Voraussetzungen
Damit Sie die Lohnsteuer beim Finanzamt anmelden und abführen müssen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Sie sind Arbeitgeberin oder Arbeitgeber.
- Sie beschäftigen mindestens eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer.
- Sie zahlen Arbeitslohn (Gehalt, Lohn, Ausbildungsvergütung).
- Die Beschäftigung ist lohnsteuerpflichtig.
- Der Arbeitslohn wird nicht ausschließlich pauschal besteuert.
- Sie sind beim Finanzamt als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber erfasst (Arbeitgebereigenschaft liegt vor).
- Sie haben eine für die Lohnsteuer gültige Steuernummer.
Wenn diese Voraussetzungen vorliegen, sind Sie verpflichtet, die Lohnsteuer einzubehalten, elektronisch anzumelden und fristgerecht an das Finanzamt abzuführen.
Benötigte Unterlagen
Zur Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer benötigen Sie folgende Unterlagen und Informationen:
- Arbeitgeberdaten:
- Steuernummer oder Betriebsnummer
- Anschrift und Kontaktdaten des Unternehmens
- Arbeitnehmerdaten:
- Name, Anschrift, Geburtsdatum
- Steuerklasse und Steuermerkmal (zum Beispiel Kinderfreibetrag, Kirchensteuer)
- Sozialversicherungsnummer (für Meldungen an die Krankenkassen)
- Lohn- und Gehaltsinformationen:
- Bruttoarbeitslohn
- Einbehaltene Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer
- eventuelle Freibeträge oder Zusatzbeträge
Für den Zugriff auf ELStAM / Mein ELSTER benötigen Sie:
- Registrierung bei Mein ELSTER
- Elektronisches Zertifikat für die authentifizierte Übermittlung
Bewahren Sie folgende Unterlagen auf:
- Lohnabrechnungen
- Nachweise über Zahlungen und Steuerabzüge
- Dokumente zu Freibeträgen, Bonuszahlungen oder sonstigen Besonderheiten
Zu Beachten
Die Finanzverwaltung prüft bei allen Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern automatisch, ob eine Arbeitgebereigenschaft vorliegt. Diese Prüfung erfolgt maschinell.
- Dabei sollten Sie Folgendes beachten:
- Wird bei der automatischen Prüfung keine Arbeitgebereigenschaft erkannt, wird Ihre Anmeldung zurückgewiesen.
- Sie erhalten dann den Hinweis:
- „Arbeitgeber konnte nicht verifiziert werden. Bitte kontaktieren Sie Ihr zuständiges lohnsteuerliches Betriebsstättenfinanzamt.“
- Dieser Hinweis kann auch beim Abruf der sogenannten Monatsliste erscheinen.
- Wird Ihre Anmeldung zurückgewiesen, prüfen Sie bitte zuerst intern, ob die von Ihnen verwendete Steuernummer noch aktuell ist.
- Wenn Ihnen das Finanzamt in der Vergangenheit eine neue Steuernummer mitgeteilt hat, müssen Sie diese verwenden.
- Wenn Ihnen keine andere Steuernummer bekannt ist oder Sie unsicher sind, welche Steuernummer für die Lohnsteuer gilt, wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges lohnsteuerliches Betriebsstättenfinanzamt.
- Das Finanzamt klärt den Sachverhalt und teilt Ihnen entweder die richtige Steuernummer mit oder aktualisiert Ihre Arbeitgebereigenschaft.
- Nach der Klärung müssen Sie die Lohnsteuer-Anmeldung erneut und mit den korrekten Daten übermitteln.
Fristen
- Sie melden sich vor der ersten Lohnzahlung bei der zuständigen Stelle an.
- Sie übermitteln die Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt. Wann und wie oft das passiert, hängt davon ab, wie hoch die Lohnsteuer im Vorjahr war:
- bis 1.080 Euro: jährliche Lohnsteueranmeldung bis zum 10. Januar des Folgejahres,
- zwischen 1.080 Euro und 5.000 Euro: quartalsweise Lohnsteueranmeldung mit folgenden Abgabefristen:
- 10. Januar (Oktober bis Dezember des Vorjahres)
- 10. April (Januar bis März)
- 10. Juli (April bis Juni)
- 10. Oktober (Juli bis September),
- über 5.000 Euro: monatliche Lohnsteueranmeldung bis zum 10. des Folgemonats oder den darauf folgenden Werktag.
- Hat Ihr Betrieb im Vorjahr nicht das ganze Jahr bestanden, wird die tatsächlich abgeführte Lohnsteuer auf einen Jahresbetrag hochgerechnet. Dieser Betrag ist dann maßgeblich für den Anmeldungszeitraum.
- Hat Ihr Betrieb im Vorjahr noch gar nicht bestanden, ist die Lohnsteuer des ersten vollen Kalendermonats nach der Betriebseröffnung entscheidend. Auch dieser Betrag wird auf ein Jahr hochgerechnet.
- Am Jahresende erstellen Sie die Lohnsteuerbescheinigungen und übermitteln sie an die zuständige Stelle.
- Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erhalten eine Kopie.
