und ggf. dem Benutzerkonto). Im Übrigen werden personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Videokonferenzen über Zoom verarbeitet werden, grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.

7. Werden die Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet?

Die Konferenzinhalte werden ausschließlich auf Servern von Zoom innerhalb Deutschlands verarbeitet. Sofern ausnahmsweise Teilnehmende zugeschaltet sind, die sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befinden, werden die diesen zugänglichen Konferenzinhalte notwendig auch an deren Standorte übermittelt.

Zoom kann die Metadaten und Betriebsdaten – und, sofern Sie über ein Benutzerkonto teilnehmen, die Kontodaten – in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, die kein mit der Europäischen Union vergleichbares Datenschutzniveau gewährleisten, insbesondere in den USA.

Im Fall der Datenübermittlung in Drittländer besteht grundsätzlich das Risiko, dass staatliche Stellen im Drittland (z.B. US-Geheimdienste) im Rahmen ihrer Befugnisse nach dem dortigen Recht die Daten zu Überwachungszwecken verarbeiten. Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat daher die Freie und Hansestadt Hamburg mit Zoom geeignete Garantien i.S.d. Art. 46 Abs. 2 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutzgrundverordnung, DSGVO) vereinbart. Zu diesen Garantien zählt der Abschluss der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln für die Datenübermittlung in Drittstaaten (Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO) sowie zusätzliche Garantien insbesondere vertraglicher Art. Wir weisen darauf hin, dass über den Zoom-Client als zusätzliche technische Schutzmaßnahme die Möglichkeit besteht, eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Inhalten der Videokonferenz (Ton und Bild) durchzuführen.

8. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die Konferenzinhalte werden nicht aufgezeichnet. Chatverläufe werden nach der Beendigung der Konferenz gelöscht. Beides kann nicht rekonstruiert werden.

Wenn Sie über ein Benutzerkonto bei Zoom verfügen, dann sind Meeting-Metadaten (z.B. Ihre Teilnahme an einem von uns veranstalteten Meeting) sowie Fragen und Antworten in Webinaren bis zu einem Monat in unserem Zoom-Konto gespeichert.

Für Informationen zu Speicherung von Verarbeitung von Metadaten, Betriebsdaten und Kontodaten durch Zoom in der Verantwortung von Zoom siehe im Übrigen die Datenschutzerklärung von Zoom.

9. Besteht eine Pflicht, Zoom zu nutzen? Welche Alternativen gibt es?

Ihre Nutzung von Zoom ist freiwillig. Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht, das Angebot zur Teilnahme an den von uns veranstalteten Videokonferenzen anzunehmen. Wenn Sie diese Möglichkeit nicht nutzen möchten, so können Sie unsere Mitarbeitenden auf den üblichen Kontaktwegen (z.B. persönliches Gespräch vor Ort, Post, E-Mail, Telefon, andere Videokonferenzsysteme) erreichen und an Veranstaltungen, die zugleich über Zoom und mit Öffentlichkeit vor Ort angeboten werden, vor Ort teilnehmen. In der Regel finden Sie Hinweise in der Einladung, welche Alternativen bestehen und wen Sie dazu kontaktieren müssen.

Auch für Sie als Mitarbeitende unserer Behörde ist die Nutzung von Zoom freiwillig. Alternativ stehen Ihnen unter anderem andere Videokonferenzsysteme zur Verfügung oder die Durchführung von Konferenzen per Telefon oder vor Ort.

10. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.

  • Recht auf Auskunft
    Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt gemacht werden.
  • Recht auf Berichtigung
    Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
  • Recht auf Löschung
    Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
    Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
  • Recht auf Beschwerde
    Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Klosterwall 6 (Block C), 20095 Hamburg
Tel.: (040) 4 28 54 - 40 40
E-Fax: (040) 4 279 – 11811
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de


Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten

In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Wir teilen Ihnen im Fall einer Verweigerung immer den Grund mit, sofern dies gesetzlich zulässig ist.

Wir werden Ihnen grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.


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