Behörde für Finanzen und Bezirke

Vergabeverfahren und Beschaffungen - Informationen zur Durchführung

Voraussetzungen

• Wirtschaftlichkeit und Verhältnismäßigkeit werden bei der Vergabe beachtet.
• Alle Teilnehmenden eines Vergabeverfahrens werden gleich behandelt, es sei denn, gesetzliche Vorgaben erlauben oder fordern eine Ungleichbehandlung.
• Aspekte der Qualität und Innovation werden bei der Vergabe berücksichtigt.
• Soziale und umweltbezogene Aspekte werden nach den Vorgaben des Gesetzes berücksichtigt.
• Mittelständische Interessen werden vorrangig berücksichtigt.
• Leistungen werden nach Menge (Teillose) und nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) aufgeteilt vergeben, es sei denn, wirtschaftliche oder technische Gründe sprechen dagegen.
• Auftraggeber und Unternehmen nutzen für das Vergabeverfahren in der Regel elektronische Mittel.
• Unternehmen haben das Recht, dass die Regeln des Vergabeverfahrens eingehalten werden.

Benötigte Unterlagen

Zu Beachten

Fristen

Die Angebotsfrist ist die Zeitspanne, innerhalb derer Sie Ihr Angebot einreichen können. Bei EU-weiten Ausschreibungen beträgt die Mindestfrist in der Regel 35 Tage ab der Bekanntmachung. Diese Frist kann unter bestimmten Voraussetzungen verkürzt werden, beispielsweise auf 15 Tage, wenn eine Vorinformation veröffentlicht wurde oder in dringenden Fällen.

 

Die Zuschlagsfrist ist die Zeitspanne, innerhalb derer die öffentliche Stelle das beste Angebot auswählen und den Zuschlag erteilen muss. Die Dauer dieser Frist kann variieren und wird in den Ausschreibungsunterlagen angegeben. Während dieser Frist sind die Bieter an ihre Angebote gebunden.

 

Innerhalb der Bindefrist sind Sie an Ihr Angebot gebunden, und die öffentliche Stelle muss in diesem Zeitraum entscheiden, ob sie das Angebot annimmt.  Die Bindefrist wird in den Ausschreibungsunterlagen festgelegt und beträgt in der Regel mehrere Wochen.



In bestimmten Fällen, etwa wenn Ausschreibungsunterlagen geändert werden oder komplexe Angebote erforderlich sind, können die Fristen verlängert werden. Die Einhaltung dieser Fristen soll sicherstellen, dass Ausschreibungsverfahren effizient, transparent und fair ablaufen.

 

Für alle beschriebenen Fristen gilt: Die konkreten Fristen erfahren Sie mit der jeweiligen Ausschreibung.



Vergabekammern müssen Anträge auf Nachprüfung unverzüglich bearbeiten. Zwar gibt es keine festgelegte Frist, aber die Entscheidung sollte in der Regel innerhalb von fünf Wochen getroffen werden, um das Verfahren nicht unnötig zu verzögern

Verfahrensablauf

Verfahren der öffentlichen Vergabe laufen in mehreren Schritten ab:

1. Bedarfsanalyse und Planung:

• Die öffentliche Stelle ermittelt den Bedarf an Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen und plant das Vergabeverfahren.
• Es wird entschieden, welche Art von Vergabeverfahren (zum Beispiel offene, nicht offene Verfahren, Verhandlungsverfahren) angewendet wird.

2. Öffentliche Ausschreibung:

• Die öffentliche Stelle erstellt die Vergabeunterlagen, die die Anforderungen, Spezifikationen und Bedingungen für die Auftragsvergabe enthalten.
• Die Ausschreibungsunterlagen werden veröffentlicht, um potenzielle Bieterinnen und Bieter zu informieren. Dies geschieht in der Regel über offizielle Plattformen oder Vergabeportale.

3. Angebotsphase:

• Fragen der Bieterinnen und Bieter werden in dieser Phase geklärt, oft gibt es eine Frist für die Einreichung von Rückfragen.
• Unternehmen reichen ihre Angebote fristgerecht ein, wobei sie die Anforderungen der Ausschreibung beachten.

4. Prüfung der Angebote:

• Die eingegangenen Angebote werden auf ihre formale Richtigkeit geprüft, beispielsweise ob alle geforderten Unterlagen vorliegen.
• Danach erfolgt eine inhaltliche Prüfung, bei der Kriterien wie Preis, Qualität, Innovationsgrad, soziale und umweltbezogene Aspekte bewertet werden.

5. Zuschlagserteilung:

• Das wirtschaftlichste oder das Angebot, das die festgelegten Kriterien am besten erfüllt, erhält den Zuschlag.
• Alle Bieterinnen und Bieter werden über die Entscheidung informiert, wobei unterlegene Bieterinnen und Bieter in der Regel auch eine Begründung erhalten.

6. Vertragsabschluss:

• Mit der erfolgreichen Bieterin oder dem erfolgreichen Bieter wird auf Grundlage der Vergabeunterlagen und des eingereichten Angebots ein Vertrag geschlossen.

7. Auftragsdurchführung und Kontrolle:

• Der Auftrag wird gemäß den vertraglichen Vereinbarungen ausgeführt.
• Der Bedarfsträger überwacht die Durchführung, um sicherzustellen, dass die Leistungen ordnungsgemäß erbracht werden.

8. Abschluss und Abrechnung:

• Es wird überprüft, ob alle vertraglichen Verpflichtungen erfüllt sind, und die Bezahlung wird veranlasst.

In einigen Fällen kann es auch zu Nachprüfungsverfahren kommen, wenn eine Bieterin oder ein Bieter bei EU-weiten Verfahren einen Nachprüfungsantrag stellt.

Dauer

Die Dauer eines Ausschreibungsverfahrens von der Bekanntmachung bis zur Vergabe kann je nach Art und Umfang des Verfahrens sowie den geltenden gesetzlichen Vorgaben variieren.

Die Dauer der einzelnen Schritte gestaltet sich bei EU-weiten Vergabeverfahren typischerweise wie folgt:

Angebotsfrist: 15 bis 35 Tage

Prüfung der Angebote: 1 bis 4 Wochen

Zuschlagsfrist: 2 bis 4 Wochen

Zuschlagserteilung und Vertragsabschluss: einige Tage bis wenige Wochen

Gebühren

keine

Rechtsbehelf

Wenn ein öffentlicher Auftraggeber für einen Auftrag ein EU-weites Vergabeverfahren nicht durchführt obwohl dies gesetzlich vorgeschrieben ist, oder in anderer Weise gegen Vergaberecht verstößt, können betroffene Unternehmen einen Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer einreichen.

Hier ist der Ablauf und die Rechtsbehelfe im Überblick:

Rügepflicht:

• Zunächst müssen Sie als betroffenes Unternehmen die vermeintliche Rechtsverletzung unverzüglich gegenüber der öffentlichen Stelle rügen. Dies bedeutet, dass Sie die öffentliche Stelle auf den Verstoß gegen die Ausschreibungspflicht hinweisen und verlangen, dass das mutmaßlich rechtswidrige Verhalten korrigiert wird.

Nachprüfungsantrag:

• Wird die Rüge vom öffentlichen Auftraggeber nicht beachtet oder nicht hinreichend behandelt, können Sie einen Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer stellen.


• Die Vergabekammer prüft, ob das Vergabeverfahren rechtmäßig abgelaufen ist, und kann mit Anordnungen dem für rechtswidrig erkannten Verhalten entgegenwirken.

Rechtsmittel gegen Entscheidungen der Vergabekammer:

Gegen die Entscheidung der Vergabekammer können sowohl Sie als auch die öffentliche Stelle Beschwerde beim zuständigen Oberlandesgericht einlegen.

Einstweiliger Rechtsschutz:

• Während des Nachprüfungsverfahrens können Sie einstweiligen Rechtsschutz beantragen, um zu verhindern, dass der Auftrag vor der Klärung der Rechtmäßigkeit vergeben wird.

Der Nachprüfungsantrag ist der zentrale Rechtsbehelf, um sicherzustellen, dass Vergabeverfahren ordnungsgemäß und nach den gesetzlichen Vorgaben durchgeführt werden.

Rechtsgrundlage

§§ 97ff Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/BJNR252110998.html#BJNR252110998BJNG018200118



Vergabeverordnung (VgV)

https://www.gesetze-im-internet.de/vgv_2016/index.html



Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)

https://www.verwaltungsvorschriften-im-internet.de/bsvwvbund_02022017_IB6261902.htm



Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A)

https://www.verwaltungsvorschriften-im-internet.de/bsvwvbund_31012019_BWI781063060120180001604634.htm



Hamburgisches Vergabegesetz (HmbVgG)

https://www.landesrecht-hamburg.de/bsha/document/jlr-VergabeGHA2006rahmen



Hamburgische Vergaberichtlinie (HmbVgRL)

https://www.hamburg.de/resource/blob/930976/7d54fc02b9094c746e67939f331c9efa/hmbvgrl-stand-07-2024-lesefassung-inkl-aller-anlagen-data.pdf