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Zoom X Datenschutzerklärung und allgemeine Informationen

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zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung bei der Nutzung von ZOOM X in der Freien und Hansestadt Hamburg

Zoom Datenschutz-Erklärung der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH)

Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Verwaltung früher oder später in Kontakt. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Daten sind personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person zugeordnet werden können. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

Datenschutzhinweise für die Nutzung von Zoom X

Wir bieten Ihnen in bestimmten Fällen die Möglichkeit, an Veranstaltungen über das Videokonferenzsystem Zoom X der Telekom Deutschland GmbH, Am Seestern 3, 40547 Düsseldorf („Telekom“) teilzunehmen, oder sonst hierüber mit uns in Kontakt zu treten. In einem solchen Fall erhalten Sie von uns eine E-Mail, die einen Link zur entsprechenden Videokonferenz enthält. Zu Ihrem eigenen Schutz empfehlen wir, dass Sie diesen Link nicht mit Dritten teilen oder weiterleiten. Die Nutzung von Zoom X ist ein freiwilliges Angebot; Informationen zu Alternativen finden Sie am Ende dieses Abschnitts.

1. Wer wir sind? Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich?

Die Nutzung von Zoom X durch die Verwaltung der Freien und Hansestadt Hamburg wird durch die Senatskanzlei (Rathausmarkt 1, 20095 Hamburg) koordiniert und administrativ unterstützt. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Teilnahme an den von uns veranstalteten Videokonferenzen gilt zur datenschutzrechtlichen Verantwortung das Folgende:

Die jeweils einladende Behörde ist mit der Senatskanzlei gemeinsam verantwortlich und hat eine Vereinbarung nach Art. 26 DS-GVO geschlossen. Danach ist die Senatskanzlei, soweit dies erforderlich ist, für die Koordinierung von Betroffenenanfragen mit Zoom X zuständig. Bei Betroffenenanfragen im Zusammenhang mit einer Zoom X-Videokonferenz, zu der eine Behörde Sie eingeladen hat, ist diese für die Beantwortung zuständig. Unabhängig davon können Sie Ihre Betroffenenrechte auch jederzeit gegenüber der Senatskanzlei geltend machen. Die gemeinsam Verantwortlichen unterstützen sich dann gegenseitig bei der Koordination und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Die Telekom AG handelt als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

Sie können Zoom X über den Zoom-Client nutzen. Wenn Sie Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Freien und Hansestadt Hamburg sind, können Sie den Zoom-Client über Ihre zuständige IT-Stelle beziehen. Falls Sie keine Mitarbeiterin oder kein Mitarbeiterin sind, können Sie den Zoom-Client über die Website der Zoom Video Communications Inc. („Zoom Inc.“) beziehen. Wenn Sie den Zoom-Client nicht nutzen möchten, können Sie die Basisfunktionen über eine Browser-Version nutzen. Zoom ist für die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der Website von Zoom Inc. verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom X jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Zoom herunterzuladen.

Nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit Ihrem eigenen Benutzerkonto bei Zoom Inc. finden Sie in der Datenschutzerklärung von Zoom Mitarbeitende der Stadt Hamburg finden weiter unten spezifische Hinweise zu dienstlichen Zoom-Konten. Für Videokonferenzen, die von nicht von uns, sondern von Dritten veranstaltet werden, sind wir datenschutzrechtlich nicht verantwortlich. In einem solchen Fall haben wir keinen Einfluss darauf, wie die Stelle, welche die Videokonferenz organisiert, den Dienst konfiguriert und welche Vereinbarungen sie mit der Telekom getroffen hat. Wenden Sie sich in diesem Fall an diese Stelle. Die Angaben im Folgenden betreffen daher nur die von uns veranstalteten Konferenzen.

2. Wer sind Ihre Auskunftsstellen?

Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an den für die Behörde zuständigen Datenschutzbeauftragten richten:

DienststelleDatenschutzbeauftragte/r
Bezirksämter (alle)
dsbderbezirke@hamburg-nord.hamburg.de
Sozialbehörde (BAGSFI) datenschutz@soziales.hamburg.de
Behörde für Inneres und Sport (BIS)
bdsb@bis.hamburg.de
Behörde für Justiz und Verbraucherschutz (BJV)
JBDatenschutz@justiz.hamburg.de
Behörde für Kultur und Medien (BKM)
datenschutz@bkm.hamburg.de
Behörde für Schule und Berufsbildung (BSB)
datenschutz@bsb.hamburg.de
Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW)datenschutz@bsw.hamburg.de
Behörde für Umwelt, Klima, Energie und Agrarwirtschaft (BUKEA)
datenschutz@bukea.hamburg.de
Behörde für Verkehr und Mobilitätswende (BVM)
datenschutz@bvm.hamburg.de
Behörde für Wissenschaft, Forschung, Gleichstellung und Bezirke (BWFGB)
datenschutz-hochschulamt@bwfgb.hamburg.de
Behörde für Wirtschaft und Innovation (BWI)
datenschutz@bwi.hamburg.de
Finanzbehörde (FB)
fbbehoerdlichedatenschutzbeauftragte@fb.hamburg.de
Fördern und Wohnen (f&w)datenschutz@foerdernundwohnen.de
GMH Gebäudemanagement Hamburg
datenschutz@gmh.hamburg.de
Hamburger Institut für Berufliche Bildung (HIBB)
datenschutz@bsb.hamburg.de
Hygiene-Institut (HU)datenschutz@hu.hamburg.de
Kasse Hamburg
fbbehoerdlichedatenschutzbeauftragte@fb.hamburg.de
Landesbetrieb Erziehung und Beratung (LEB)
datenschutz@soziales.hamburg.de
Landesbetrieb Geoinformation und Vermessung (LGV)
datenschutz@bukea.hamburg.de
Landesbetrieb Immobilienmanagement und Grundvermögen (LIG)
datenschutz@lig.hamburg.de
Landesbetrieb Straßen, Brücken und Gewässer (LSBG)
datenschutz@bvm.hamburg.de
Schulbau Hamburg (SBH)
fbbehoerdlichedatenschutzbeauftragte@fb.hamburg.de
Senatsämter (Senatskanzlei, Personalamt)
behoerdlicherdatenschutz@sk.hamburg.de
Statistisches Amt für Hamburg und Schleswig-Holstein (Statistik Nord)
datenschutz@statistik-nord.de
Zentrum für Aus- und Fortbildung (ZAF)
behoerdlicherdatenschutz@personalamt.hamburg.de
Zentrum für Personaldienste (ZPD)
behoerdlicherdatenschutz@zpd.hamburg.de


Datenschutzbeauftragte/r
Senat der Freien und Hansestadt Hamburg - Senatskanzlei
Amt für IT und Digitalisierung
Postanschrift: Rathausmarkt 1, 20095 Hamburg
itd-dsb@sk.hamburg.de


3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Verarbeitung der Konferenzinhalte dient ausschließlich dazu, die Teilnahme an der Videokonferenz zu ermöglichen. Die Verarbeitung der Metadaten und der Betriebsdaten ist zur Bereitstellung des Videokonferenzdienstes erforderlich.

4. Welche Datenverarbeitungen werden vorgenommen?

Bei der Nutzung von Zoom X werden Konferenzinhalte, Metadaten, Betriebsdaten und im Fall der Nutzung des Dienstes über ein Benutzerkonto auch Kontodaten verarbeitet.

  • Verarbeitung von Inhaltsdaten
    Die Inhalte der Videokonferenz (Ton, Bild oder Chats) werden in unserem Auftrag von der Telekom ausschließlich auf Server innerhalb Deutschlands verarbeitet und während der Übertragung durch Verschlüsselung geschützt. Die Inhalte werden nicht aufgezeichnet. Handelt es sich um eine Videokonferenz, bei der Sie Bild und Ton von sich teilen können, so können Sie jederzeit Ihre Kamera sowie Ihr Mikrofon aktivieren und deaktivieren.
  • Verarbeitung von Metadaten und Betriebsdaten
    Ferner verarbeitet die Telekom Metadaten zu Videokonferenzen, insbesondere das Thema und die Beschreibung der Konferenz und den Zeitpunkt und die Dauer Ihrer Teilnahme. Außerdem verarbeitet die Telekom sogenannte Betriebsdaten (z.B. Ihre IP-Adresse und technische Daten zu Ihrer Verbindung und zu dem von Ihnen benutzten Endgerät wie Browsertyp, Spracheinstellungen und Bildschirmauflösung; bei Einwahl per Telefon Ihre Rufnummer). Nähere Informationen hierzu und zu den Verarbeitungszwecken finden Sie in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zur Auftragsverarbeitung für Zoom X.
  • Verarbeitung von Daten bei Registrierung mit einem Benutzerkonto

    Für externe Teilnehmerinnen und Teilnehmer: Wenn Sie über ein Benutzerkonto bei Zoom Inc. verfügen und über dieses an der Videokonferenz teilnehmen, kann Zoom Inc. die Metadaten und Betriebsdaten Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Nähere Informationen hierzu und zu den Verarbeitungszwecken finden Sie in der Datenschutzerklärung von Zoom. Wenn Sie über ein Benutzerkonto für Zoom X bei einem anderen Verantwortlichen, z. B. Ihrem Arbeitgeber, verfügen und über dieses an der Videokonferenz teilnehmen, kann die Telekom im Rahmen der Auftragsverarbeitung für Ihren Arbeitgeber die Metadaten und Betriebsdaten Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Hierzu informiert Sie die Datenschutzerklärung Ihres Arbeitgebers.

    Ein Benutzerkonto ist für die Teilnahme an den von uns angebotenen Videokonferenzen jedoch nicht erforderlich, sie können also auch ohne Registrierung bei Zoom X teilnehmen. Sie haben ferner die Möglichkeit, Ihren Benutzernamen frei zu wählen und anstatt Ihres tatsächlichen Namens ein Pseudonym zu verwenden.

    Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Behörde: Wenn Sie Zoom X im Rahmen der Nutzungsvereinbarung zwischen der Freien und Hansestadt Hamburg und der Telekom nutzen und hierzu in das Anlegen eines Benutzerkontos einwilligen, wird ein Profil für Sie angelegt, welches Ihren Namen, Ihre dienstliche E-Mail-Adresse und ggf. weitere Profildaten enthält. Die Verarbeitung der Daten in diesem Konto dient der Durchführung der Nutzungsvereinbarung mit der Telekom einschließlich der Organisation von Videokonferenzen und der Abrechnung.

5. Was ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung?

Wenn Sie eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter der Freien und Hansestadt Hamburg sind, verarbeiten wir Ihre personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung von Zoom X auf folgender Rechtsgrundlage: Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i. V. m. § 93 HmbPersVG Bürokommunikationsrichtlinie. Ansonsten verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf folgender Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1

Buchstabe e DS-GVO i. V. m. § 4 HmbDSG zur Wahrnehmung unserer Aufgaben als Behörde. Unter der Bedingung, dass die Datenverarbeitung durch Zoom X in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, ist die Datenverarbeitung zur Erfüllung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse geeignet, erforderlich und angemessen. Die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen stehen der Datenverarbeitung nicht entgegen.

6. An wen werden die Daten übermittelt?

Soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrags mit der Telekom vorgesehen ist, erhält die Telekom notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten (d. h. von Konferenzinhalten, Metadaten, Betriebsdaten und ggf. dem Benutzerkonto). Im Übrigen werden personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Videokonferenzen über Zoom X verarbeitet werden, grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.

7. Werden die Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet?

Data at Rest werden auf Servern innerhalb Deutschlands gespeichert. Die Konferenzinhalte werden ausschließlich auf Servern innerhalb Deutschlands verarbeitet. Sofern ausnahmsweise Teilnehmer zugeschaltet sind, die sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befinden, werden die diesen zugänglichen Konferenzinhalte notwendig auch an deren Standorte übermittelt.

Im Rahmen des technischen Supports auf Level 3 kann in Ausnahmefällen die Verarbeitung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums notwendig sein, die kein mit der Europäischen Union vergleichbares Datenschutzniveau gewährleisten. Um Ihre Daten in einem solchen Fall angemessen zu schützen, hat die Telekom mit dem Unterauftragsverarbeiter Zoom Video Communications Inc., USA („Zoom Inc.“) geeignete Garantien i. S. d. Art. 46 Abs. 2 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutzgrundverordnung, DS-GVO) vereinbart.

8. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die Konferenzinhalte werden nicht aufgezeichnet. Chatverläufe werden nach der Beendigung der Konferenz gelöscht.

Wenn Sie über ein Zoom X-Benutzerkonto verfügen, speichern wir Ihre Meeting-Daten (z. B. Ihre Teilnahme an einem Meeting) sowie Fragen und Antworten in Webinaren bis zu einem Monat

9. Besteht eine Pflicht, Zoom zu nutzen? Welche Alternativen gibt es?

Ihre Nutzung von Zoom X ist freiwillig. Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht, das Angebot zur Teilnahme an den von uns veranstalteten Videokonferenzen anzunehmen. Wenn Sie diese Möglichkeit nicht nutzen möchten, so können Sie unsere Mitarbeiter auf den üblichen Kontaktwegen (z. B. persönliches Gespräch vor Ort, Post, E-Mail, Telefon) erreichen und an Veranstaltungen, die zugleich über Zoom X und mit Öffentlichkeit vor Ort angeboten werden, vor Ort teilnehmen.

Auch für Sie als Mitarbeiterin und Mitarbeiter unserer Behörde ist die Nutzung von Zoom X freiwillig. Alternativ stehen Ihnen unter anderem andere Videokonferenzsysteme zur Verfügung oder die Durchführung von Konferenzen vor Ort.

10. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.

  • Recht auf Auskunft
    Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt gemacht werden.
  • Recht auf Berichtigung
    Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
  • Recht auf Löschung
    Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
    Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
  • Recht auf Beschwerde
    Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Klosterwall 6 (Block C), 20095 Hamburg
Tel.: (040) 4 28 54 - 40 40
E-Fax: (040) 4 279 – 11811
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de


Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten

In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Wir teilen Ihnen im Fall einer Verweigerung immer den Grund mit, sofern dies gesetzlich zulässig ist.

Wir werden Ihnen grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.


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